Lenken Sie Ihre Dokumente mit dem Modul Dokumentenlenkung



Welchen Nutzen bietet Ihnen die Software Dokumentenlenkung?
Digitale Verwaltung
Verwalten Sie Ihre Vorgabedokumente (z.B. Arbeits- und Verfahrensanweisungen, Prüfvorschriften, Hygienepläne), Formblätter, Verträge und andere Dokumenttypen digital.
Erledigung per Knopfdruck
Erledigen Sie die Verteilung der Dokumente sowie den Unterschriftenumlauf digital per Knopfdruck und fokussieren Sie sich auf Ihr Kerngeschäft.
Erhöhte Datensicherheit
Schützen Sie Ihre Daten vor unerwünschten Handlungen nicht autorisierter Benutzer sowie vor zerstörerischen Kräften.
Individuelle Konfiguration
Lassen Sie die Module nach Ihren Wünschen und Vorlieben konfigurieren um die Einarbeitung Ihrer Kollegen zu erleichtern.
Minimierung von Prozesslaufzeiten
Sparen Sie sich Zeit durch die Minimierung von Prozesslaufzeiten für die Erstellung, Überarbeitung, Freigabe und Verteilung Ihrer Vorgabedokumente.
Reduzierung von Ressourcen
Reduzieren Sie überflüssige Ausdrucke und Papier auf Ihrem Schreibtisch. Das schont die Umwelt sowie Ihre Nerven und spart viel Geld.
Zentrale Informationsplattform
Nutzen Sie d.velop documents (ehemals d.3ecm) als Ihre zentrale Informationsplattform auf der Sie Ihre gesamten Daten kurzfristig abrufen können.
Stetige Verfügbarkeit
Greifen Sie jederzeit auf Ihre Daten zu. Dabei spielt es keine Rolle an welchem Ort Sie sich befinden.
Lernen Sie unsere Software näher kennen
Hier werden alle Dokumente und deren Eigenschaften angezeigt, die auf Ihre Suchkriterien innerhalb der DMS Suche zutreffen.
Das Menü wird über das dls | eQMS-Symbol in der oberen linken Ecke geöffnet. Wählen Sie einen Menüpunkt oder einen Untermenüpunkt, erscheint im Übersichtsfenster die jeweilige Trefferliste.
Über die Drop Zone können gelenkte und nicht-gelenkte sowie Dokumente jeglicher Art und jegliches Dateityps per Drag & Drop abgelegt werden.
Zu jedem Dokument kann eine Vorschau innerhalb des flexibel anpassbaren Lesebereiches angezeigt werden.
Im Anwendungsfenster des dls | eQMS gibt es je nach User, lizenziertem Modul und Berechtigung die folgenden Menüpunkte:
- DMS
- Mein QM
- Prozessteilnahme
- Verwaltung
- Training Management
- Vertragsmanagement
- Personal
Beim Dokumentenstatus wird differenziert zwischen:
- Bearbeitung (rot)
- Prüfumlauf (gelb)
- Freigegeben (grün)
- Zurückgezogen (blau)
- Schulungsphase (lila)
Dokumente können anhand verschiedener Suchkriterien und Attribute gefunden werden. Das Suchergebnis wird in einer Trefferliste auf der rechten Seite in einem Tab angezeigt. Selbstverständlich steht auch eine Volltextrecherche sowie eine Suche über visuelle Elemente zur Verfügung.
Wünschen Sie einen Live-Einblick zur Software?
Erhalten Sie in nur 45 Minuten einen Live-Einblick in die Möglichkeiten der Dokumentenlenkung anhand eines Musteranwendungsfalles. Erfahren Sie, wie Sie mittels der Lösungen der Digital Life Sciences Ihre Arbeits-/ Verfahrensanweisung (SOP‘s), Prozessbeschreibungen, Prüfvorschriften, Betriebsanweisungen, Verträge oder andere beliebige Dokumenttypen elektronisch erstellen, revisionieren und unterschreiben können.
Einige Features der Dokumentenlenkung
- Erstellung regulierter/gelenkter Dokumente innerhalb des Systems auf Basis freigegebener Vorlagen
- Die Vorlagen können selbst wiederum gelenkte Dokumente sein
- Management von Vorgabedokumenten und Formblättern
- Digitale Dokumentenunterschrift mittels integrierter GxP-konformer Signatur — rein softwarebasiert
- Volltextsuche auf Basis von Dokumenteninhalt und Dokumentenattributen (Metadaten)
- Individuelles und dynamisches Zwangswasserzeichen
- Komfortable Erstellung von Reportlisten
- Kontrollierter und protokollierter Ausdruck
- Vergleich von Dokumentversionen und Ausgabe von Unterschieden
- Integrierte Archivierung auf Basis des ECM d.velop documents (ehemals d.3ecm)
- Windows- und Web-Frontend
- Periodic Review
Welche Regularien sind bei gelenkten Dokumenten zu beachten?
- ISO 9001:2015, Kapitel 7.5
- ISO 13485:2016, Kapitel 4
- FDA 21 CFR Part 11
- EU-GMP Leitfaden, Annex 11
- WHO Leitlinie zur Guten Praxis für das Daten- und Aufzeichnungsmanagement
- EFG-Votum V11002: Anforderungen an die Aufbewahrung elektronischer Daten
- EFG-Votum V11003: Anforderungen an elektronische Unterschriften und Handzeichen
33 Gute Gründe für eine Zusammenarbeit mit Digital LS
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Kundenmeinung zur Dokumentenlenkung
„Vor Jahren haben wir den Status von Dokumenten wie Arbeitsanweisungen, Mitarbeiter-Qualifikationsnachweisen und Chargenberichte noch mit einer Access Datenbank bzw. auf Papier nachgehalten. Es war allerdings viel Arbeit, die Dokumente aktuell zu halten und revisionssicher zu verwalten. 2012 sind wir auf die digitale Dokumentenlenkung der Digital Life Sciences umgestiegen, das war ein Quantensprung. Heute können wir Dokumente viel schneller erstellen, finden, bearbeiten und abstimmen. Das spart Arbeitszeit und Kosten.“
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Häufig gestellte Fragen (FAQ’s) zur Dokumentenlenkung
Lassen sich SOP’s in unterschiedliche Kategorien einteilen?
Lässt sich der Dokumentenumlauf konfigurieren?
Können für die Schritte im Umlauf Vorgaben für die Auswahl der Personen gesetzt werden?
Werden freigegebene QM-Dokumente automatisch in Kraft gesetzt?
Kann der Dokumentenumlauf um eine periodische Prüfung ergänzt werden?
Wie erhalten die Mitarbeiter QM-Dokumente zugestellt?
Kann ein Dokument von mehreren Mitarbeitern bearbeitet werden?
Lässt sich für SOP’s ein Nummernschema hinterlegen?
Wie werden Mitgeltende Unterlagen und Anlagen verwaltet?
Werden Ausdrucke eines gelenkten Dokuments dokumentiert?
Wie ist die Signatur im Rahmen des Dokumentenumlaufs gelöst?
Werden alle Versionen eines gelenkten Dokuments verwaltet?
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Unser Vertriebsteam hilft Ihnen zeitnah und gerne weiter.