Dokumentenlenkung

Dokumentenlenkung Software

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Software für Ihr SOP-Management

Ob Ar­beits-/ Ver­fah­rens­an­wei­sung (SOP‘s), Pro­zess­be­schrei­bun­gen, Prüf­vor­schrif­ten, Be­triebs­an­wei­sun­gen, Ver­trä­ge oder an­de­re be­lie­bi­ge Do­ku­ment­ty­pen – alle er­stel­len, re­vi­sio­nie­ren und un­ter­schrei­ben Sie elek­tro­nisch mit un­se­rem Mo­dul „Do­ku­men­ten­len­kung“. Der Do­ku­men­ten­um­lauf wird da­bei mit­tels Kon­fi­gu­ra­ti­on fest­ge­legt. Zu je­der Do­ku­men­ten­vor­la­ge kann ein an­de­rer (ein- oder mehr­stu­fi­ger) Do­ku­men­ten­um­lauf hin­ter­legt wer­den. Die­ser ist so­mit fle­xi­bel auf Ihre Be­dürf­nis­se und Vor­ge­hens­wei­se an­pass­bar. Ent­spre­chen­de „Pe­ri­odic Re­view“ Auf­ga­ben ver­gibt das Sys­tem au­to­ma­ti­siert an ent­spre­chen­de Mit­ar­bei­ter. Eine Über­schrei­tung von Ter­mi­nen und Auf­ga­ben wird mit­tels des in­te­grier­ten Er­in­ne­rungs- und Es­ka­la­ti­ons­ma­nage­ments si­gna­li­siert. Die Teil­nah­me am au­to­ma­ti­schen Do­ku­men­ten­um­lauf wird durch die elek­tro­ni­sche und GxP-kon­for­me Si­gna­tur be­stä­tigt. In­te­grier­te Au­dit-Trails je Do­ku­ment er­hö­hen die Nachvollziehbarkeit.

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Welchen Nutzen bietet Ihnen die Software Dokumentenlenkung?

Digitale Verwaltung 

Ver­wal­ten Sie Ihre Vor­ga­be­do­ku­men­te (z.B. Ar­beits- und Ver­fah­rens­an­wei­sun­gen, Prüf­vor­schrif­ten, Hy­gie­ne­plä­ne), Form­blät­ter, Ver­trä­ge und an­de­re Do­ku­ment­ty­pen digital. 

Erledigung per Knopfdruck 

Er­le­di­gen Sie die Ver­tei­lung der Do­ku­men­te so­wie den Un­ter­schrif­ten­um­lauf di­gi­tal per Knopf­druck und fo­kus­sie­ren Sie sich auf Ihr Kerngeschäft. 

Erhöhte Datensicherheit 

Schüt­zen Sie Ihre Da­ten vor un­er­wünsch­ten Hand­lun­gen nicht au­to­ri­sier­ter Be­nut­zer so­wie vor zer­stö­re­ri­schen Kräften. 

Individuelle Konfiguration 

Las­sen Sie die Mo­du­le nach Ih­ren Wün­schen und Vor­lie­ben kon­fi­gu­rie­ren um die Ein­ar­bei­tung Ih­rer Kol­le­gen zu erleichtern. 

Minimierung von Prozesslaufzeiten 

Spa­ren Sie sich Zeit durch die Mi­ni­mie­rung von Pro­zess­lauf­zei­ten für die Er­stel­lung, Über­ar­bei­tung, Frei­ga­be und Ver­tei­lung Ih­rer Vorgabedokumente. 

Reduzierung von Ressourcen 

Re­du­zie­ren Sie über­flüs­si­ge Aus­dru­cke und Pa­pier auf Ih­rem Schreib­tisch. Das schont die Um­welt so­wie Ihre Ner­ven und spart viel Geld. 

Zentrale Informationsplattform 

Nut­zen Sie d.velop do­cu­ments (ehe­mals d.3ecm) als Ihre zen­tra­le In­for­ma­ti­ons­platt­form auf der Sie Ihre ge­sam­ten Da­ten kurz­fris­tig ab­ru­fen können. 

Stetige Verfügbarkeit 

Grei­fen Sie je­der­zeit auf Ihre Da­ten zu. Da­bei spielt es kei­ne Rol­le an wel­chem Ort Sie sich befinden. 

Lernen Sie unsere Software näher kennen
Abbildung eines Notebooks auf dem die Dokumentenlenkung der Digital Life Sciences abgebildet wird
Do­ku­men­te

Hier wer­den alle Do­ku­men­te und de­ren Ei­gen­schaf­ten an­ge­zeigt, die auf Ihre Such­kri­te­ri­en in­ner­halb der DMS Su­che zutreffen.

Das Menü wird über das d.3 life sci­ence cli­ent-Sym­bol in der obe­ren lin­ken Ecke ge­öff­net. Wäh­len Sie ei­nen Me­nü­punkt oder ei­nen Un­ter­me­nü­punkt, er­scheint im Über­sichts­fens­ter die je­wei­li­ge Trefferliste.

Drop Zone

Über die Drop Zone kön­nen ge­lenk­te und nicht-ge­lenk­te so­wie Do­ku­men­te jeg­li­cher Art und jeg­li­ches Da­tei­typs per Drag & Drop ab­ge­legt werden.

Le­se­be­reich

Zu je­dem Do­ku­ment kann eine Vor­schau in­ner­halb des fle­xi­bel an­pass­ba­ren Le­se­be­rei­ches an­ge­zeigt werden. 

Me­nü­band

Im An­wen­dungs­fens­ter des d.3 life sci­ence cli­ent gibt es je nach User, li­zen­zier­tem Mo­dul und Be­rech­ti­gung die fol­gen­den Menüpunkte:

Do­ku­men­ten­sta­tus

Beim Do­ku­men­ten­sta­tus wird dif­fe­ren­ziert zwischen:

  • Be­ar­bei­tung (rot)
  • Prüf­um­lauf (gelb)
  • Frei­ge­ge­ben (grün)
  • Zu­rück­ge­zo­gen (blau)
  • Schu­lungs­pha­se (lila)
DMS Su­che

Do­ku­men­te kön­nen an­hand ver­schie­de­ner Such­kri­te­ri­en und At­tri­bu­te ge­fun­den wer­den. Das Such­ergeb­nis wird in ei­ner Tref­fer­lis­te auf der rech­ten Sei­te in ei­nem Tab an­ge­zeigt. Selbst­ver­ständ­lich steht auch eine Voll­text­re­cher­che so­wie eine Su­che über vi­su­el­le Ele­men­te zur Verfügung. 

Wünschen Sie einen Live-Einblick zur Software?

Er­hal­ten Sie in nur 45 Mi­nu­ten ei­nen Live-Ein­blick in die Mög­lich­kei­ten der Do­ku­men­ten­len­kung an­hand ei­nes Mus­ter­an­wen­dungs­fal­les. Er­fah­ren Sie, wie Sie mit­tels der Lö­sun­gen der Di­gi­tal Life Sci­en­ces Ihre Ar­beits-/ Ver­fah­rens­an­wei­sung (SOP‘s), Pro­zess­be­schrei­bun­gen, Prüf­vor­schrif­ten, Be­triebs­an­wei­sun­gen, Ver­trä­ge oder an­de­re be­lie­bi­ge Do­ku­ment­ty­pen elek­tro­nisch er­stel­len, re­vi­sio­nie­ren und un­ter­schrei­ben können.

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Einige Features der Dokumentenlenkung
  • Er­stel­lung regulierter/gelenkter Do­ku­men­te in­ner­halb des Sys­tems auf Ba­sis frei­ge­ge­be­ner Vorlagen
  • Die Vor­la­gen kön­nen selbst wie­der­um ge­lenk­te Do­ku­men­te sein
  • Ma­nage­ment von Vor­ga­be­do­ku­men­ten und Formblättern
  • Di­gi­ta­le Do­ku­men­ten­un­ter­schrift mit­tels in­te­grier­ter GxP-kon­for­mer Si­gna­tur — rein softwarebasiert
  • Voll­text­su­che auf Ba­sis von Do­ku­men­ten­in­halt und Do­ku­men­ten­at­tri­bu­ten (Me­ta­da­ten)
  • In­di­vi­du­el­les und dy­na­mi­sches Zwangswasserzeichen
  • Kom­for­ta­ble Er­stel­lung von Reportlisten
  • Kon­trol­lier­ter und pro­to­kol­lier­ter Ausdruck
  • Ver­gleich von Do­ku­ment­ver­sio­nen und Aus­ga­be von Unterschieden
  • In­te­grier­te Ar­chi­vie­rung auf Ba­sis des ECM d.velop do­cu­ments (ehe­mals d.3ecm)
  • Win­dows- und Web-Frontend
  • Pe­ri­odic Review

Welche Regularien sind bei gelenkten Dokumenten zu beachten?

33 Gute Gründe für eine Zusammenarbeit mit Digital LS

Sie sind noch nicht über­zeugt? Er­fah­ren Sie 33 Gute Grün­de, die für eine Zu­sam­men­ar­beit mit der Di­gi­tal Life Sci­en­ces GmbH spre­chen. Da­bei zei­gen wir Ih­nen so­wohl Grün­de aus An­bie­ter­sicht, aus Soft­ware­sicht so­wie wei­te­re all­ge­mei­ne Grün­de, die uns auszeichnen. 

Zu den Gründen

Kundenmeinung zur Dokumentenlenkung

Zur Re­fe­renz­über­sicht

„Vor Jah­ren ha­ben wir den Sta­tus von Do­ku­men­ten wie Ar­beits­an­wei­sun­gen, Mit­ar­bei­ter-Qua­li­fi­ka­ti­ons­nach­wei­sen und Char­gen­be­rich­te noch mit ei­ner Ac­cess Da­ten­bank bzw. auf Pa­pier nach­ge­hal­ten. Es war al­ler­dings viel Ar­beit, die Do­ku­men­te ak­tu­ell zu hal­ten und re­vi­si­ons­si­cher zu ver­wal­ten. 2012 sind wir auf die di­gi­ta­le Do­ku­men­ten­len­kung der Di­gi­tal Life Sci­en­ces um­ge­stie­gen, das war ein Quan­ten­sprung. Heu­te kön­nen wir Do­ku­men­te viel schnel­ler er­stel­len, fin­den, be­ar­bei­ten und ab­stim­men. Das spart Ar­beits­zeit und Kosten.“

Björn Box­ham­merLei­tung Qua­li­täts­si­che­rung & IT (Ho­möo­pa­thi­sches La­bo­ra­to­ri­um Alex­an­der Pflü­ger GmbH & Co. KG)
Björn Boxhammer
Zur Re­fe­renz­über­sicht

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Die Do­ku­men­ten­len­kung ist ein Bau­stein der Di­gi­tal Life Sci­en­ces Lö­sungs­suite. Je­des Pro­dukt für sich ist schon leis­tungs­stark, ge­mein­sam ein­ge­setzt sind sie so­gar noch besser.

Emblem für die Softwarelösung Schulungsmanagement

Schulungsmanagement Software

Er­wei­tern Sie das Mo­dul “Do­ku­men­ten­len­kung” um die ak­ti­ve Pla­nung und Pro­to­kol­lie­rung der Qua­li­fi­ka­tio­nen Ih­rer Mit­ar­bei­ter mit un­se­rer Schu­lungs­ma­nage­ment Software.

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Häufig gestellte Fragen (FAQ’s) zur Dokumentenlenkung

Für die Ver­wal­tung der QM-Do­ku­men­te kann der d.3 life sci­ence cli­ent die drei Do­ku­ment­ka­te­go­rien ‚QM-Hand­buch, Ver­fah­rens­an­wei­sung und Ar­beits­an­wei­sung‘ ver­wal­ten. Die drei Do­ku­ment­ka­te­go­rien bil­den un­ter­schied­li­che Hier­ar­chie­stu­fen der QM-Do­ku­men­ta­ti­on ab. Das QM-Hand­buch be­inhal­tet all­ge­mein­gül­ti­ge Do­ku­men­te wie z.B. Po­li­ci­es und ver­weist für die ge­naue­re Fest­le­gung der Pro­zess­vor­schrif­ten auf die bei­den dar­un­ter lie­gen­den Hierarchietypen.
Die Do­ku­men­ten­um­läu­fe (z. B. Prü­fung, Ge­neh­mi­gung, Frei­ga­be, Schu­lung, In­kraft­set­zung) kön­nen fle­xi­bel kon­fi­gu­riert und auf die An­for­de­run­gen im Un­ter­neh­men an­ge­passt wer­den. Der Um­lauf wird mit der Do­ku­men­ten­vor­la­ge ver­knüpft, für jede Vor­la­ge könn­te da­her ein an­de­rer Um­lauf fest­ge­legt werden.
Für die ein­zel­nen Schrit­te kön­nen Sie fest­le­gen, ob und wel­che Mit­ar­bei­ter und/oder Mit­ar­bei­ter­pro­fi­le aus­ge­wählt wer­den kön­nen. Sie kön­nen be­stim­men, ob eine mi­ni­ma­le oder ma­xi­ma­le An­zahl von Per­so­nen an ei­nem Schritt be­tei­ligt sind und eine be­stimm­te Per­son / ein be­stimm­tes Pro­fil vor­ge­ben oder als Pflicht­ein­trag festlegen.
Die In­kraft­set­zung stellt im­mer den letz­ten Schritt im Do­ku­men­ten­um­lauf dar und er­folgt nor­ma­ler­wei­se au­to­ma­ti­siert zum Ende der vor­ge­se­he­nen Schu­lungs­pha­se. Es be­steht aber auch die Mög­lich­keit, die In­kraft­set­zung ma­nu­ell durchzuführen.
Sie kön­nen beim Do­ku­men­ten­um­lauf ent­schei­den, ob Sie eine Auf­ga­be zur pe­ri­odi­schen Prü­fung ver­sen­den möch­ten. Ist eine pe­ri­odi­sche Prü­fung vor­ge­se­hen, er­hält der Frei­ge­ber ei­nen Ter­min­vor­schlag auf Ba­sis der Kon­fi­gu­ra­ti­on (z. B. 2 Jah­re nach In­kraft­set­zung) und eine Auf­ga­be für die pe­ri­odi­sche Prü­fung wird mit ent­spre­chen­dem zeit­li­chem Vor­lauf ver­sandt. Die Auf­ga­be für die pe­ri­odi­sche Prü­fung kann an un­ter­schied­li­che Per­so­nen oder Tä­tig­keits­pro­fi­le ver­sandt wer­den (z B. Prü­fer, Ge­neh­mi­ger, Freigeber).
Un­ab­hän­gig von den zu­sätz­li­chen Funk­tio­nen im ‚Mit­ar­bei­ter-Qua­li­fi­zie­rungs-Ma­nage­ment‘ kön­nen Sie ei­nen Do­ku­men­ten­ver­tei­ler hin­ter­le­gen, auf des­sen Grund­la­ge die ‚Ver­bind­lich für-Lis­te‘ zu ei­nem Do­ku­ment auf­ge­baut wer­den. Wird die Do­ku­men­ten­ver­tei­lung ver­wen­det, wird im Do­ku­men­ten­um­lauf ein Erst­ver­tei­ler an­ge­ge­ben. Mit dem Erst­ver­tei­ler wer­den die Mit­ar­bei­ter aus­ge­wählt, wel­che nach der Frei­ga­be des Do­ku­ments die Auf­ga­be für die Le­se­schu­lung er­hal­ten. In Ver­bin­dung mit der Be­ar­bei­tung die­ser Auf­ga­be be­steht die Mög­lich­keit der Un­ter­ver­tei­lung. Der Mit­ar­bei­ter kann in Ver­bin­dung mit der Le­se­schu­lung das Do­ku­ment an wei­te­re Mit­ar­bei­ter verteilen.
Ein Do­ku­ment ist ei­nem Au­tor zu­ge­ord­net, dem die Be­ar­bei­tung vor­be­hal­ten ist. Die Au­toren­schaft kann je­doch an ei­nen an­de­ren Mit­ar­bei­ter über­tra­gen wer­den da­mit die­ser ggf. wei­te­re In­hal­te ergänzt.
Mit­hil­fe ei­nes Num­mern­sche­mas kann im d.3 life sci­ence cli­ent für je­des Do­ku­ment eine ein­deu­ti­ge Num­mer ver­ge­ben wer­den. Hier­bei ste­hen auch hier­ar­chi­sche Num­me­rie­run­gen zur Ver­fü­gung, die Aus­wir­kung auf die Frei­ga­be­pro­zes­se ha­ben. Eine mit ei­nem hier­ar­chi­schen Num­mern­sys­tem  an­ge­leg­te An­la­ge kann z. B. nur frei­ge­ge­ben wer­den, wenn das über­ge­ord­ne­te Do­ku­ment frei ge­ge­ben ist.
Ei­nem ge­lenk­ten Do­ku­ment kön­nen eine oder meh­re­re mit­gel­ten­de Un­ter­la­gen und/oder An­la­gen zu­ge­ord­net wer­den. Sie sind in den Ei­gen­schaf­ten des Do­ku­ments und in der Vor­an­sicht auf­ge­führt und kön­nen hier auch di­rekt auf­ge­ru­fen wer­den. Sie kön­nen kon­fi­gu­rie­ren, dass der Au­tor ei­nes Do­ku­ments ei­nen Hin­weis er­hält, wenn eine mit­gel­ten­de Un­ter­la­ge oder An­la­ge in ei­ner neu­en Ver­si­on frei ge­ge­ben wird. 
Mit ent­spre­chen­der Be­rech­ti­gung kann ein Mit­ar­bei­ter ge­lenk­te Do­ku­men­te aus­dru­cken. Beim kon­trol­lier­ten Druck wählt er aus, in wel­chem Um­fang das Do­ku­ment aus­ge­druckt wer­den soll (Zu­satz­sei­ten mit In­for­ma­tio­nen zum Au­dit Trail, elek­tro­ni­schen Si­gna­tu­ren usw.). Er muss ei­nen Grund für den Druck an­ge­ben und der Aus­druck wird in den Ei­gen­schaf­ten pro­to­kol­liert. Wird der Aus­druck als zu­rück­ge­ge­ben / ver­nich­tet ge­mel­det, wird dies über die Funk­ti­on ‚Rück­mel­dung Aus­druck‘ im Sys­tem vermerkt. 
Für alle si­gna­tur­pflich­ti­gen Ak­tio­nen (Do­ku­men­ten­um­lauf, Ge­le­sen-Ver­stan­den-Auf­ga­ben u. a. ) ist eine elek­tro­ni­sche Si­gna­tur im­ple­men­tiert. Sie er­füllt die An­for­de­run­gen der FDA und des GMP-Leit­fa­dens und er­setzt die per­sön­li­che Un­ter­schrift auf ei­nem aus­ge­druck­ten Do­ku­ment. Mit die­ser Funk­ti­on kön­nen ver­ant­wort­li­che Per­so­nen auch auf Ent­fer­nung die not­wen­di­gen Si­gna­tu­ren leis­ten. Jede Un­ter­schrift wird im Au­dit Trail fest­ge­hal­ten und mit dem Do­ku­ment auf ei­ner Zu­satz­sei­te ausgegeben.
Ge­lenk­te Do­ku­men­te wer­den in ei­ner Mi­nor- und Ma­jor-Ver­sio­nie­rung ver­wal­tet. Es kön­nen meh­re­re Be­ar­bei­tungs-Ver­sio­nen be­stehen, wenn  die Prüfung/Genehmigung/Freigabe im Do­ku­men­ten­um­lauf ab­ge­lehnt wur­de. Der Au­tor er­stellt eine neue Be­ar­bei­tungs­ver­si­on und star­tet den Um­lauf neu. Alle Ver­sio­nen ei­nes ge­lenk­ten Do­ku­ments kön­nen von be­rech­tig­ten Be­nut­zern ein­ge­se­hen wer­den. Hier ist auch ein di­rek­ter Do­ku­men­ten­ver­gleich zwei­er Ver­sio­nen verfügbar.

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