Dokumentenlenkung

Dokumentenlenkung Software

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Lenken Sie Ihre Dokumente mit dem Modul Dokumentenlenkung

Ob SOPs, Ar­beits- und Ver­fah­rens­an­wei­sung, Prüf­vor­schrif­ten, Be­triebs­an­wei­sun­gen, Richt­li­ni­en, Her­stell­do­ku­men­te, Ver­trä­ge oder an­de­re be­lie­bi­ge Do­ku­ment­ty­pen – alle er­stel­len, re­vi­sio­nie-ren und un­ter­schrei­ben Sie voll­kom­men di­gi­tal mit un­se­rem Mo­dul „dls | do­cu­ment con­trol“. Der Do­ku­men­ten­um­lauf wird da­bei mit­tels Kon­fi­gu­ra­ti­on fest­ge­legt. Zu je­der Do­ku­men­ten­vor­la­ge kann ein an­de­rer (ein- oder mehr­stu­fi­ger) Do­ku­men­ten­um­lauf hin­ter­legt wer­den. Die­ser ist so­mit fle­xi­bel auf Ihre Be­dürf­nis­se und Vor­ge­hens­wei­se an­pass­bar. Ent­spre­chen­de „Pe­ri­odic Re­view“ Auf­ga­ben ver­gibt das Sys­tem au­to­ma­ti­siert an ent­spre­chen­de Mit­ar­bei­ter. Eine Über­schrei­tung von Ter­mi­nen und Auf­ga­ben wird mit­tels des in­te­grier­ten Er­in­ne­rungs- und Es­ka­la­ti­ons­ma­nage­ments si­gna­li­siert. Die Teil­nah­me am au­to­ma­ti­schen Do­ku­men­ten­um­lauf wird durch die elek­tro­ni­sche und GxP-kon­for­me Si­gna­tur be­stä­tigt. In­te­grier­te Au­dit-Trails je Do­ku­ment er­hö­hen die Nachvollziehbarkeit. 
Abbildung eines Screenshots auf dem die Dokumentenlenkung der Digital Life Sciences abgebildet wird
Abbildung eines Screenshots auf dem die Visuelle Recherche der Digital Life Sciences abgebildet wird
Abbildung eines Screenshots auf dem die Prüfung eines Dokumentenumlaufes der Digital Life Sciences abgebildet wird

Welchen Nutzen bietet Ihnen die Software Dokumentenlenkung?

Digitale Verwaltung 

Ver­wal­ten Sie Ihre Vor­ga­be­do­ku­men­te (z.B. Ar­beits- und Ver­fah­rens­an­wei­sun­gen, Prüf­vor­schrif­ten, Hy­gie­ne­plä­ne), Form­blät­ter, Ver­trä­ge und an­de­re Do­ku­ment­ty­pen digital. 

Erledigung per Knopfdruck 

Er­le­di­gen Sie die Ver­tei­lung der Do­ku­men­te so­wie den Un­ter­schrif­ten­um­lauf di­gi­tal per Knopf­druck und fo­kus­sie­ren Sie sich auf Ihr Kerngeschäft. 

Erhöhte Datensicherheit 

Schüt­zen Sie Ihre Da­ten vor un­er­wünsch­ten Hand­lun­gen nicht au­to­ri­sier­ter Be­nut­zer so­wie vor zer­stö­re­ri­schen Kräften. 

Individuelle Konfiguration 

Las­sen Sie die Mo­du­le nach Ih­ren Wün­schen und Vor­lie­ben kon­fi­gu­rie­ren um die Ein­ar­bei­tung Ih­rer Kol­le­gen zu erleichtern. 

Minimierung von Prozesslaufzeiten 

Spa­ren Sie sich Zeit durch die Mi­ni­mie­rung von Pro­zess­lauf­zei­ten für die Er­stel­lung, Über­ar­bei­tung, Frei­ga­be und Ver­tei­lung Ih­rer Vorgabedokumente. 

Reduzierung von Ressourcen 

Re­du­zie­ren Sie über­flüs­si­ge Aus­dru­cke und Pa­pier auf Ih­rem Schreib­tisch. Das schont die Um­welt so­wie Ihre Ner­ven und spart viel Geld. 

Zentrale Informationsplattform 

Nut­zen Sie d.velop do­cu­ments (ehe­mals d.3ecm) als Ihre zen­tra­le In­for­ma­ti­ons­platt­form auf der Sie Ihre ge­sam­ten Da­ten kurz­fris­tig ab­ru­fen können. 

Stetige Verfügbarkeit 

Grei­fen Sie je­der­zeit auf Ihre Da­ten zu. Da­bei spielt es kei­ne Rol­le an wel­chem Ort Sie sich befinden. 

Lernen Sie unsere Software näher kennen
Abbildung eines Notebooks auf dem die Dokumentenlenkung der Digital Life Sciences abgebildet wird
Do­ku­men­te

Hier wer­den alle Do­ku­men­te und de­ren Ei­gen­schaf­ten an­ge­zeigt, die auf Ihre Such­kri­te­ri­en in­ner­halb der DMS Su­che zutreffen.

Das Menü wird über das dls | eQMS-Sym­bol in der obe­ren lin­ken Ecke ge­öff­net. Wäh­len Sie ei­nen Me­nü­punkt oder ei­nen Un­ter­me­nü­punkt, er­scheint im Über­sichts­fens­ter die je­wei­li­ge Trefferliste.

Drop Zone

Über die Drop Zone kön­nen ge­lenk­te und nicht-ge­lenk­te so­wie Do­ku­men­te jeg­li­cher Art und jeg­li­ches Da­tei­typs per Drag & Drop ab­ge­legt werden.

Le­se­be­reich

Zu je­dem Do­ku­ment kann eine Vor­schau in­ner­halb des fle­xi­bel an­pass­ba­ren Le­se­be­rei­ches an­ge­zeigt werden. 

Me­nü­band

Im An­wen­dungs­fens­ter des dls | eQMS gibt es je nach User, li­zen­zier­tem Mo­dul und Be­rech­ti­gung die fol­gen­den Menüpunkte:

Do­ku­men­ten­sta­tus

Beim Do­ku­men­ten­sta­tus wird dif­fe­ren­ziert zwischen:

  • Be­ar­bei­tung (rot)
  • Prüf­um­lauf (gelb)
  • Frei­ge­ge­ben (grün)
  • Zu­rück­ge­zo­gen (blau)
  • Schu­lungs­pha­se (lila)
DMS Su­che

Do­ku­men­te kön­nen an­hand ver­schie­de­ner Such­kri­te­ri­en und At­tri­bu­te ge­fun­den wer­den. Das Such­ergeb­nis wird in ei­ner Tref­fer­lis­te auf der rech­ten Sei­te in ei­nem Tab an­ge­zeigt. Selbst­ver­ständ­lich steht auch eine Voll­text­re­cher­che so­wie eine Su­che über vi­su­el­le Ele­men­te zur Verfügung. 

Wünschen Sie einen Live-Einblick zur Software?

Er­hal­ten Sie in nur 45 Mi­nu­ten ei­nen Live-Ein­blick in die Mög­lich­kei­ten der Do­ku­men­ten­len­kung an­hand ei­nes Mus­ter­an­wen­dungs­fal­les. Er­fah­ren Sie, wie Sie mit­tels der Lö­sun­gen der Di­gi­tal Life Sci­en­ces Ihre Ar­beits-/ Ver­fah­rens­an­wei­sung (SOP‘s), Pro­zess­be­schrei­bun­gen, Prüf­vor­schrif­ten, Be­triebs­an­wei­sun­gen, Ver­trä­ge oder an­de­re be­lie­bi­ge Do­ku­ment­ty­pen elek­tro­nisch er­stel­len, re­vi­sio­nie­ren und un­ter­schrei­ben können.

Zum Live-Web­Cast

Einige Features der Dokumentenlenkung
  • Er­stel­lung regulierter/gelenkter Do­ku­men­te in­ner­halb des Sys­tems auf Ba­sis frei­ge­ge­be­ner Vorlagen
  • Die Vor­la­gen kön­nen selbst wie­der­um ge­lenk­te Do­ku­men­te sein
  • Ma­nage­ment von Vor­ga­be­do­ku­men­ten und Formblättern
  • Di­gi­ta­le Do­ku­men­ten­un­ter­schrift mit­tels in­te­grier­ter GxP-kon­for­mer Si­gna­tur — rein softwarebasiert
  • Voll­text­su­che auf Ba­sis von Do­ku­men­ten­in­halt und Do­ku­men­ten­at­tri­bu­ten (Me­ta­da­ten)
  • In­di­vi­du­el­les und dy­na­mi­sches Zwangswasserzeichen
  • Kom­for­ta­ble Er­stel­lung von Reportlisten
  • Kon­trol­lier­ter und pro­to­kol­lier­ter Ausdruck
  • Ver­gleich von Do­ku­ment­ver­sio­nen und Aus­ga­be von Unterschieden
  • In­te­grier­te Ar­chi­vie­rung auf Ba­sis des ECM d.velop do­cu­ments (ehe­mals d.3ecm)
  • Win­dows- und Web-Frontend
  • Pe­ri­odic Review

Welche Regularien sind bei gelenkten Dokumenten zu beachten?

33 Gute Gründe für eine Zusammenarbeit mit Digital LS

Sie sind noch nicht über­zeugt? Er­fah­ren Sie 33 Gute Grün­de, die für eine Zu­sam­men­ar­beit mit der Di­gi­tal Life Sci­en­ces GmbH spre­chen. Da­bei zei­gen wir Ih­nen so­wohl Grün­de aus An­bie­ter­sicht, aus Soft­ware­sicht so­wie wei­te­re all­ge­mei­ne Grün­de, die uns auszeichnen. 

Zu den Gründen

Kundenmeinung zur Dokumentenlenkung

Zur Re­fe­renz­über­sicht

„Vor Jah­ren ha­ben wir den Sta­tus von Do­ku­men­ten wie Ar­beits­an­wei­sun­gen, Mit­ar­bei­ter-Qua­li­fi­ka­ti­ons­nach­wei­sen und Char­gen­be­rich­te noch mit ei­ner Ac­cess Da­ten­bank bzw. auf Pa­pier nach­ge­hal­ten. Es war al­ler­dings viel Ar­beit, die Do­ku­men­te ak­tu­ell zu hal­ten und re­vi­si­ons­si­cher zu ver­wal­ten. 2012 sind wir auf die di­gi­ta­le Do­ku­men­ten­len­kung der Di­gi­tal Life Sci­en­ces um­ge­stie­gen, das war ein Quan­ten­sprung. Heu­te kön­nen wir Do­ku­men­te viel schnel­ler er­stel­len, fin­den, be­ar­bei­ten und ab­stim­men. Das spart Ar­beits­zeit und Kosten.“

Björn Box­ham­merLei­tung Qua­li­täts­si­che­rung & IT (Ho­möo­pa­thi­sches La­bo­ra­to­ri­um Alex­an­der Pflü­ger GmbH & Co. KG)
Björn Boxhammer - Leitung Qualitätssicherung & IT - Homöopathisches Laboratorium Alexander Pflüger GmbH & Co. KG
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Häufig gestellte Fragen (FAQ’s) zur Dokumentenlenkung

Für die Ver­wal­tung der QM-Do­ku­men­te kann der dls | eQMS die drei Do­ku­ment­ka­te­go­rien ‚QM-Hand­buch, Ver­fah­rens­an­wei­sung und Ar­beits­an­wei­sung‘ ver­wal­ten. Die drei Do­ku­ment­ka­te­go­rien bil­den un­ter­schied­li­che Hier­ar­chie­stu­fen der QM-Do­ku­men­ta­ti­on ab. Das QM-Hand­buch be­inhal­tet all­ge­mein­gül­ti­ge Do­ku­men­te wie z.B. Po­li­ci­es und ver­weist für die ge­naue­re Fest­le­gung der Pro­zess­vor­schrif­ten auf die bei­den dar­un­ter lie­gen­den Hierarchietypen.
Die Do­ku­men­ten­um­läu­fe (z. B. Prü­fung, Ge­neh­mi­gung, Frei­ga­be, Schu­lung, In­kraft­set­zung) kön­nen fle­xi­bel kon­fi­gu­riert und auf die An­for­de­run­gen im Un­ter­neh­men an­ge­passt wer­den. Der Um­lauf wird mit der Do­ku­men­ten­vor­la­ge ver­knüpft, für jede Vor­la­ge könn­te da­her ein an­de­rer Um­lauf fest­ge­legt werden.
Für die ein­zel­nen Schrit­te kön­nen Sie fest­le­gen, ob und wel­che Mit­ar­bei­ter und/oder Mit­ar­bei­ter­pro­fi­le aus­ge­wählt wer­den kön­nen. Sie kön­nen be­stim­men, ob eine mi­ni­ma­le oder ma­xi­ma­le An­zahl von Per­so­nen an ei­nem Schritt be­tei­ligt sind und eine be­stimm­te Per­son / ein be­stimm­tes Pro­fil vor­ge­ben oder als Pflicht­ein­trag festlegen.
Die In­kraft­set­zung stellt im­mer den letz­ten Schritt im Do­ku­men­ten­um­lauf dar und er­folgt nor­ma­ler­wei­se au­to­ma­ti­siert zum Ende der vor­ge­se­he­nen Schu­lungs­pha­se. Es be­steht aber auch die Mög­lich­keit, die In­kraft­set­zung ma­nu­ell durchzuführen.
Sie kön­nen beim Do­ku­men­ten­um­lauf ent­schei­den, ob Sie eine Auf­ga­be zur pe­ri­odi­schen Prü­fung ver­sen­den möch­ten. Ist eine pe­ri­odi­sche Prü­fung vor­ge­se­hen, er­hält der Frei­ge­ber ei­nen Ter­min­vor­schlag auf Ba­sis der Kon­fi­gu­ra­ti­on (z. B. 2 Jah­re nach In­kraft­set­zung) und eine Auf­ga­be für die pe­ri­odi­sche Prü­fung wird mit ent­spre­chen­dem zeit­li­chem Vor­lauf ver­sandt. Die Auf­ga­be für die pe­ri­odi­sche Prü­fung kann an un­ter­schied­li­che Per­so­nen oder Tä­tig­keits­pro­fi­le ver­sandt wer­den (z B. Prü­fer, Ge­neh­mi­ger, Freigeber).
Un­ab­hän­gig von den zu­sätz­li­chen Funk­tio­nen im ‚Trai­ning Ma­nage­ment‘ kön­nen Sie ei­nen Do­ku­men­ten­ver­tei­ler hin­ter­le­gen, auf des­sen Grund­la­ge die ‚Ver­bind­lich für-Lis­te‘ zu ei­nem Do­ku­ment auf­ge­baut wer­den. Wird die Do­ku­men­ten­ver­tei­lung ver­wen­det, wird im Do­ku­men­ten­um­lauf ein Erst­ver­tei­ler an­ge­ge­ben. Mit dem Erst­ver­tei­ler wer­den die Mit­ar­bei­ter aus­ge­wählt, wel­che nach der Frei­ga­be des Do­ku­ments die Auf­ga­be für die Le­se­schu­lung er­hal­ten. In Ver­bin­dung mit der Be­ar­bei­tung die­ser Auf­ga­be be­steht die Mög­lich­keit der Un­ter­ver­tei­lung. Der Mit­ar­bei­ter kann in Ver­bin­dung mit der Le­se­schu­lung das Do­ku­ment an wei­te­re Mit­ar­bei­ter verteilen.
Ein Do­ku­ment ist ei­nem Au­tor zu­ge­ord­net, dem die Be­ar­bei­tung vor­be­hal­ten ist. Die Au­toren­schaft kann je­doch an ei­nen an­de­ren Mit­ar­bei­ter über­tra­gen wer­den da­mit die­ser ggf. wei­te­re In­hal­te ergänzt.
Mit­hil­fe ei­nes Num­mern­sche­mas kann im dls | eQMS für je­des Do­ku­ment eine ein­deu­ti­ge Num­mer ver­ge­ben wer­den. Hier­bei ste­hen auch hier­ar­chi­sche Num­me­rie­run­gen zur Ver­fü­gung, die Aus­wir­kung auf die Frei­ga­be­pro­zes­se ha­ben. Eine mit ei­nem hier­ar­chi­schen Num­mern­sys­tem  an­ge­leg­te An­la­ge kann z. B. nur frei­ge­ge­ben wer­den, wenn das über­ge­ord­ne­te Do­ku­ment frei ge­ge­ben ist.
Ei­nem ge­lenk­ten Do­ku­ment kön­nen eine oder meh­re­re mit­gel­ten­de Un­ter­la­gen und/oder An­la­gen zu­ge­ord­net wer­den. Sie sind in den Ei­gen­schaf­ten des Do­ku­ments und in der Vor­an­sicht auf­ge­führt und kön­nen hier auch di­rekt auf­ge­ru­fen wer­den. Sie kön­nen kon­fi­gu­rie­ren, dass der Au­tor ei­nes Do­ku­ments ei­nen Hin­weis er­hält, wenn eine mit­gel­ten­de Un­ter­la­ge oder An­la­ge in ei­ner neu­en Ver­si­on frei ge­ge­ben wird. 
Mit ent­spre­chen­der Be­rech­ti­gung kann ein Mit­ar­bei­ter ge­lenk­te Do­ku­men­te aus­dru­cken. Beim kon­trol­lier­ten Druck wählt er aus, in wel­chem Um­fang das Do­ku­ment aus­ge­druckt wer­den soll (Zu­satz­sei­ten mit In­for­ma­tio­nen zum Au­dit Trail, elek­tro­ni­schen Si­gna­tu­ren usw.). Er muss ei­nen Grund für den Druck an­ge­ben und der Aus­druck wird in den Ei­gen­schaf­ten pro­to­kol­liert. Wird der Aus­druck als zu­rück­ge­ge­ben / ver­nich­tet ge­mel­det, wird dies über die Funk­ti­on ‚Rück­mel­dung Aus­druck‘ im Sys­tem vermerkt. 
Für alle si­gna­tur­pflich­ti­gen Ak­tio­nen (Do­ku­men­ten­um­lauf, Ge­le­sen-Ver­stan­den-Auf­ga­ben u. a. ) ist eine elek­tro­ni­sche Si­gna­tur im­ple­men­tiert. Sie er­füllt die An­for­de­run­gen der FDA und des GMP-Leit­fa­dens und er­setzt die per­sön­li­che Un­ter­schrift auf ei­nem aus­ge­druck­ten Do­ku­ment. Mit die­ser Funk­ti­on kön­nen ver­ant­wort­li­che Per­so­nen auch auf Ent­fer­nung die not­wen­di­gen Si­gna­tu­ren leis­ten. Jede Un­ter­schrift wird im Au­dit Trail fest­ge­hal­ten und mit dem Do­ku­ment auf ei­ner Zu­satz­sei­te ausgegeben.
Ge­lenk­te Do­ku­men­te wer­den in ei­ner Mi­nor- und Ma­jor-Ver­sio­nie­rung ver­wal­tet. Es kön­nen meh­re­re Be­ar­bei­tungs-Ver­sio­nen be­stehen, wenn  die Prüfung/Genehmigung/Freigabe im Do­ku­men­ten­um­lauf ab­ge­lehnt wur­de. Der Au­tor er­stellt eine neue Be­ar­bei­tungs­ver­si­on und star­tet den Um­lauf neu. Alle Ver­sio­nen ei­nes ge­lenk­ten Do­ku­ments kön­nen von be­rech­tig­ten Be­nut­zern ein­ge­se­hen wer­den. Hier ist auch ein di­rek­ter Do­ku­men­ten­ver­gleich zwei­er Ver­sio­nen verfügbar.

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