DOKUMENTENLENKUNG SOFTWARE
Effiziente Software für Ihre Dokumentenlenkung
Die digitale Dokumentenlenkung gewährleistet die Einhaltung regulatorischer Anforderungen und verbessert die Transparenz und Nachverfolgbarkeit Ihrer dokumentationsbasierten Prozesse.
Gelenkte Dokumente effizient und sicher verwalten
Einhaltung Ihrer regulatorischen Anforderungen
Geschäftsprozesse zukunftssicher und digital gestalten

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Lenken Sie Ihre Dokumente mit dem Modul Dokumentenlenkung
Unsere Softwarelösung “dls | document control” ermöglicht Ihnen die vollständig digitale Erstellung, Revisionierung und Unterzeichnung einer Vielzahl von Dokumenttypen, darunter SOPs, Arbeits- und Verfahrensanweisungen, Prüfvorschriften, Betriebsanweisungen, Richtlinien, Herstelldokumente, Verträge und mehr. Der Dokumentenumlauf wird flexibel konfiguriert, sodass unterschiedliche Dokumentenumläufe (ein- oder mehrstufige) je nach Dokumentenvorlage festgelegt werden können. Das System weist automatisch “Periodic Review” Aufgaben den passenden Mitarbeitern zu. Terminüberschreitungen und ausstehende Aufgaben werden durch ein integriertes Erinnerungs- und Eskalationsmanagement signalisiert. Die Teilnahme am automatisierten Genehmigungsprozess wird durch eine elektronische und GxP-konforme Signatur bestätigt. Zusätzlich erhöhen integrierte Audit-Trails die Nachvollziehbarkeit und Transparenz jedes Dokuments.
Welchen Nutzen bietet Ihnen die Software Dokumentenlenkung?
Digitale Dokumentenverwaltung
Verwalten Sie Ihre Vorgabedokumente (z.B. Arbeits- und Verfahrensanweisungen, Prüfvorschriften, Hygienepläne), Formblätter, Verträge und andere Dokumenttypen digital.
Erledigung per Knopfdruck
Erledigen Sie die Verteilung der Dokumente sowie den Unterschriftenumlauf digital per Knopfdruck und fokussieren Sie sich auf Ihr Kerngeschäft.
Erhöhte Datensicherheit
Schützen Sie Ihre Daten vor unerwünschten Handlungen nicht autorisierter Benutzer sowie vor zerstörerischen Kräften.
Individuelle Konfiguration
Lassen Sie die Module nach Ihren Bedürfnissen und Präferenzen konfigurieren, um die Einarbeitung Ihrer Kollegen zu vereinfachen.
Minimierung von Prozesslaufzeiten
Sparen Sie sich Zeit durch die Minimierung von Prozesslaufzeiten für die Erstellung, Überarbeitung, Freigabe und Verteilung Ihrer Vorgabedokumente.
Reduzierung von Ressourcen
Reduzieren Sie überflüssige Drucke und Papier auf Ihrem Schreibtisch, um die Umwelt zu schonen, Stress zu vermeiden und Geld zu sparen.
Zentrale Informationsplattform
Nutzen Sie d.velop documents (ehemals d.3ecm) als Ihre zentrale Informationsplattform, um jederzeit auf Ihre Daten zugreifen zu können.
Stetige Verfügbarkeit
Greifen Sie zu jeder Zeit und von jedem Ort auf Ihre Daten zu.
Lernen Sie unsere Dokumentenlenkung Software näher kennen
Hier werden alle Dokumente und deren Eigenschaften angezeigt, die auf Ihre Suchkriterien innerhalb der DMS Suche zutreffen.
Das Menü wird über das dls | eQMS-Symbol in der oberen linken Ecke geöffnet. Wählen Sie einen Menüpunkt oder einen Untermenüpunkt, erscheint im Übersichtsfenster die jeweilige Trefferliste.
Über die Drop Zone können gelenkte und nicht-gelenkte sowie Dokumente jeglicher Art und jegliches Dateityps per Drag & Drop abgelegt werden.
Zu jedem Dokument kann eine Vorschau innerhalb des flexibel anpassbaren Lesebereiches angezeigt werden.
Im Anwendungsfenster des dls | eQMS gibt es je nach User, lizenziertem Modul und Berechtigung die folgenden Menüpunkte:
- DMS
- Mein QM
- Prozessteilnahme
- Verwaltung
- Training Management
- Vertragsmanagement
- Personal
Beim Dokumentenstatus wird differenziert zwischen:
- Bearbeitung (rot)
- Prüfumlauf (gelb)
- Freigegeben (grün)
- Zurückgezogen (blau)
- Schulungsphase (lila)
Dokumente können anhand verschiedener Suchkriterien und Attribute gefunden werden. Das Suchergebnis wird in einer Trefferliste auf der rechten Seite in einem Tab angezeigt. Selbstverständlich steht auch eine Volltextrecherche sowie eine Suche über visuelle Elemente zur Verfügung.
Wünschen Sie einen Live-Einblick zur Dokumentenlenkung Software?
Erhalten Sie in nur 45 Minuten einen persönlichen Live-Einblick in die vielfältigen Möglichkeiten der Dokumentenlenkung anhand eines anschaulichen Anwendungsfalls. Erfahren Sie, wie Sie mithilfe der Lösungen von Digital Life Sciences Ihre Arbeits- und Verfahrensanweisungen (SOPs), Prozessbeschreibungen, Prüfvorschriften, Betriebsanweisungen, Verträge oder andere beliebige Dokumententypen elektronisch erstellen, revisionieren und digital unterzeichnen können.
Einige Features der Dokumentenlenkung
- Erstellung regulierter/gelenkter Dokumente innerhalb des Systems basierend auf genehmigten Vorlagen
- Die Vorlagen können ebenfalls gelenkte Dokumente sein.
- Verwaltung von Vorgabedokumenten und Formblättern
- Digitale Dokumentenunterschrift mittels integrierter GxP-konformer Signatur — rein softwarebasiert
- Volltextsuche, die auf dem Inhalt der Dokumente sowie deren Attributen (Metadaten) basiert
- Individuelles und dynamisches Zwangswasserzeichen
- Komfortable Erstellung von Reportlisten
- Kontrollierter und protokollierter Ausdruck
- Vergleich von verschiedenen Dokumentversionen sowie Ausgabe der Unterschiede
- Integrierte Archivierung unter Verwendung des ECM d.velop documents (früher d.3ecm)
- Windows- und Web-Frontend
- Periodic Review
Welche Regularien sind bei gelenkten Dokumenten zu beachten?
ISO 9001:2015, Kapitel 7.5
ISO 13485:2016, Kapitel 4
EU-GMP Leitfaden, Annex 11
EFG-Votum V11002: Anforderungen an die Aufbewahrung elektronischer Daten
EFG-Votum V11003: Anforderungen an elektronische Unterschriften und Handzeichen
Whitepaper: Digitale Dokumentenlenkung für Ihr Unternehmen
Erfahren Sie in unserem kostenlosen Whitepaper, wie Sie mit einer digitalen Dokumentenlenkung Ihre Prozesse optimieren und regulatorische Anforderungen mühelos erfüllen können.
Kundenmeinung zur Dokumentenlenkung
„Vor Jahren haben wir den Status von Dokumenten wie Arbeitsanweisungen, Mitarbeiter-Qualifikationsnachweisen und Chargenberichte noch mit einer Access Datenbank bzw. auf Papier nachgehalten. Es war allerdings viel Arbeit, die Dokumente aktuell zu halten und revisionssicher zu verwalten. 2012 sind wir auf die digitale Dokumentenlenkung der Digital Life Sciences umgestiegen, das war ein Quantensprung. Heute können wir Dokumente viel schneller erstellen, finden, bearbeiten und abstimmen. Das spart Arbeitszeit und Kosten.“
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Häufig gestellte Fragen (FAQ’s) zur Dokumentenlenkung
Lassen sich SOP’s in unterschiedliche Kategorien einteilen?
Für die Verwaltung der QM-Dokumente kann der dls | eQMS die drei Dokumentkategorien ‚QM-Handbuch, Verfahrensanweisung und Arbeitsanweisung‘ verwalten. Die drei Dokumentkategorien bilden unterschiedliche Hierarchiestufen der QM-Dokumentation ab. Das QM-Handbuch beinhaltet allgemeingültige Dokumente wie z.B. Policies und verweist für die genauere Festlegung der Prozessvorschriften auf die beiden darunter liegenden Hierarchietypen.
Lässt sich der Dokumentenumlauf konfigurieren?
Die Dokumentenumläufe (z. B. Prüfung, Genehmigung, Freigabe, Schulung, Inkraftsetzung) können flexibel konfiguriert und auf die Anforderungen im Unternehmen angepasst werden. Der Umlauf wird mit der Dokumentenvorlage verknüpft, für jede Vorlage könnte daher ein anderer Umlauf festgelegt werden.
Können für die Schritte im Umlauf Vorgaben für die Auswahl der Personen gesetzt werden?
Für die einzelnen Schritte können Sie festlegen, ob und welche Mitarbeiter und/oder Mitarbeiterprofile ausgewählt werden können. Sie können bestimmen, ob eine minimale oder maximale Anzahl von Personen an einem Schritt beteiligt sind und eine bestimmte Person / ein bestimmtes Profil vorgeben oder als Pflichteintrag festlegen.
Werden freigegebene QM-Dokumente automatisch in Kraft gesetzt?
Die Inkraftsetzung stellt immer den letzten Schritt im Dokumentenumlauf dar und erfolgt normalerweise automatisiert zum Ende der vorgesehenen Schulungsphase. Es besteht aber auch die Möglichkeit, die Inkraftsetzung manuell durchzuführen.
Kann der Dokumentenumlauf um eine periodische Prüfung ergänzt werden?
Sie können beim Dokumentenumlauf entscheiden, ob Sie eine Aufgabe zur periodischen Prüfung versenden möchten. Ist eine periodische Prüfung vorgesehen, erhält der Freigeber einen Terminvorschlag auf Basis der Konfiguration (z. B. 2 Jahre nach Inkraftsetzung) und eine Aufgabe für die periodische Prüfung wird mit entsprechendem zeitlichem Vorlauf versandt.
Die Aufgabe für die periodische Prüfung kann an unterschiedliche Personen oder Tätigkeitsprofile versandt werden (z. B. Prüfer, Genehmiger, Freigeber).
Wie erhalten die Mitarbeiter QM-Dokumente zugestellt?
Unabhängig von den zusätzlichen Funktionen im ‚Training Management‘ können Sie einen Dokumentenverteiler hinterlegen, auf dessen Grundlage die ‚Verbindlich für-Liste‘ zu einem Dokument aufgebaut werden. Wird die Dokumentenverteilung verwendet, wird im Dokumentenumlauf ein Erstverteiler angegeben. Mit dem Erstverteiler werden die Mitarbeiter ausgewählt, welche nach der Freigabe des Dokuments die Aufgabe für die Leseschulung erhalten. In Verbindung mit der Bearbeitung dieser Aufgabe besteht die Möglichkeit der Unterverteilung. Der Mitarbeiter kann in Verbindung mit der Leseschulung das Dokument an weitere Mitarbeiter verteilen.
Wie kann die Dokumentenlenkung den Lebenszyklus von Dokumenten und Aufzeichnungen in einem Unternehmen verbessern?
Die Dokumentenlenkung verbessert den Lebenszyklus von Dokumenten und Aufzeichnungen, indem sie sicherstellt, dass alle Dokumente und Informationen systematisch und effizient gelenkt werden. Ein DMS unterstützt diese Prozesse, indem es den gesamten Lebenszyklus von der Erstellung über die Archivierung bis hin zur Entsorgung der Dokumente und Aufzeichnungen organisiert. Dies führt zu einer verbesserten Dokumentation und einer nahtlosen Integration ins Qualitätsmanagement des Unternehmens.
Warum ist die Dokumentenlenkung wichtig für das Management von Informationen und Änderungen in einem Unternehmen?
Die Dokumentenlenkung ist wesentlich für das Management von Informationen und Änderungen, da sie sicherstellt, dass alle Dokumente und Informationen korrekt dokumentiert und überwacht werden. Mit einem DMS können Änderungen und wichtige Aufzeichnungen lückenlos nachverfolgt werden, was die Qualität der Informationen erhöht. Dies ist entscheidend für ein robustes Qualitätsmanagement und hilft dem Unternehmen, eine hohe Genauigkeit und Konsistenz in seinen Prozessen zu gewährleisten.
Wie trägt die Dokumentenlenkung zur effektiven Archivierung und Verwaltung von Dokumenten und Aufzeichnungen bei?
Die Dokumentenlenkung trägt zur effektiven Archivierung und Verwaltung von Dokumenten und Aufzeichnungen bei, indem sie Prozesse implementiert, die die korrekte Handhabung und Speicherung aller Dokumente sicherstellen. Ein DMS ermöglicht Unternehmen die zentrale Verwaltung von Dokumenten und Informationen, wodurch die Archivierung und das Management vereinfacht werden. Dies unterstützt die Dokumentation und gewährleistet, dass alle Dokumente über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg korrekt gelenkt und verfügbar sind.
Kann ein Dokument von mehreren Mitarbeitern bearbeitet werden?
Ein Dokument ist einem Autor zugeordnet, dem die Bearbeitung vorbehalten ist. Die Autorenschaft kann jedoch an einen anderen Mitarbeiter übertragen werden, damit dieser ggf. weitere Inhalte ergänzt.
Lässt sich für SOP’s ein Nummernschema hinterlegen?
Wie werden Mitgeltende Unterlagen und Anlagen verwaltet?
Werden Ausdrucke eines gelenkten Dokuments dokumentiert?
Wie ist die Signatur im Rahmen des Dokumentenumlaufs gelöst?
Werden alle Versionen eines gelenkten Dokuments verwaltet?
Welche Vorteile bietet ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) im Kontext der Dokumentenlenkung und der Prozessoptimierung?
Ein DMS bietet zahlreiche Vorteile im Kontext der Dokumentenlenkung, indem es die Prozessoptimierung und das Management von Dokumenten und Informationen verbessert. Durch die elektronische Archivierung und die zentrale Verwaltung von Aufzeichnungen können Unternehmen ihre Dokumentation effizienter und transparenter gestalten. Ein DMS unterstützt die Nachverfolgbarkeit und das Qualitätsmanagement, indem es alle Änderungen und wichtigen Informationen organisiert und zugänglich macht.
Inwiefern kann eine effiziente Dokumentenlenkung das Wissen und die Information im Unternehmen verbessern?
Eine effiziente Dokumentenlenkung kann das Wissen und die Information im Unternehmen erheblich verbessern, indem sie sicherstellt, dass alle relevanten Dokumente und Informationen korrekt gelenkt und dokumentiert werden. Ein DMS erleichtert den Zugang zu wichtigen Aufzeichnungen und Informationen und speichert Änderungen nachvollziehbar. Dies fördert das interne Wissen, optimiert die Prozesse und verbessert das Qualitätsmanagement, da alle Mitarbeiter stets Zugang zu aktuellen und präzisen Informationen haben.
Welche Rolle spielt die Dokumentenlenkung im Prozess des Risikomanagements und wie werden Informationen dabei gelenkt?
Die Steuerung von Dokumenten hat eine wesentliche Bedeutung im Rahmen des Risikomanagementprozesses, da sie gewährleistet, dass sämtliche relevanten Informationen systematisch gelenkt und zentral verwaltet werden. Durch einen klar strukturierten Ablauf werden alle dokumentierten Risiken präzise erfasst und entscheidende Informationen jederzeit verfügbar gemacht. Dieses organisierte Management von Informationen trägt dazu bei, potenzielle Risiken frühzeitig zu erkennen und geeignete Maßnahmen einzuleiten, wodurch das gesamte Risikomanagement optimiert wird.
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