SCHULUNGSMANAGEMENT SOFTWARE

• Ist si­cher­ge­stellt, dass nur be­rech­tig­te Nut­zer Ein­blick in die Schu­lungs­über­sich­ten haben?

Der Zu­griff auf Schu­lungs­über­sich­ten wird streng kon­trol­liert, um nur au­to­ri­sier­ten Nut­zern Zu­gang zu sen­si­blen In­for­ma­tio­nen zu ge­wäh­ren. Ver­schie­de­ne de­fi­nier­te Rol­len im Trai­ning Ma­nage­ment le­gen spe­zi­fi­sche Zu­griffs­rech­te fest, wo­durch die Ver­trau­lich­keit von Qua­li­fi­ka­ti­ons­da­ten ge­wahrt bleibt. Mit­ar­bei­ter kön­nen nur ihre ei­ge­nen Qua­li­fi­ka­tio­nen ein­se­hen, was Da­ten­schutz und In­te­gri­tät des Sys­tems un­ter­stützt. Die­se Maß­nah­me ver­hin­dert un­be­fug­te Ein­sicht­nah­men und sorgt für Si­cher­heit ver­trau­li­cher In­for­ma­tio­nen. Die Nut­zung de­fi­nier­ter Rol­len för­dert ein trans­pa­ren­tes Sys­tem, das den An­for­de­run­gen an Qua­li­tät und Com­pli­ance ge­recht wird.

• Wie er­folgt die Zu­ord­nung von Do­ku­men­ten auf Ab­tei­lun­gen und Mitarbeiter?

Die struk­tu­rier­te Zu­ord­nung und Schu­lung von Do­ku­men­ten in ei­nem ef­fi­zi­en­ten Qua­li­täts­ma­nage­ment­sys­tem ist es­sen­zi­ell. Nach Frei­ga­be ei­nes Do­ku­ments wer­den Schu­lungs­ver­ant­wort­li­che in­for­miert und er­hal­ten die Auf­ga­be, das Do­ku­ment den pas­sen­den Mit­ar­bei­tern zu­zu­wei­sen. Da­durch wird si­cher­ge­stellt, dass alle Mit­ar­bei­ter die nö­ti­ge Schu­lung er­hal­ten. Die­se Vor­ge­hens­wei­se för­dert die Trans­pa­renz und die Ein­hal­tung von Stan­dards. Nach der Zu­ord­nung er­hal­ten die­se Mit­ar­bei­ter au­to­ma­tisch eine Schulungsaufgabe.

• Kön­nen auch do­ku­men­ten­un­ab­hän­gi­ge Schu­lun­gen ver­wal­tet werden?

Zu­satz­qua­li­fi­ka­tio­nen wie z. B. zum Da­ten­schutz, Hy­gie­ne Kennt­nis­se und an­de­re, die sich nicht auf ein QM Do­ku­ment be­zie­hen, wer­den als Zu­satz­qua­li­fi­ka­ti­on an­ge­legt. Die­se wer­den vom Trai­ning Ma­nage­ment-Fach­ver­ant­wort­li­chen an­ge­legt und den Mit­ar­bei­tern bzw. Pro­fi­len zu­ge­ord­net. Hier kön­nen auch Blan­ko­schu­lun­gen (z. B. Fort­bil­dung) er­fasst wer­den, die spä­ter durch eine kon­kre­te Qua­li­fi­ka­ti­on aus­ge­tauscht werden.

• Wel­che Schu­lungs­ar­ten wer­den unterstützt?

Un­se­re Schu­lungs­soft­ware bie­tet eine Viel­zahl von fle­xi­blen Mög­lich­kei­ten der Wis­sens­ver­mitt­lung, die in­di­vi­du­ell für Ihre Be­dürf­nis­se ein­ge­setzt wer­den kön­nen. Die Schu­lungs­teil­neh­mer ha­ben die Mög­lich­keit, Schu­lungs­un­ter­la­gen zur Kennt­nis­nah­me zu er­hal­ten oder an ei­ner Ver­ständ­nis­prü­fung (Ge­le­sen-Ver­stan­den-Auf­ga­be) teil­zu­neh­men, bei der sie ihr Wis­sen durch eine elek­tro­ni­sche Un­ter­schrift be­stä­ti­gen. Dar­über hin­aus be­steht die Mög­lich­keit, ei­nen an­pass­ba­ren Fra­gen­ka­ta­log zu in­te­grie­ren und Schu­lun­gen als Prä­senz­schu­lun­gen durch­zu­füh­ren, so dass alle Mit­ar­bei­ter so­wohl on­line als auch off­line auf die glei­chen Do­ku­men­te ge­schult wer­den können.

• Lässt sich das Ver­ständ­nis zu ei­nem Do­ku­ment prüfen?

Sie kön­nen fest­le­gen, dass ein Teil­neh­mer am Do­ku­men­ten­um­lauf ei­nen Fra­gen­ka­ta­log zum Do­ku­ment er­stellt. Es ist bei­spiels­wei­se mög­lich, Mul­ti­ple-Choice-Fra­gen und Ja/N­ein-Fra­gen zu er­stel­len. Op­tio­nal kön­nen Sie fest­le­gen, wie vie­le Fra­gen nach dem Zu­falls­prin­zip an­ge­zeigt wer­den sol­len und wie vie­le Fra­gen die Mit­ar­bei­ter rich­tig be­ant­wor­ten müs­sen, um ih­ren Schu­lungs­nach­weis zu erhalten.

• Wie wer­den Mit­ar­bei­ter ge­schult, die kei­nen Zu­gang zum di­gi­ta­len QM-Sys­tem haben?

Sind in ei­nem Pro­fil Mit­ar­bei­ter ent­hal­ten, die kei­nen Sys­tem-Zu­gang ha­ben (Off­line-User) er­hält der Schu­lungs­ver­ant­wort­li­che eine Auf­ga­be, die Schu­lung als Prä­senz­schu­lung zu pla­nen. Die Schu­lungs­un­ter­la­gen sind der Auf­ga­be zum Aus­druck an­ge­han­gen. Nach er­folg­ter Schu­lung wer­den sie mit Un­ter­schrif­ten zu­rück­ge­ge­ben. Über den auf­ge­druck­ten Code wird die Schu­lung im Sys­tem als ab­sol­viert ein­ge­tra­gen und die Mit­ar­bei­ter er­hal­ten den Schu­lungs­nach­weis eingetragen.

• Las­sen sich über das Trai­ning Ma­nage­ment auch E‑Learnings verwalten?

Für die Ab­sol­vie­rung von E‑Learnings bie­ten wir eine Web-ba­sier­te Platt­form zur Ver­fü­gung, über die E‑­Lear­ning-In­hal­te be­reit­ge­stellt und Mit­ar­bei­tern zu­ge­ord­net wer­den. Nach Ab­schluss der in­ter­ak­ti­ven Ver­ständ­nis­kon­trol­le er­hält der Mit­ar­bei­ter ei­nen Schu­lungs­nach­weis. Im nächs­ten Schritt wer­den E‑Learnings in das Trai­ning Ma­nage­ment in­te­griert werden.

• Gibt es kos­ten­lo­se E‑learning Kur­se für die Schulungssoftware?

Je nach An­for­de­rung bie­ten ei­ni­ge An­bie­ter auch kos­ten­freie E‑­Lear­ning-Kur­se für Ihre Kun­den an. Sie sind op­ti­mal, um ers­te prak­ti­sche Er­fah­run­gen zu sam­meln und die Qua­li­fi­ka­tio­nen und Kom­pe­ten­zen der Mit­ar­bei­ter zu stei­gern. Mit un­se­rer E‑­Lear­ning-Soft­ware ha­ben Sie über eine Funk­ti­on die Mög­lich­keit, E‑­Lear­ning-Kur­se di­rekt in die Lö­sung zu in­te­grie­ren, vor­aus­ge­setzt sie lie­gen bei­spiels­wei­se als Power­Point-Da­tei­en vor.

• Las­sen sich Schu­lun­gen pe­ri­odisch wiederholen?

Es ist von gro­ßer Be­deu­tung, Schu­lun­gen in re­gel­mä­ßi­gen Ab­stän­den zu wie­der­ho­len, um si­cher­zu­stel­len, dass die Mit­ar­bei­ter im­mer über die ak­tu­el­len er­for­der­li­chen Kennt­nis­se und Fä­hig­kei­ten ver­fü­gen. Die­se Über­prü­fung kann zum Bei­spiel jähr­lich oder alle zwei Jah­re durch­ge­führt wer­den, je nach in­di­vi­du­el­lem Be­darf und den spe­zi­fi­schen An­for­de­run­gen. Mit ei­nem Farb­sys­tem in der Qua­li­fi­ka­ti­ons­ma­trix lässt sich auf ei­nen Blick er­ken­nen, ob die Schu­lun­gen im lau­fen­den Zeit­raum ab­sol­viert wur­den. Auf die­se Wei­se wird die Qua­li­täts­si­che­rung und kon­ti­nu­ier­li­che Wei­ter­bil­dung der Mit­ar­bei­ter unterstützt.

• Wie lässt sich der Schu­lungs­stand überblicken?

Es wird eine um­fas­sen­de Ma­trix ge­nutzt, um den Schu­lungs­stand der Mit­ar­bei­ten­den ef­fek­tiv zu ver­wal­ten. Die­se vi­su­ell an­spre­chen­de Dar­stel­lung mit far­bi­gen Sym­bo­len er­mög­licht eine schnel­le Iden­ti­fi­ka­ti­on des Schu­lungs­stan­des pro Mit­ar­bei­ter­pro­fil und Mit­ar­bei­ter. Mit­ar­bei­ten­de und Füh­rungs­kräf­te kön­nen ihre per­sön­li­chen Fort­schrit­te selbst ein­se­hen, was die Ei­gen­ver­ant­wor­tung för­dert und ge­ziel­te Wei­ter­bil­dungs­maß­nah­men erleichtert.

• Wie lan­ge dau­ert es, bis Zer­ti­fi­zie­run­gen und Qua­li­fi­ka­tio­nen ak­tua­li­siert sind?

Die Ak­tua­li­sie­rung von Zer­ti­fi­zie­run­gen und Qua­li­fi­ka­tio­nen in der Schu­lungs­soft­ware er­folgt na­he­zu in Echt­zeit. Nach Ab­schluss ei­nes Kur­ses oder ei­ner Schu­lung wer­den die ent­spre­chen­den Qua­li­fi­ka­tio­nen so­fort im Sys­tem ver­wal­tet und ak­tua­li­siert. Dies er­mög­licht es Un­ter­neh­men, je­der­zeit ei­nen ge­nau­en Über­blick über den ak­tu­el­len Le­vel der Kom­pe­ten­zen ih­rer Mit­ar­bei­ter zu haben.

• Wel­che Vor­tei­le bie­tet eine Demo-Ver­si­on der Schu­lungs­soft­ware für Kunden?

Eine Demo-Ver­si­on der Schu­lungs­soft­ware er­mög­licht es Kun­den, die Funk­tio­nen und Lö­sun­gen der Soft­ware vor dem Kauf zu tes­ten und de­tail­lier­te In­for­ma­tio­nen zu sam­meln. Dies hilft den Kun­den, zu be­ur­tei­len, ob die Schu­lungs­soft­ware den spe­zi­fi­schen An­for­de­run­gen ih­res Un­ter­neh­mens ent­spricht. Zu­dem kön­nen kun­den wert­vol­le Er­fah­run­gen sam­meln und se­hen, wie sich die Soft­ware in den täg­li­chen Ar­beits­ab­lauf integriert.

• Wel­che In­for­ma­tio­nen sind bei An­fra­gen zur Soft­ware ‘Schu­lungs­ma­nage­ment’ wichtig?

Bei An­fra­gen zur Schu­lungs­ma­nage­ment Soft­ware sind de­tail­lier­te In­for­ma­tio­nen über die spe­zi­fi­schen An­for­de­run­gen des Un­ter­neh­mens wich­tig. Dazu ge­hö­ren die be­nö­tig­ten Funk­tio­nen und die An­zahl der Nut­zer, die auf das Sys­tem zu­grei­fen wer­den. Nach der Im­ple­men­tie­rung der Soft­ware ha­ben Sie die Mög­lich­keit, de­tail­lier­te In­for­ma­tio­nen über die be­stehen­den Kom­pe­ten­zen Ih­rer Mit­ar­bei­ter und die ge­wünsch­ten Qua­li­fi­ka­tio­nen selbst einzutragen.

• Wer­den Än­de­run­gen am Trai­ning Ma­nage­ment dokumentiert?

Im Rah­men ei­nes ef­fek­ti­ven Trai­nings­ma­nage­ments spielt die Do­ku­men­ta­ti­on von Än­de­run­gen eine ent­schei­den­de Rol­le. Ein ei­ge­ner Au­dit Trail in der Soft­ware er­fasst sys­te­ma­tisch alle Än­de­run­gen an Fra­ge­bö­gen, Qua­li­fi­ka­ti­ons­nach­wei­sen und Schu­lun­gen, um re­gu­la­to­ri­sche An­for­de­run­gen zu er­fül­len und die Qua­li­täts­si­che­rung zu för­dern. Durch die trans­pa­ren­te Do­ku­men­ta­ti­on kann so eine voll­stän­di­ge Rück­ver­folg­bar­keit ge­währ­leis­tet werden.