Schulungsmanagement Software
»Training Management«
Software für Ihre Schulungen


Die Qualifikationsmatrix informiert Sie dabei auf Knopfdruck über den aktuellen Schulungsstand Ihrer Mitarbeiter anhand von Qualifikationsnachweisen (Ist-Qualifikation). Bei Bedarf besteht ebenfalls die Möglichkeit individuelle Schulungsmaßnahmen und Wiederholrhythmen für Ihre Schulungen anzulegen. Mit der elektronischen Lernkontrolle ist das Anlegen individueller Fragenkataloge möglich. Sowohl Richtig und Falsch als auch Multiple Choice Aufgaben können hier erstellt werden. Nach erfolgreicher Bearbeitung der Lernkontrolle wird der Qualifikationsstand Ihrer Mitarbeiter automatisch aktualisiert und in der Qualifikationsmatrix abgebildet.
Welche Vorteile bietet Ihnen die Schulungsmanagement Software?
Digitale Verwaltung
Lassen Sie manuell geführte EXCEL-Listen zur Abbildung der Qualifikationsmatrix der Vergangenheit angehören – Verwalten Sie diese stattdessen vollkommen digital.
Sicherstellung der Tätigkeit
Stellen Sie sicher, dass nur nachweislich erfolgreich geschulte Mitarbeiter die entsprechende Tätigkeit ausüben.
Erhöhte Datensicherheit
Schützen Sie Ihre Daten vor unerwünschten Handlungen nicht autorisierter Benutzer sowie vor zerstörerischen Kräften.
Individuelle Konfiguration
Lassen Sie die Module nach Ihren Wünschen und Vorlieben konfigurieren um die Einarbeitung Ihrer Kollegen zu erleichtern.
Komfortable Auswertung
Werten Sie komfortabel und flexibel Ihren Schulungsstand ausgehend von einem Dokument, einem Mitarbeiter oder einem Qualifikationsprofil aus.
Verknüpfung zur Dokumentenlenkung
Bei zusätzlichem Einsatz unseres Moduls „Dokumentenlenkung“ generiert die Freigabe einer neuen Dokumentenrevision automatisch die zugehörigen Schulungsaufgaben.
Zentrale Informationsplattform
Nutzen Sie d.velop documents (ehemals d.3ecm) als Ihre zentrale Informationsplattform auf der Sie Ihre gesamten Daten kurzfristig abrufen können.
Stetige Verfügbarkeit
Greifen Sie jederzeit auf Ihre Daten zu. Dabei spielt es keine Rolle an welchem Ort Sie sich befinden.
Einige Features stellen wir Ihnen gerne schon vor
Legen Sie für Ihre Mitarbeiter Soll-Qualifikationen an, ganz gleich ob dokumentenbezogene oder anderweitige Qualifikationen. Durch das integrierte Schulungsmanagement sehen Sie jederzeit den Abgleich der Soll-Ist-Qualifikationen. Die zusätzlich integrierte Qualifikationsmatrix gibt Ihnen detaillierten Aufschluss über sämtliche abgeschlossenen und offenen Schulungen.
Ist das Training Management aktiviert, sehen Sie als Mitarbeiter das Menüband Training Management mit verschiedenen Filtern und Ansichten für sämtliche Schulungen.
In diesem Fall wird Ihnen eine Mitarbeiterübersicht inkl. der aktuellen Qualifikationsstände dargestellt.
Erhalten Sie per Knopfdruck eine prozentuale Auswertung des Schulungsstands eines jeden Mitarbeiters. Das Modul liefert Ihnen umgehend den aktuellen Stand seiner Dokumentenqualifikationen sowie sämtlicher weiterer Qualifikationen wie In-House Trainings, Onlinke-Kurse sowie externe Fort- und Weiterbildungen.
Die umfassenden Übersichts-/Reportingmöglichkeiten geben Ihnen verschiedene Sichten auf die Qualifikationsstände Ihrer Mitarbeiter. Filtern Sie z. B. auf Ebene einzelner Mitarbeiter, Abteilungen, Stellen, Organigrammen, Dokumenten und nutzen Sie weitere Features für Ihre Auswertungen.
Wünschen Sie einen Live-Einblick zur Software?
Erhalten Sie in nur 45 Minuten einen Live-Einblick in die Möglichkeiten der Qualifizierung von Mitarbeitern anhand eines Musteranwendungsfalles. Erfahren Sie, wie Sie mittels der Lösungen der Digital Life Sciences Ihre individuellen Schulungen und Schulungsmaßnahmen wie „Gelesen und Verstanden-Aufgaben“, „Präsenzschulungen“ sowie „Externe Schulungen“ planen und wie Sie diese mit der elektronischen Lernkontrolle kombinieren.
Einige Features vom Schulungsmanagement
- Unterstützung von Dokumentenschulungen, Präsenzschulungen und externen Schulungen
- Optionale Lernerfolgskontrolle auf Basis von Multiple-Choice-Tests
- Konfigurierbare Wiederholrhythmen
- Automatische Erstellung von Schulungsblättern und Teilnehmerlisten
- Automatische Zustellung der relevanten Dokumente bei Abteilungswechsel
Folgende Regularien wurden beim Training Management berücksichtigt
- ISO 9001:2015, Kapitel 7
- ISO 13485:2016, Kapitel 6
- EU-GMP Leitfaden Teil 1, Kapitel 2
- EU-GMP Leitfaden Teil 2, Kapitel 3
- Arzneimittel- und Wirkstoffherstellungsverordnung (AMWHV) Abschnitt 2, §4
- FDA 21 CFR 211 Subpart B
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Kundenmeinung zum Schulungsmanagement
„Vor Jahren haben wir den Status von Dokumenten wie Arbeitsanweisungen, Mitarbeiter-Qualifikationsnachweisen und Chargenberichte noch mit einer Access Datenbank bzw. auf Papier nachgehalten. Es war allerdings viel Arbeit, die Dokumente aktuell zu halten und revisionssicher zu verwalten. 2012 sind wir auf die digitale Dokumentenlenkung der Digital Life Sciences umgestiegen, das war ein Quantensprung. Heute können wir Dokumente viel schneller erstellen, finden, bearbeiten und abstimmen. Das spart Arbeitszeit und Kosten.“
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Häufig gestellte Fragen (FAQ’s) zum Training Management
Ist sichergestellt, dass nur berechtigte Nutzer Einblick in die Schulungsübersichten haben?
Im Training Management sind unterschiedliche Rollen definiert. Über diese Rollen ist der Zugriff auf die Qualifikationsdaten begrenzt. Einzelne Mitarbeiter können nur ihre eigene Qualifikation einsehen.
Wie erfolgt die Zuordnung von Dokumenten auf Abteilungen und Mitarbeiter?
Nach Freigabe eines Dokuments erhalten die relevanten Schulungsverantwortlichen eine Aufgabe, das Dokument den Mitarbeiterprofilen zuzuordnen, die auf das Dokument geschult werden müssen. Nach Zuordnung erhalten diese Mitarbeiter eine Schulungsaufgabe.
Welche Schulungsarten werden unterstützt?
Das Dokument kann zur Kenntnisnahme übersandt (informativ) werden oder als Gelesen-Verstanden-Aufgabe mit Bestätigung des Verständnisses durch Eingabe der elektronischen Signatur. Zusätzlich ist die Hinterlegung eines Fragenkatalogs und eine Präsenzschulung möglich.
Lässt sich das Verständnis zu einem Dokument prüfen?
Sie konfigurieren, dass ein Beteiligter am Dokumentenumlauf einen Fragenkatalog zum Dokument erstellt. Es können Multiple-Choice Fragen und Fragen mit Ja/Nein Antwort angelegt werden. Wählen Sie optional aus, wie viele der Fragen nach dem Zufallsprinzip angezeigt werden und wie viele der Mitarbeiter richtig beantworten muss, um seinen Schulungsnachweis zu erhalten.
Wie werden Mitarbeiter geschult, die keinen Zugang zum digitalen QM-System haben?
Sind in einem Profil Mitarbeiter enthalten, die keinen System-Zugang haben (Offline-User) erhält der Schulungsverantwortliche eine Aufgabe, die Schulung als Präsenzschulung zu planen. Die Schulungsunterlagen sind der Aufgabe zum Ausdruck angehangen. Nach erfolgter Schulung werden sie mit Unterschriften zurückgegeben. Über den aufgedruckten Code wird die Schulung im System als absolviert eingetragen und die Mitarbeiter erhalten den Schulungsnachweis eingetragen.
Lassen sich Schulungen periodisch wiederholen?
Wie lässt sich der Schulungsstand überblicken?
Können auch dokumentenunabhängige Schulungen verwaltet werden?
Werden Änderungen am Training Management dokumentiert?
Lassen sich über das Training Management auch E‑Learnings verwalten?
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