Lotus Notes Migration

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Abbildung des Partnerlogos von Lialis B.V.
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Lia­lis wur­de im Jahr 2006 ge­grün­det und hat in den ers­ten 10 Jah­ren sei­nes Be­stehens aus­schließ­lich auf die Ent­wick­lung von IBM Lo­tus No­tes-An­wen­dun­gen kon­zen­triert. Doch durch die Cloud-Um­stel­lung wur­de im Jahr 2016 der Fo­kus auf die Mi­gra­ti­on von IBM No­tes-An­wen­dungs­um­ge­bun­gen auf ver­schie­de­ne Ziel­platt­for­men ver­la­gert. Mit Fach­wis­sen, erst­klas­si­gen Tools und ei­nem en­ga­gier­ten Team hat Lia­lis eine gro­ße An­zahl von Un­ter­neh­men auf der gan­zen Welt bei der Ana­ly­se und Still­le­gung kom­ple­xer Do­mi­no-Platt­for­men un­ter­stützt. Die Ein­stel­lung von Lia­lis ist da­bei im­mer sach­lich und zielorientiert.

Das Un­ter­neh­men ver­fügt über fort­schritt­li­che Fä­hig­kei­ten und Werk­zeu­ge, um die Mi­gra­ti­on al­ler re­le­van­ten Lo­tus No­tes-In­hal­te in SQL zu er­leich­tern. An­schlie­ßend wer­den die Da­ten be­ar­bei­tet und mit Hil­fe des d.3‑Importtools in d.3 im­por­tiert. Dies er­mög­licht es je­dem Un­ter­neh­men, das in der Ver­gan­gen­heit Da­ten in ei­ner ver­al­te­ten Lo­tus No­tes-Um­ge­bung ver­wal­tet hat, auf eine mo­der­ne Do­ku­men­ten­ma­nage­ment­lö­sung um­zu­stei­gen. Durch die­se Mi­gra­ti­on kön­nen Un­ter­neh­men ihre Ge­schäfts­pro­zes­se ver­bes­sern und von den Vor­tei­len mo­der­ner Do­ku­men­ten­ma­nage­ment­lö­sun­gen profitieren.

Schritte zur Migration von Lotus Notes nach d.velop documents (ehem. d.3ecm):

Schritt 1 

Zie­le der Mi­gra­ti­on fest­le­gen – klä­ren, wel­che Sys­te­me und wel­che Da­ten zu mi­grie­ren sind? 

Schritt 2 

Schnitt­stel­len zum ak­tu­el­len Sys­tem ana­ly­sie­ren und klä­ren, ob die­se auch im neu­en Sys­tem be­dient wer­den müssen 

Schritt 3 

Rol­len und Ver­ant­wort­lich­kei­ten im Mi­gra­ti­ons­pro­jekt festlegen 

Schritt 4 

Mi­gra­ti­ons­pro­jekt im Va­li­die­rungs­plan berücksichtigen 

Schritt 5 

Kon­zep­tio­nie­rung der er­for­der­li­che Leis­tun­gen und Zeitplanung 

Schritt 6 

Ri­si­ko­be­wer­tung durch­füh­ren und Roll­back-Stra­te­gie festlegen 

Schritt 7 

Da­ten­be­stän­de müs­sen im al­ten Sys­tem auf Feh­ler ge­prüft und bei Be­darf kor­ri­giert werden. 

Schritt 8 

Da­ten­auf­be­rei­tung durch Pfle­ge feh­len­der Werte 

Schritt 9 

Er­ar­bei­tung ei­ner Ve­ri­fi­zie­rungs­stra­te­gie und Fest­le­gung von Ak­zep­tanz­kri­te­ri­en für die Migration 

Schritt 10 

Fest­le­gen von Trans­for­ma­ti­ons­re­geln für eine Har­mo­ni­sie­rung der Datenbestände 

Schritt 11 

Im­ple­men­tie­rung der Transformationsregeln 

Schritt 12 

Ex­port von Lo­tus No­tes Datenbanken

  • Ver­wen­den Sie die Lia­lis No­tes2S­QL-Soft­ware, um alle For­mu­la­re, Fel­der und Feld­ty­pen zu ex­tra­hie­ren, die in der No­tes-Da­ten­bank ver­wen­det wer­den. Die­se In­for­ma­tio­nen wer­den nach Ex­cel exportiert.
  • Aus die­ser Ex­cel-Da­tei ge­ne­riert Lia­lis Notes2SQL eine SQL-Abfrage.
  • Er­stel­len Sie eine SQL-Da­ten­bank für jede Notes-Datenbank.
  • Füh­ren Sie die SQL-Ab­fra­ge aus Schritt 2 aus, um Ta­bel­len für je­des No­tes-For­mu­lar und Ta­bel­len­spal­ten für je­des No­tes-Feld zu erstellen.
  • Kon­fi­gu­rie­ren Sie für je­des ver­wen­de­te No­tes-For­mu­lar ei­nen Quest NMSP-Mi­gra­ti­ons­job, der alle No­tes-Fel­der den zu­ge­hö­ri­gen SQL-Fel­dern zuordnet.
  • Füh­ren Sie die Quest NMSP-Jobs aus, um alle No­tes-Da­ten in die SQL-Da­ten­bank zu.

Schritt 13 

Im­port der Da­ten in das d.3 System 

  • An­wen­dung der Transformationsregeln
  • Ver­ga­be ei­ner neu­en Dokumentennummer
  • Ver­knüp­fung von An­la­gen und mit­gel­ten­den Unterlagen
  • Tech­ni­sche At­tri­bu­tie­rung und Frei­ga­be der Daten
  • Mi­gra­ti­on der ak­tu­el­len Qua­li­fi­ka­ti­ons­nach­wei­se bei Bedarf

Schritt 14 

Da­ten­ve­ri­fi­zie­rung durch qua­li­ta­ti­ve und quan­ti­ta­ti­ve Prüfung 

Schritt 15 

Ko­or­di­nie­rung und Durch­füh­rung so­wie Do­ku­men­ta­ti­on der Migrationsaktivitäten 

Project with SCHOTT AG
Logo von SCHOTT AG

In Zu­sam­men­ar­beit mit lia­lis wur­de be­reits eine Lo­tus No­tes Mi­gra­ti­on bei der SCHOTT AG durch­ge­führt. Bei die­ser Mi­gra­ti­on wur­den über 17.000 Do­ku­men­te aus sechs un­ab­hän­gi­gen Lo­tus No­tes Da­ten­ban­ken mi­griert und da­bei das Qua­li­täts­ma­nage­ment­sys­tem harmonisiert.

Ein be­son­de­rer Clou der lia­lis war es, sämt­li­che Lo­tus No­tes Do­ku­men­te (Lo­tus No­tes Do­ku­men­te = Con­tai­ner aus Do­ku­men­ten und Me­ta­da­ten) als PDF Do­ku­ment zu spei­chern. Die­se PDF Do­ku­men­te wur­den wäh­rend der Mi­gra­ti­on eben­falls im Do­ku­men­ten­ma­nage­ment­sys­tem ab­ge­legt und ver­linkt. So­mit war eine voll­stän­di­ge Über­nah­me der Da­ten und Do­ku­men­te ge­ge­ben, was Au­di­to­ren be­son­ders hervorhoben.

Zur Er­folgs­ge­schich­te

Schritte, die bei einer Datenmigration mindestens durchgeführt werden müssen:

Eine sorg­fäl­ti­ge Pla­nung ist ent­schei­dend für eine er­folg­rei­che Mi­gra­ti­on von Da­ten. Hier soll­ten Sie Ihre Zie­le, Res­sour­cen, Zeit­rah­men und Ri­si­ken be­rück­sich­ti­gen. Es wäre rat­sam eine In­ven­tur Ih­rer Da­ten durch­füh­ren, um zu be­stim­men, wel­che Da­ten mi­griert wer­den müssen.

Es gibt ver­schie­de­ne Me­tho­den, um Da­ten zu mi­grie­ren, ein­schließ­lich der Ver­wen­dung von Tools von Dritt­an­bie­tern oder der Ent­wick­lung ei­ner maß­ge­schnei­der­ten Lö­sung. Es emp­fiehlt sich, die ver­schie­de­nen Op­tio­nen ab­zu­wä­gen und die Me­tho­de zu wäh­len, die am bes­ten zu Ih­ren An­for­de­run­gen passt.

Be­vor Sie mit der ei­gent­li­chen Mi­gra­ti­on be­gin­nen, soll­ten Sie si­cher­stel­len, dass Ihre Da­ten kor­rekt mi­griert wer­den kön­nen. Wich­tig ist, ein Test­sys­tem zu er­stel­len und Ihre Mi­gra­ti­on in ei­ner Test­um­ge­bung durch­zu­füh­ren, um si­cher­zu­stel­len, dass al­les wie er­war­tet funk­tio­niert.
Nach­dem Sie die Mi­gra­ti­on ge­tes­tet ha­ben, kön­nen Sie mit der ei­gent­li­chen Mi­gra­ti­on be­gin­nen. Da­mit Ihre Da­ten kor­rekt mi­griert wer­den, ist es rat­sam, dass Sie alle er­for­der­li­chen Schrit­te durchführen.

Nach Ab­schluss der Mi­gra­ti­on emp­fiehlt es sich Ihre Da­ten va­li­die­ren, um si­cher­zu­stel­len, dass al­les kor­rekt mi­griert wur­de. Sie soll­ten auch si­cher­stel­len, dass alle Da­ten­in­te­gri­täts­re­geln ein­ge­hal­ten wer­den und dass alle er­for­der­li­chen Si­cher­heits­maß­nah­men im­ple­men­tiert wurden.

Nach der Mi­gra­ti­on ist es wich­tig si­cher­zu­stel­len, dass alle Sys­te­me ord­nungs­ge­mäß funk­tio­nie­ren und dass alle Be­nut­zer auf die mi­grier­ten Da­ten zu­grei­fen kön­nen. Sie soll­ten auch si­cher­stel­len, dass alle er­for­der­li­chen War­tungs­ar­bei­ten durch­ge­führt wer­den, um die In­te­gri­tät Ih­rer Da­ten aufrechtzuerhalten.

Häufig gestellte Fragen (FAQ’s) zur Lotus Notes Migration 

Zur Vor­be­rei­tung der Mi­gra­ti­on soll­ten der Um­fang der Mi­gra­ti­on und die An­for­de­run­gen an die zu mi­grie­ren­den Da­ten und Ak­zep­tanz­kri­te­ri­en ge­nau spe­zi­fi­ziert wer­den, so dass ein Test der Mi­gra­ti­on ge­gen die­se Spe­zi­fi­ka­ti­on durch­ge­führt wer­den kann.

Für die Mi­gra­ti­on und Ve­ri­fi­ka­ti­on der Da­ten muss ein Mi­gra­ti­ons­plan er­stellt wer­den. Es emp­fiehlt sich, ei­nen ri­si­ko­ba­sier­ten An­satz zu ver­fol­gen und eine Über­sicht über die ein­ge­setz­te Soft­ware und die Mi­gra­ti­ons­ak­ti­vi­tä­ten ge­ben. Die Da­ten sind nach der Mi­gra­ti­on quan­ti­ta­tiv und qua­li­ta­tiv zu ve­ri­fi­zie­ren. Eine Stich­pro­ben­prü­fung ist möglich.

Die Durch­füh­rung der Mi­gra­ti­on muss in der Or­ga­ni­sa­ti­on mit al­len Be­tei­lig­ten ab­ge­stimmt und gut kom­mu­ni­ziert sein. Da in der Re­gel Da­ten im Be­trieb noch in Be­ar­bei­tung sind, soll­ten zum Zeit­punkt der Mi­gra­ti­on alle Ar­beits­ab­läu­fe ab­ge­schlos­sen sein. Der Be­trieb muss über die Zeit, an der Da­ten nicht be­ar­bei­tet wer­den kön­nen, in­for­miert sein. Zu­dem ist es rat­sam, für not­wen­di­ge Do­ku­men­te min­des­tens ein le­sen­der Zu­griff ein­ge­rich­tet werden.

Nach Ab­schluss der tech­ni­schen Mi­gra­ti­on er­folgt die quan­ti­ta­ti­ve und qua­li­ta­ti­ve Prü­fung der Da­ten durch die Fach­ver­ant­wort­li­chen. Die Prü­fung der Mi­gra­ti­ons­er­geb­nis­se muss do­ku­men­tiert er­fol­gen und wird über den Mi­gra­ti­ons­be­richt abgeschlossen.

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