SCHOTT AG optimiert QM-Prozesse zur Dokumentenlenkung und verbessert weltweit Arbeitsabläufe mit innovativem elektronischen Qualitätsmanagementsystem d.3 eQMS 

Doch der Teu­fel lag im De­tail. Meh­re­re Busi­ness Units und Cor­po­ra­te Func­tions an ver­schie­de­nen Stand­or­ten welt­weit nutz­ten die be­stehen­de Do­ku­men­ten­ver­wal­tung: Ad­van­ced Op­tics, Home­tech, Light­ing and Ima­ging, For­schung und Ent­wick­lung (R&D), so­wie die Ak­kre­di­tier­ten Prüf­la­bo­re der SCHOTT AG. Der Ha­ken nur: Jede Unit kauf­te die Soft­ware selbst, eta­blier­te eine ei­ge­ne Struk­tur und nutz­te die be­stehen­de Soft­ware auf sei­ne ei­ge­ne Art. Es muss­ten Re­ge­lun­gen ge­fun­den wer­den, die es den Man­dan­ten er­mög­lich­ten ihre je­wei­li­gen Pro­zes­se im Pro­duk­ti­ons­um­feld bzw. den Cor­po­ra­te Func­tions mit der Do­ku­men­ten­len­kung zu un­ter­stüt­zen und die qua­li­täts­re­le­van­ten An­for­de­run­gen welt­weit zu er­fül­len. „Letzt­end­lich kämpf­ten alle Units mit den glei­chen Her­aus­for­de­run­gen bei der Do­ku­men­ten­len­kung. Das woll­ten wir zen­tra­li­sie­ren und har­mo­ni­sie­ren.“, sagt Chris­ti­ne Stru­bel, Lei­te­rin „Ma­nage­ment Sys­tems Qua­li­ty & EHS“.

So­mit war die in­ter­na­tio­na­le Aus­rich­tung und Ver­füg­bar­keit meh­re­rer Spra­chen eben­so ein wich­ti­ges Kri­te­ri­um bei der Aus­wahl ei­nes neu­en Do­ku­men­ten- und Qualitätsmanagement-Systems.

Im Zeit­al­ter der Di­gi­ta­li­sie­rung galt es in Ko­ope­ra­ti­on mit der zen­tra­len IT der SCHOTT AG ein zu­kunfts­träch­ti­ges Pro­dukt zu eta­blie­ren, wel­ches die SCHOTT IT-Po­li­cy un­ter­stützt, aber auch gleich­zei­tig die An­for­de­run­gen der Busi­ness Units und Cor­po­ra­te Func­tions voll­um­fäng­lich er­füllt. Die An­for­de­run­gen kann das Pro­dukt d.3 eQMS der Di­gi­tal Life Sci­en­ces GmbH erfüllen.

Da­her dau­er­te es auch nicht lan­ge, bis sich nach der Pi­lot­pha­se auch die üb­ri­gen Busi­ness­u­nits nach­zo­gen. Über 3000 Mit­ar­bei­ter der SCHOTT-Stand­or­te von Nord­ame­ri­ka bis Ma­lay­sia pro­fi­tie­ren von dls | eQMS. Chris­ti­ne Stru­bel: „Wir ha­ben so vie­le neue Mög­lich­kei­ten durch das dls | eQMS, die es vor­her ein­fach nicht gab.“

Etwa:

• Di­gi­ta­le Work­flows mit Pro­fi­len und Rol­len: Prü­fung und Ge­neh­mi­gung in­ner­halb von Pro­zes­sen. Ein Bei­spiel aus der Do­ku­men­ten­er­stel­lung: Bleibt ein Frei­ga­be­pro­zess ste­hen, weil ei­ner der Mit­ar­bei­ter, die frei­ge­ben könn­ten, in den Ur­laub geht, setzt sich der Pro­zess an ei­nem an­de­ren Kol­le­gen fort, der eben­falls frei­ge­ben darf – wie etwa der Abteilungsleiter.
• Ab­wei­chungs­ma­nage­ment und CAPA: dls | eQMS un­ter­stützt das Pro­to­kol­lie­ren und Kor­ri­gie­ren von Ab­wei­chun­gen und un­ter­stützt ak­tu­ell die Ak­kre­di­tier­ten Prüf­la­bo­ra­to­ri­en der SCHOTT AG zur Er­fül­lung der An­for­de­run­gen nach DIN EN ISO/IEC 17025 bzw. GMP-An­for­de­run­gen. Än­de­rungs­pro­zes­se, auch in­ner­halb des d.3 eQMS wer­den mit Hil­fe des Ch­an­ge Ma­nage­ment do­ku­men­tiert und freigegeben.
• Feh­ler­an­fäl­li­ges Hin- und Her­schi­cken von z. B. Of­fice-Do­ku­men­ten per E‑Mail fällt weg. Das al­lein er­höht schon die Qua­li­tät und be­schleu­nigt Pro­zes­se, denn die SCHOTT-Mit­ar­bei­ter wis­sen dank dls | eQMS, dass die Do­ku­men­te stets ak­tu­ell sind und müs­sen die Ver­si­on auch nicht lan­ge su­chen – z. B. dank der Volltext-Suchfunktion.
• Trai­ning Ma­nage­ment (Trai­ning Ma­nage­ment): SCHOTT kann nun Mit­ar­bei­ter mit jeg­li­chen Do­ku­men­ten just in time schu­len, mit Be­le­gen, di­gi­ta­ler Lern­kon­trol­le und so­gar mit Tests. Liegt eine neue Schu­lungs­un­ter­la­ge vor, be­kom­men die ent­spre­chen­den Mit­ar­bei­ter eine Nach­richt von dls | eQMS mit ei­nem Hin­weis, dass sie die Schu­lung ma­chen oder das ak­tua­li­sier­te Re­gel­werk le­sen müs­sen. Ist das er­folgt, quit­tie­ren die Mit­ar­bei­ter die Schu­lung. Die Qua­li­täts­si­che­rung be­kommt durch dls | eQMS ei­nen Über­blick dar­über, wel­cher Mit­ar­bei­ter wel­chen Stand hat und wel­che Schu­lung in wel­cher Pha­se ist.

„Ge­ra­de das Trai­ning Ma­nage­ment hilft uns schon enorm“, sagt Chris­ti­ne Stru­bel, „das hat­ten wir vor­her gar nicht, das hat­ten wir ma­nu­ell in ei­ner Ex­cel-Da­tei nach­ge­hal­ten. Mit den vie­len Schu­lungs­blät­tern war das ein Rie­sen­auf­wand, jetzt ha­ben wir im Sys­tem dls | eQMS ei­nen sehr schö­nen Über­blick. Auch die Mit­ar­bei­ter neh­men das sehr gut an.“

Stru­bels Fa­zit: „Wir ha­ben das rich­ti­ge Pro­dukt ge­wählt. Un­se­re ho­hen An­sprü­che an die Usa­bi­li­ty wur­den er­füllt, al­lein die Such­funk­ti­on im dls | eQMS ist ex­zel­lent. Das war in un­se­rem vor­he­ri­gen Sys­tem auch nicht schlecht, aber jetzt ist es bes­ser. Nach den Schu­lun­gen und der Ein­ge­wöh­nungs­zeit ist es nun viel kom­for­ta­bler ge­wor­den, alle Do­ku­men­te zu ver­wal­ten.“ Die Kom­bi­na­ti­on der ver­schie­de­nen Mo­du­le im d.3 eQMS er­mög­licht eine Er­wei­te­rung und Aus­bau des Sys­tems und bie­tet auch noch wei­te­re Op­tio­nen für die Zukunft.