Definition des Begriffs („Was ist ein Audit?“)
Ein Audit prüft, ob Anforderungen, Prozesse und Richtlinien vorgeschriebene Standards oder Normen entsprechen. Aufgrund der hohen Bedeutung von Qualität erfolgen Audits dabei oft im Rahmen eines Qualitätsmanagements. Man differenziert hier zwei Typen von Audits innerhalb des statischen und dynamischen Qualitätsmanagements.
Im statischen Qualitätsmanagement gibt es Audits mit Prüfungscharakter, die Nachweise über vertragliche Abmachungen liefern und nur einmalig durchgeführt werden. Im dynamischen Qualitätsmanagement hingegen dienen Audits zur Aufnahme von Entwicklungstrends und geben den Urhebern von Veränderungen Feedback über die Wirkung der eingeführten Maßnahmen.
Ein Audit kann entweder als internes Audit zur Selbstbewertung oder als externes Audit stattfinden. Das externe Audit unterscheidet sich vom internen Audit insofern, als es eine zertifizierte Voraussetzung im Qualitätsmanagement ist und von anerkannten Stellen durchgeführt wird. Anschließend erfolgt beispielsweise eine offizielle Zertifizierung.
Ebenso ist der Audit-Trail im Zusammenhang mit dem Audit zu erwähnen. Ein Audit-Trail ist eine Verfahrensweise, bei der sowohl versuchte als auch ausgeführte Aktionen von Personen während eines Zeitraumes überwacht und elektronisch dokumentiert werden. Darüber hinaus kann der Audit-Trail auch eine zeitliche Abfolge von Aktionen, Vorgängen sowie Systemzuständen darstellen, die durch Spuren wie Buchungen zurückverfolgt werden können.
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Was versteht man unter einem Audit im Qualitätsmanagement?
Ein Audit im Qualitätsmanagement ist eine systematische, unabhängige und dokumentierte Überprüfung, um festzustellen, ob die Tätigkeiten und Ergebnisse in Übereinstimmung mit den geplanten Vereinbarungen stehen. Das Ziel dieses Prozesses besteht darin, die Eignung und Wirksamkeit eines Qualitätsmanagementsystems (QMS) zu bewerten und gegebenenfalls Verbesserungspotenziale zu identifizieren.
Arten von Audits
Interne Audits
Interne Audits dienen hauptsächlich der Selbstbewertung und der kontinuierlichen Verbesserung des Qualitätsmanagementsystems innerhalb eines Unternehmens. Sie werden von internen Mitarbeitern durchgeführt, die speziell für diesen Zweck geschult sind.
Externe Audits
Ein externes Audit wird von unabhängigen, externen Organisationen durchgeführt, um zu bestätigen, dass ein Unternehmen den festgelegten Standards und Zertifikationen entspricht. Externe Audits sind im Qualitätsmanagement oft eine Voraussetzung für die Zertifizierung und werden von anerkannten Stellen vollzogen.
Lieferantenaudit: Ein Lieferantenaudit ist ein spezialisierter Typ des externen Audits, bei dem die Qualität und Konformität der Lieferanten eines Unternehmens bewertet wird. Die Häufigkeit, mit der ein Lieferantenaudit durchgeführt wird, kann variieren, sollte jedoch regelmäßig erfolgen, häufig jährlich oder nach einer Risikoanalyse des Lieferanten.
Selbstbewertung als Synonym im Qualitätsmanagement
Der Begriff „Selbstbewertung“ wird oft synonym für internes Audit verwendet. Er beschreibt den Prozess der internen Audits zur kontinuierlichen Analyse und Verbesserung der Unternehmensprozesse. Diese Art von Audit bietet Unternehmen einen klaren Überblick über ihre eigenen Prozesse und hilft dabei, interne Schwachstellen zu identifizieren und zu beheben.
Zusammenfassung der verschiedenen Arten von Audits
Es gibt mehrere Arten von Audits, die im Bereich des Qualitätsmanagements durchgeführt werden können:
- Systemaudit: Fokus auf das Managementsystem, um sicherzustellen, dass die Systemelemente effektiv implementiert und aufrechterhalten werden.
- Prozessaudit/Verfahrensaudit: Prüfung spezifischer Prozesse zur Sicherstellung, dass sie die festgelegten Anforderungen erfüllen und effektiv umgesetzt werden.
- Complianceaudit: Prüfung der Konformität mit einem Regelwerk.
- Zertifizierungsaudit: Durch unabhängige Auditoren einer akkreditierten Zertifizierungsstelle durchgeführt, um eine formelle Zertifizierung zu erlangen.