Prozessaudit

Definition des Begriffs („Was ist ein Prozessaudit?“)

Ein Pro­zess­au­dit ist ein sys­te­ma­ti­scher An­satz zur Über­prü­fung und Be­wer­tung von Ge­schäfts­pro­zes­sen in ei­nem Un­ter­neh­men. Es zielt dar­auf ab, si­cher­zu­stel­len, dass die­se Pro­zes­se ge­mäß den fest­ge­leg­ten Stan­dards und Richt­li­ni­en durch­ge­führt wer­den. Das Haupt­ziel ei­nes Pro­zess­au­dits be­steht dar­in, Un­re­gel­mä­ßig­kei­ten oder Män­gel in den Ge­schäfts­ab­läu­fen zu iden­ti­fi­zie­ren und Maß­nah­men zur Ver­bes­se­rung vorzuschlagen.

Warum ist ein Prozessaudit wichtig?

  • Qua­li­täts­si­che­rung: Ein Pro­zess­au­dit ist ein we­sent­li­cher Be­stand­teil des Qua­li­täts­ma­nage­ments. Es hilft si­cher­zu­stel­len, dass die Pro­duk­te oder Dienst­leis­tun­gen ei­nes Un­ter­neh­mens den höchs­ten Qua­li­täts­stan­dards ent­spre­chen. Dies ist ent­schei­dend, um die Kun­den­zu­frie­den­heit zu ge­währ­leis­ten und das Ver­trau­en der Kun­den in die Mar­ke aufrechtzuerhalten.

  • Ef­fi­zi­enz­stei­ge­rung: Durch die re­gel­mä­ßi­ge Über­prü­fung und Be­wer­tung von Ge­schäfts­pro­zes­sen kön­nen Un­ter­neh­men In­ef­fi­zi­en­zen und Eng­päs­se iden­ti­fi­zie­ren. Dies er­mög­licht es ih­nen, ihre Ab­läu­fe zu op­ti­mie­ren und die Pro­duk­ti­vi­tät zu steigern.

  • Ri­si­ko­min­de­rung: Pro­zess­au­dits hel­fen Un­ter­neh­men da­bei, Ri­si­ken zu iden­ti­fi­zie­ren und Maß­nah­men zur Ri­si­ko­min­de­rung zu ent­wi­ckeln. Dies ist be­son­ders wich­tig in Bran­chen, in de­nen Si­cher­heit und Com­pli­ance von größ­ter Be­deu­tung sind.

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Un­se­re Di­gi­ta­li­sie­rungs­lö­sun­gen adres­sie­ren in ers­ter Li­nie do­ku­men­ten­ba­sier­te Pro­zes­se der Her­stel­lung, Pro­duk­ti­on und des Qua­li­täts­ma­nage­ments. Die Ba­sis des dls | eQMS bil­det ein ganz­heit­li­ches ECM/DMS-Sys­tem. Das ECM/DMS-Sys­tem kann an Ihr be­stehen­des ERP-Sys­tem (z. B. SAP) an­ge­bun­den wer­den und so­mit na­he­zu sämt­li­che do­ku­men­ten­ba­sier­te Pro­zes­se im Un­ter­neh­men abbilden.

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Schritte bei der Durchführung eines Prozessaudits

  1. Pla­nung: De­fi­nie­ren Sie die Zie­le des Au­dits und er­stel­len Sie ei­nen Prüf­plan. Le­gen Sie die zu über­prü­fen­den Pro­zes­se fest und iden­ti­fi­zie­ren Sie die re­le­van­ten Stakeholder.

  2. Durch­füh­rung: Füh­ren Sie das Au­dit ge­mäß dem Prüf­plan durch. Sam­meln Sie Da­ten, füh­ren Sie In­ter­views durch und über­prü­fen Sie Do­ku­men­te und Aufzeichnungen.

  3. Be­wer­tung: Ana­ly­sie­ren Sie die ge­sam­mel­ten Da­ten und be­wer­ten Sie die Pro­zes­se hin­sicht­lich ih­rer Ef­fi­zi­enz und Ein­hal­tung von Standards.

  4. Be­richt­erstat­tung: Er­stel­len Sie ei­nen Au­dit­be­richt, der die Er­geb­nis­se, Män­gel und Emp­feh­lun­gen zusammenfasst.

  5. Maß­nah­men­plan: Ent­wi­ckeln Sie ge­mein­sam mit den re­le­van­ten Teams ei­nen Maß­nah­men­plan zur Be­he­bung der iden­ti­fi­zier­ten Män­gel und zur kon­ti­nu­ier­li­chen Ver­bes­se­rung der Prozesse.

Die Vorteile von Prozessaudits

  • Qua­li­täts­ver­bes­se­rung: Durch die Iden­ti­fi­zie­rung von Män­geln kön­nen Un­ter­neh­men ihre Pro­zes­se ver­bes­sern und die Qua­li­tät ih­rer Pro­duk­te oder Dienst­leis­tun­gen steigern.

  • Kos­ten­ein­spa­run­gen: Die Op­ti­mie­rung von Ab­läu­fen führt oft zu Kos­ten­ein­spa­run­gen, da Res­sour­cen ef­fi­zi­en­ter ein­ge­setzt werden.

  • Kun­den­zu­frie­den­heit: Qua­li­ta­tiv hoch­wer­ti­ge Pro­duk­te und Dienst­leis­tun­gen füh­ren zu zu­frie­de­nen Kun­den, die wie­der­keh­ren und po­si­ti­ve Mund­pro­pa­gan­da betreiben.

Fazit

Pro­zess­au­dits sind ein un­ver­zicht­ba­res In­stru­ment für Un­ter­neh­men, um Qua­li­täts­si­che­rung, Ef­fi­zi­enz und Ri­si­ko­ma­nage­ment zu ge­währ­leis­ten. Durch die re­gel­mä­ßi­ge Über­prü­fung und Ver­bes­se­rung ih­rer Pro­zes­se kön­nen Un­ter­neh­men wett­be­werbs­fä­hig blei­ben und Kun­den­bin­dun­gen stärken.

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Häufig gestellte Fragen (FAQs)

Was ist der Un­ter­schied zwi­schen ei­nem Pro­zess­au­dit und ei­nem Qua­li­täts­audit?
Ein Pro­zess­au­dit kon­zen­triert sich auf die Über­prü­fung und Ver­bes­se­rung von Ge­schäfts­pro­zes­sen, wäh­rend ein Qua­li­täts­audit die all­ge­mei­ne Qua­li­täts­si­che­rung ei­nes Un­ter­neh­mens bewertet.

Wie oft soll­ten Pro­zess­au­dits durch­ge­führt wer­den?
Die Häu­fig­keit von Pro­zess­au­dits kann je nach Bran­che und Un­ter­neh­mens­be­darf va­ri­ie­ren. In der Re­gel wer­den sie je­doch jähr­lich oder halb­jähr­lich durchgeführt.

Wel­che Rol­le spielt die Di­gi­ta­li­sie­rung bei Pro­zess­au­dits?
Die Di­gi­ta­li­sie­rung hat Pro­zess­au­dits ef­fi­zi­en­ter ge­macht, da Da­ten leich­ter er­fasst und ana­ly­siert wer­den kön­nen. Sie er­mög­licht auch Echt­zeit­über­wa­chung von Prozessen.

Kann ein Pro­zess­au­dit zur Zer­ti­fi­zie­rung nach Qua­li­täts­stan­dards wie ISO 9001 füh­ren?
Ja, ein er­folg­rei­ches Pro­zess­au­dit kann dazu bei­tra­gen, die Zer­ti­fi­zie­rung nach Qua­li­täts­stan­dards zu er­hal­ten oder aufrechtzuerhalten.

Wel­che Un­ter­schie­de gibt es bei ei­nem Pro­zess­au­dit?
Pro­zess­au­dits wer­den nach ei­nem fest­ge­leg­ten Au­dit­plan voll­zo­gen. Sie kön­nen da­bei ent­we­der sys­tem­ori­en­tiert oder pro­jekt­ori­en­tiert ab­sol­viert wer­den. Beim Sys­tem­ori­en­tier­ten Pro­zess­au­dit wer­den nur di­rekt be­rühr­te Pro­zes­se au­di­tiert und nicht der ge­sam­te Fer­ti­gungs­pro­zess. Beim Pro­jekt­ori­en­tier­ten Pro­zess­au­dit hin­ge­gen fin­det das Au­dit zu fi­xier­ten Zeit­span­nen in­ner­halb ei­nes Ent­wick­lungs- und Pla­nungs­pro­zes­ses statt, um De­fi­zi­te un­ver­züg­lich ent­de­cken zu kön­nen.  

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