Definition des Begriffs („Was ist ein Dokumentenmanagementsystem (DMS)?“
Unter einem Dokumentenmanagementsystem (auch DMS System) ist die datenbankgestützte Verwaltung von elektronischen Dokumenten zu verstehen. In der DACH Region wird auch von der Verwaltung und dem Management von digitalisierten, ursprünglich papiergebundenen Dokumenten in elektronischen Systemen gesprochen.
Wozu wird ein Dokumentenmanagementsystem genutzt/gebraucht?
In der heutigen Zeit wird es immer schwieriger, die wachsende Menge an Informationen in einem Unternehmen nachhaltig und transparent zu gestalten. DMS Lösungen, wie die der Digital Life Sciences GmbH, unterstützen Sie dabei schneller und effizienter auf Informationen und Dokumente zuzugreifen, mit diesen zu arbeiten und punktgenau bereitzustellen. Die Lösungen bieten dabei vielseitige Möglichkeiten, von der Erfassung und Speicherung von Informationen und Dokumenten, bis hin zur Recherche und Verteilung.
Einen maßgeblichen Anteil der täglichen Arbeit nehmen Prozesse wie die Verarbeitung papiergebundener Dokumente, Ablage, Katalogisieren, Suchen und Wiederfinden ein. Um Arbeitsabläufe effektiver gestalten und weitere Prozesse signifikant verbessern zu können, ist die digitale Archivierung und ein elektronisches Dokumentenmanagementsystem (eDMS) von großem Vorteil. Professionelles Dokumentenmanagement unterstützt Sie bei der Digitalisierung und Verwaltung.
Entdecken Sie die passende Software für Ihr DMS-System
Unsere Digitalisierungslösungen adressieren in erster Linie dokumentenbasierte Prozesse der Herstellung, Produktion und des Qualitätsmanagements. Die Basis des dls | eQMS bildet ein ganzheitliches ECM/DMS-System. Das ECM/DMS-System kann an Ihr bestehendes ERP-System (z. B. SAP) angebunden werden und somit nahezu sämtliche dokumentenbasierte Prozesse im Unternehmen abbilden.
Vorteile von einem Dokumentenmanagementsystem
Ein Dokumentenmanagementsystem begünstigt den Informationsaustausch sowie die Kommunikation und Zusammenarbeit für ein Unternehmen. Es dient sozusagen als Grundlage. Zudem steigert es die Effizienz und Motivation der Mitarbeiter. Darüber hinaus trägt es ebenfalls zur Kostensenkung auf unterschiedlichsten Ebenen bei.
Weitere Vorteile sind:
- Reduzierung von Papier-, Druck- und Zustellkosten
- Reduzierung von Suchzeiten
- Reduzierung von Zeitaufwand durch optimierte Prozesse
- Reduzierung von Archivräumen
- Berücksichtigung gesetzlicher Vorgaben
- Beschleunigung von Geschäftsprozessen
- Entlastung der Email-Postfächer
- Zentrale Datenspeicherung
- Versionskontrolle und Revisionssicherheit
Welche Funktionen kann eine DMS Lösung übernehmen?
Ein Dokumentenmanagementsystem kann unternehmensweit vielfältig eingesetzt werden.
Es bietet die folgenden Funktionen an:
- Automatisierte Ablage von Ausgangsbelegen
- Automatisierte Weiterverarbeitung von Eingangsdokumenten im ERP-System
- Erfassen und Scannen von Dokumenten und Belegen
- Recherchemöglichkeit
- Revisionssichere Archivierung von Dokumenten und E-Mails
- Vorgangsbezogene Aktenverwaltung
- Workflows
- Zuweisung von Attributen zu Dokumente
Welches Dokumentenmanagementsystem ist das richtige und wie findet die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems statt?
Die gedankliche Entscheidung für ein elektronisches DMS ist der erste Schritt in Richtung digitalisierter Zukunft. Die Einführung einer Dokumentenmanagementlösung stellt jedoch viele Unternehmen vor eine Herausforderung. Daher sollte zu Beginn eine Analyse der vorhandenen Dokument- und Informationsvorgänge stattfinden. Als eines der wichtigsten Entscheidungskriterien bei DMS Anbietern ist der Funktionsumfang der Software (Scannen, Archiv, E-Mail-Archiv, Dokumentenmanagement, Dokumentensuche, Aktenverwaltung, Workflowmanagement), die Benutzerfreundlichkeit sowie die Anpassungsfähigkeit der DMS-Software zu nennen.
Welche Vorbereitungen können Sie bei der Einführung übernehmen?
- Anfertigen eines Lastenheftes für das Dokumentenmanagementsystem
- Festlegen von Arbeitsprozessen, Zugriffsmodellen und Rechteverwaltungen
- Festlegen von Schnittstellen zu anderen Systemen Ihrer IT-Landschaft
- Festlegen der Einführungsstrategie
- Spezifizierung der Migration Ihrer Daten (welche Daten sollen ins neue System übertragen werden?)
Ist die Entscheidung für einen DMS Anbieter und somit für ein Dokumentenmanagementsystem gefallen, wird auf Basis des erstellten Pflichtenheftes die technische Realisierung vorgenommen und die Software wird auf den entsprechenden Servern installiert. Der weitere Ablauf wird durch die Konfiguration und die genaue Anpassung an Ihre Wünsche bestimmt. Nach der Realisierung Ihrer Wünsche wird die Software getestet. Zuletzt wird die Software freigegeben und Ihre Mitarbeiter werden auf das neue Dokumentenmanagementsystem geschult.
