Dokumentenmanagementsystem (DMS)

Definition des Begriffs („Was ist ein Dokumentenmanagementsystem (DMS)?“

Un­ter ei­nem Do­ku­men­ten­ma­nage­ment­sys­tem (auch DMS Sys­tem) ist die da­ten­bank­ge­stütz­te Ver­wal­tung von elek­tro­ni­schen Do­ku­men­ten zu ver­ste­hen. In der DACH Re­gi­on wird auch von der Ver­wal­tung und dem Ma­nage­ment von di­gi­ta­li­sier­ten, ur­sprüng­lich pa­pier­ge­bun­de­nen Do­ku­men­ten in elek­tro­ni­schen Sys­te­men gesprochen.

Wozu wird ein Dokumentenmanagementsystem genutzt/gebraucht? 

In der heu­ti­gen Zeit wird es im­mer schwie­ri­ger, die wach­sen­de Men­ge an In­for­ma­tio­nen in ei­nem Un­ter­neh­men nach­hal­tig und trans­pa­rent zu ge­stal­ten. DMS Lö­sun­gen, wie die der Di­gi­tal Life Sci­en­ces GmbH, un­ter­stüt­zen Sie da­bei schnel­ler und ef­fi­zi­en­ter auf In­for­ma­tio­nen und Do­ku­men­te zu­zu­grei­fen, mit die­sen zu ar­bei­ten und punkt­ge­nau be­reit­zu­stel­len. Die Lö­sun­gen bie­ten da­bei viel­sei­ti­ge Mög­lich­kei­ten, von der Er­fas­sung und Spei­che­rung von In­for­ma­tio­nen und Do­ku­men­ten, bis hin zur Re­cher­che und Verteilung.

Ei­nen maß­geb­li­chen An­teil der täg­li­chen Ar­beit neh­men Pro­zes­se wie die Ver­ar­bei­tung pa­pier­ge­bun­de­ner Do­ku­men­te, Ab­la­ge, Ka­ta­lo­gi­sie­ren, Su­chen und Wie­der­fin­den ein. Um Ar­beits­ab­läu­fe ef­fek­ti­ver ge­stal­ten und wei­te­re Pro­zes­se si­gni­fi­kant ver­bes­sern zu kön­nen, ist die di­gi­ta­le Ar­chi­vie­rung und ein elek­tro­ni­sches Do­ku­men­ten­ma­nage­ment­sys­tem (eDMS) von gro­ßem Vor­teil. Pro­fes­sio­nel­les Do­ku­men­ten­ma­nage­ment un­ter­stützt Sie bei der Di­gi­ta­li­sie­rung und Verwaltung.

Entdecken Sie die passende Software für Ihr DMS-System

Un­se­re Di­gi­ta­li­sie­rungs­lö­sun­gen adres­sie­ren in ers­ter Li­nie do­ku­men­ten­ba­sier­te Pro­zes­se der Her­stel­lung, Pro­duk­ti­on und des Qua­li­täts­ma­nage­ments. Die Ba­sis des dls | eQMS bil­det ein ganz­heit­li­ches ECM/DMS-Sys­tem. Das ECM/DMS-Sys­tem kann an Ihr be­stehen­des ERP-Sys­tem (z. B. SAP) an­ge­bun­den wer­den und so­mit na­he­zu sämt­li­che do­ku­men­ten­ba­sier­te Pro­zes­se im Un­ter­neh­men abbilden.

Live-Einsicht in das GxP-konforme Dokumentenmanagementsystem der Digital Life Sciences

Vorteile von einem Dokumentenmanagementsystem

Ein Do­ku­men­ten­ma­nage­ment­sys­tem be­güns­tigt den In­for­ma­ti­ons­aus­tausch so­wie die Kom­mu­ni­ka­ti­on und Zu­sam­men­ar­beit für ein Un­ter­neh­men. Es dient so­zu­sa­gen als Grund­la­ge. Zu­dem stei­gert es die Ef­fi­zi­enz und Mo­ti­va­ti­on der Mit­ar­bei­ter. Dar­über hin­aus trägt es eben­falls zur Kos­ten­sen­kung auf un­ter­schied­lichs­ten Ebe­nen bei.

Wei­te­re Vor­tei­le sind:

  • Re­du­zie­rung von Papier‑, Druck- und Zustellkosten
  • Re­du­zie­rung von Suchzeiten
  • Re­du­zie­rung von Zeit­auf­wand durch op­ti­mier­te Prozesse
  • Re­du­zie­rung von Archivräumen
  • Be­rück­sich­ti­gung ge­setz­li­cher Vorgaben
  • Be­schleu­ni­gung von Geschäftsprozessen
  • Ent­las­tung der Email-Postfächer
  • Zen­tra­le Datenspeicherung
  • Ver­si­ons­kon­trol­le und Revisionssicherheit

Welche Funktionen kann eine DMS Lösung übernehmen? 

Ein Do­ku­men­ten­ma­nage­ment­sys­tem kann un­ter­neh­mens­weit viel­fäl­tig ein­ge­setzt wer­den.
Es bie­tet die fol­gen­den Funk­tio­nen an:

  • Au­to­ma­ti­sier­te Ab­la­ge von Ausgangsbelegen
  • Au­to­ma­ti­sier­te Wei­ter­ver­ar­bei­tung von Ein­gangs­do­ku­men­ten im ERP-System
  • Er­fas­sen und Scan­nen von Do­ku­men­ten und Belegen
  • Re­cher­che­mög­lich­keit
  • Re­vi­si­ons­si­che­re Ar­chi­vie­rung von Do­ku­men­ten und E‑Mails
  • Vor­gangs­be­zo­ge­ne Aktenverwaltung
  • Work­flows
  • Zu­wei­sung von At­tri­bu­ten zu Dokumente

Welches Dokumentenmanagementsystem ist das richtige und wie findet die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems statt? 

Die ge­dank­li­che Ent­schei­dung für ein elek­tro­ni­sches DMS ist der ers­te Schritt in Rich­tung di­gi­ta­li­sier­ter Zu­kunft. Die Ein­füh­rung ei­ner Do­ku­men­ten­ma­nage­ment­lö­sung stellt je­doch vie­le Un­ter­neh­men vor eine Her­aus­for­de­rung. Da­her soll­te zu Be­ginn eine Ana­ly­se der vor­han­de­nen Do­ku­ment- und In­for­ma­ti­ons­vor­gän­ge statt­fin­den. Als ei­nes der wich­tigs­ten Ent­schei­dungs­kri­te­ri­en bei DMS An­bie­tern ist der Funk­ti­ons­um­fang der Soft­ware (Scan­nen, Ar­chiv, E‑­Mail-Ar­chiv, Do­ku­men­ten­ma­nage­ment, Do­ku­men­ten­su­che, Ak­ten­ver­wal­tung, Work­flow­ma­nage­ment), die Be­nut­zer­freund­lich­keit so­wie die An­pas­sungs­fä­hig­keit der DMS-Soft­ware zu nennen.

Wel­che Vor­be­rei­tun­gen kön­nen Sie bei der Ein­füh­rung übernehmen?

  • An­fer­ti­gen ei­nes Las­ten­hef­tes für das Dokumentenmanagementsystem
  • Fest­le­gen von Ar­beits­pro­zes­sen, Zu­griffs­mo­del­len und Rechteverwaltungen
  • Fest­le­gen von Schnitt­stel­len zu an­de­ren Sys­te­men Ih­rer IT-Landschaft
  • Fest­le­gen der Einführungsstrategie
  • Spe­zi­fi­zie­rung der Mi­gra­ti­on Ih­rer Da­ten (wel­che Da­ten sol­len ins neue Sys­tem über­tra­gen werden?)

Ist die Ent­schei­dung für ei­nen DMS An­bie­ter und so­mit für ein Do­ku­men­ten­ma­nage­ment­sys­tem ge­fal­len, wird auf Ba­sis des er­stell­ten Pflich­ten­hef­tes die tech­ni­sche Rea­li­sie­rung vor­ge­nom­men und die Soft­ware wird auf den ent­spre­chen­den Ser­vern in­stal­liert. Der wei­te­re Ab­lauf wird durch die Kon­fi­gu­ra­ti­on und die ge­naue An­pas­sung an Ihre Wün­sche be­stimmt. Nach der Rea­li­sie­rung Ih­rer Wün­sche wird die Soft­ware ge­tes­tet. Zu­letzt wird die Soft­ware frei­ge­ge­ben und Ihre Mit­ar­bei­ter wer­den auf das neue Do­ku­men­ten­ma­nage­ment­sys­tem geschult.

Starten Sie Ihre digitale Transformation mit unseren leistungsstarken, modularen Softwarelösungen

Jetzt teilen!

Zum Newsletter anmelden

Sie möchten auf dem Laufenden bleiben? Dann Abonnieren Sie unseren Newsletter.

Sie sehen gerade einen Platzhalterinhalt von Brevo. Um auf den eigentlichen Inhalt zuzugreifen, klicken Sie auf die Schaltfläche unten. Bitte beachten Sie, dass dabei Daten an Drittanbieter weitergegeben werden.

Mehr Informationen

Erfahren Sie mehr

GMP

De­fi­ni­ti­on des Be­griffs („Was ist GMP?“) GMP steht für „Good Ma­nu­fac­tu­ring Prac­ti­ce“ bzw. im deut­schen für „Gute Her­stell­pra­xis“. GMP be­inhal­tet so­mit Richt­li­ni­en und Ver­ord­nun­gen, die stets

IQ (Installationsqualifizierung)

De­fi­ni­ti­on des Be­griffs („Was ist die In­stal­la­ti­ons­qua­li­fi­zie­rung?“) Die In­stal­la­ti­ons­qua­li­fi­zie­rung, auch als IQ (In­stal­la­ti­on Qua­li­fi­ca­ti­on) be­kannt, ist ein Pro­zess, bei dem über­prüft wird, ob alle Lösungen,