Dokumentenmanagementsystem (DMS)

Vorteile von einem Dokumentenmanagementsystem

Ein Do­ku­men­ten­ma­nage­ment­sys­tem be­güns­tigt den In­for­ma­ti­ons­aus­tausch so­wie die Kom­mu­ni­ka­ti­on und Zu­sam­men­ar­beit für ein Un­ter­neh­men. Es dient so­zu­sa­gen als Grund­la­ge. Zu­dem stei­gert es die Ef­fi­zi­enz und Mo­ti­va­ti­on der Mit­ar­bei­ter. Dar­über hin­aus trägt es eben­falls zur Kos­ten­sen­kung auf un­ter­schied­lichs­ten Ebe­nen bei.

Wei­te­re Vor­tei­le sind:

• Re­du­zie­rung von Papier‑, Druck- und Zustellkosten
• Re­du­zie­rung von Suchzeiten
• Re­du­zie­rung von Zeit­auf­wand durch op­ti­mier­te Prozesse
• Re­du­zie­rung von Archivräumen
• Be­rück­sich­ti­gung ge­setz­li­cher Vorgaben
• Be­schleu­ni­gung von Geschäftsprozessen
• Ent­las­tung der Email-Postfächer
• Zen­tra­le Datenspeicherung
• Ver­si­ons­kon­trol­le und Revisionssicherheit

Welche Funktionen kann eine DMS Lösung übernehmen? 

Ein Do­ku­men­ten­ma­nage­ment­sys­tem kann un­ter­neh­mens­weit viel­fäl­tig ein­ge­setzt wer­den.
Es bie­tet die fol­gen­den Funk­tio­nen an:

• Au­to­ma­ti­sier­te Ab­la­ge von Ausgangsbelegen
• Au­to­ma­ti­sier­te Wei­ter­ver­ar­bei­tung von Ein­gangs­do­ku­men­ten im ERP-System
• Er­fas­sen und Scan­nen von Do­ku­men­ten und Belegen
• Re­cher­che­mög­lich­keit
• Re­vi­si­ons­si­che­re Ar­chi­vie­rung von Do­ku­men­ten und E‑Mails
• Vor­gangs­be­zo­ge­ne Aktenverwaltung
• Work­flows
• Zu­wei­sung von At­tri­bu­ten zu Dokumente

Welches Dokumentenmanagementsystem ist das richtige und wie findet die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems statt? 

Die ge­dank­li­che Ent­schei­dung für ein elek­tro­ni­sches DMS ist der ers­te Schritt in Rich­tung di­gi­ta­li­sier­ter Zu­kunft. Die Ein­füh­rung ei­ner Do­ku­men­ten­ma­nage­ment­lö­sung stellt je­doch vie­le Un­ter­neh­men vor eine Her­aus­for­de­rung. Da­her soll­te zu Be­ginn eine Ana­ly­se der vor­han­de­nen Do­ku­ment- und In­for­ma­ti­ons­vor­gän­ge statt­fin­den. Als ei­nes der wich­tigs­ten Ent­schei­dungs­kri­te­ri­en bei DMS An­bie­tern ist der Funk­ti­ons­um­fang der Soft­ware (Scan­nen, Ar­chiv, E‑­Mail-Ar­chiv, Do­ku­men­ten­ma­nage­ment, Do­ku­men­ten­su­che, Ak­ten­ver­wal­tung, Work­flow­ma­nage­ment), die Be­nut­zer­freund­lich­keit so­wie die An­pas­sungs­fä­hig­keit der DMS-Soft­ware zu nennen.

Wel­che Vor­be­rei­tun­gen kön­nen Sie bei der Ein­füh­rung übernehmen?

• An­fer­ti­gen ei­nes Las­ten­hef­tes für das Dokumentenmanagementsystem
• Fest­le­gen von Ar­beits­pro­zes­sen, Zu­griffs­mo­del­len und Rechteverwaltungen
• Fest­le­gen von Schnitt­stel­len zu an­de­ren Sys­te­men Ih­rer IT-Landschaft
• Fest­le­gen der Einführungsstrategie
• Spe­zi­fi­zie­rung der Mi­gra­ti­on Ih­rer Da­ten (wel­che Da­ten sol­len ins neue Sys­tem über­tra­gen werden?)

Ist die Ent­schei­dung für ei­nen DMS An­bie­ter und so­mit für ein Do­ku­men­ten­ma­nage­ment­sys­tem ge­fal­len, wird auf Ba­sis des er­stell­ten Pflich­ten­hef­tes die tech­ni­sche Rea­li­sie­rung vor­ge­nom­men und die Soft­ware wird auf den ent­spre­chen­den Ser­vern in­stal­liert. Der wei­te­re Ab­lauf wird durch die Kon­fi­gu­ra­ti­on und die ge­naue An­pas­sung an Ihre Wün­sche be­stimmt. Nach der Rea­li­sie­rung Ih­rer Wün­sche wird die Soft­ware ge­tes­tet. Zu­letzt wird die Soft­ware frei­ge­ge­ben und Ihre Mit­ar­bei­ter wer­den auf das neue Do­ku­men­ten­ma­nage­ment­sys­tem geschult.