Ein eDMS funk­tio­niert nach ei­nem ein­fa­chen, aber wir­kungs­vol­len Prin­zip: Es di­gi­ta­li­siert, or­ga­ni­siert und schützt Do­ku­men­te. Hier eine schritt­wei­se Auf­schlüs­se­lung der Funktionsweise:

1. Scan­nen von Do­ku­men­ten: Der Pro­zess be­ginnt mit dem Scan­nen phy­si­scher Do­ku­men­te in di­gi­ta­le For­ma­te wie PDFs oder Bil­der. Mo­der­ne Scan­tech­no­lo­gie ge­währ­leis­tet eine qua­li­ta­tiv hoch­wer­ti­ge Digitalisierung. 
   
   
2. In­di­zie­rung und Me­ta­da­ten: Je­dem Do­ku­ment wer­den Me­ta­da­ten zu­ge­wie­sen, dar­un­ter Schlüs­sel­wör­ter, Da­tums­an­ga­ben und Au­toren­in­for­ma­tio­nen. Dies er­leich­tert die spä­te­re Su­che und das Wie­der­fin­den von Dokumenten. 
   
   
3. Zen­tra­li­sier­te Spei­che­rung: Alle di­gi­ta­li­sier­ten Do­ku­men­te wer­den in ei­nem zen­tra­len Re­po­si­to­ry ge­spei­chert, das häu­fig in der Cloud oder auf lo­ka­len Ser­vern ge­hos­tet wird. 
   
   
4. Zu­griffs­kon­trol­le: Mit ei­nem eDMS kön­nen Ad­mi­nis­tra­to­ren Be­nut­zer­rol­len und ‑be­rech­ti­gun­gen fest­le­gen und so si­cher­stel­len, dass sen­si­ble In­for­ma­tio­nen nur für be­fug­tes Per­so­nal zu­gäng­lich sind. 
   
   
5. Ab­ru­fen von Do­ku­men­ten: Be­nut­zer kön­nen an­hand von Schlüs­sel­wör­tern oder be­stimm­ten Kri­te­ri­en schnell nach Do­ku­men­ten su­chen und die­se ab­ru­fen. Dies stei­gert die Pro­duk­ti­vi­tät und re­du­ziert den Zeit­auf­wand für ma­nu­el­le Suchvorgänge.