eDMS

Definition des Begriffs („Was ist ein eDMS?“)

Ein elek­tro­ni­sches Do­ku­men­ten­ma­nage­ment­sys­tem, ab­ge­kürzt eDMS, ist eine Soft­ware­lö­sung zum Spei­chern, Or­ga­ni­sie­ren, Ab­ru­fen und Ver­wal­ten elek­tro­ni­scher Do­ku­men­te und Bil­der. Es bie­tet ein zen­tra­les Re­po­si­to­ry für Do­ku­men­te, das au­to­ri­sier­ten Be­nut­zern ei­nen ein­fa­chen Zu­gang zu ih­nen er­mög­licht und gleich­zei­tig Si­cher­heit und Com­pli­ance gewährleistet.

Die Entwicklung der Dokumentenverwaltung

Be­vor wir uns mit den Be­son­der­hei­ten von eDMS be­fas­sen, soll­ten wir uns ei­nen Mo­ment Zeit neh­men, um die Ent­wick­lung der Do­ku­men­ten­ver­wal­tung zu verstehen.

  • Tra­di­tio­nel­le pa­pier­ge­stütz­te Sys­te­me: In der Ver­gan­gen­heit ver­lie­ßen sich Un­ter­neh­men stark auf phy­si­sche Do­ku­men­te, Ak­ten­schrän­ke und Ar­chi­ve. Die­se Me­tho­de war nicht nur um­ständ­lich, son­dern auch an­fäl­lig für Feh­ler, Fehl­plat­zie­run­gen und Beschädigungen.

  • Die di­gi­ta­le Trans­for­ma­ti­on: Mit dem Auf­kom­men von Com­pu­tern und dem In­ter­net be­gann sich die Do­ku­men­ten­ver­wal­tung auf di­gi­ta­le For­ma­te zu ver­la­gern. Die ers­ten di­gi­ta­len Sys­te­me wa­ren je­doch noch nicht so aus­ge­reift und si­cher, wie wir es heu­te sind.

Wie funktioniert ein eDMS?

Ein eDMS funk­tio­niert nach ei­nem ein­fa­chen, aber wir­kungs­vol­len Prin­zip: Es di­gi­ta­li­siert, or­ga­ni­siert und schützt Do­ku­men­te. Hier eine schritt­wei­se Auf­schlüs­se­lung der Funktionsweise:

  1. Scan­nen von Do­ku­men­ten: Der Pro­zess be­ginnt mit dem Scan­nen phy­si­scher Do­ku­men­te in di­gi­ta­le For­ma­te wie PDFs oder Bil­der. Mo­der­ne Scan­tech­no­lo­gie ge­währ­leis­tet eine qua­li­ta­tiv hoch­wer­ti­ge Digitalisierung. 

  2. In­di­zie­rung und Me­ta­da­ten: Je­dem Do­ku­ment wer­den Me­ta­da­ten zu­ge­wie­sen, dar­un­ter Schlüs­sel­wör­ter, Da­tums­an­ga­ben und Au­toren­in­for­ma­tio­nen. Dies er­leich­tert die spä­te­re Su­che und das Wie­der­fin­den von Dokumenten. 

  3. Zen­tra­li­sier­te Spei­che­rung: Alle di­gi­ta­li­sier­ten Do­ku­men­te wer­den in ei­nem zen­tra­len Re­po­si­to­ry ge­spei­chert, das häu­fig in der Cloud oder auf lo­ka­len Ser­vern ge­hos­tet wird. 

  4. Zu­griffs­kon­trol­le: Mit ei­nem eDMS kön­nen Ad­mi­nis­tra­to­ren Be­nut­zer­rol­len und ‑be­rech­ti­gun­gen fest­le­gen und so si­cher­stel­len, dass sen­si­ble In­for­ma­tio­nen nur für be­fug­tes Per­so­nal zu­gäng­lich sind. 

  5. Ab­ru­fen von Do­ku­men­ten: Be­nut­zer kön­nen an­hand von Schlüs­sel­wör­tern oder be­stimm­ten Kri­te­ri­en schnell nach Do­ku­men­ten su­chen und die­se ab­ru­fen. Dies stei­gert die Pro­duk­ti­vi­tät und re­du­ziert den Zeit­auf­wand für ma­nu­el­le Suchvorgänge.

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Un­se­re Di­gi­ta­li­sie­rungs­lö­sun­gen adres­sie­ren in ers­ter Li­nie do­ku­men­ten­ba­sier­te Pro­zes­se der Her­stel­lung, Pro­duk­ti­on und des Qua­li­täts­ma­nage­ments. Die Ba­sis des dls | eQMS bil­det ein ganz­heit­li­ches ECM/DMS-Sys­tem. Das ECM/DMS-Sys­tem kann an Ihr be­stehen­des ERP-Sys­tem (z. B. SAP) an­ge­bun­den wer­den und so­mit na­he­zu sämt­li­che do­ku­men­ten­ba­sier­te Pro­zes­se im Un­ter­neh­men abbilden.

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Was sind die Vorteile eines eDMS?

Die Ein­füh­rung ei­nes eDMS bie­tet den Un­ter­neh­men eine Viel­zahl von Vorteilen:

  1. Ge­stei­ger­te Ef­fi­zi­enz: Ein eDMS ra­tio­na­li­siert das Auf­fin­den von Do­ku­men­ten und re­du­ziert den Be­darf an phy­si­scher Spei­che­rung, was Zeit und Res­sour­cen spart. 

  2. Ver­bes­ser­te Zu­sam­men­ar­beit: Teams kön­nen in Echt­zeit an Do­ku­men­ten zu­sam­men­ar­bei­ten, auch wenn sie an ent­fern­ten Stand­or­ten ar­bei­ten, und so die Kom­mu­ni­ka­ti­on verbessern. 

  3. Er­höh­te Si­cher­heit: Die Do­ku­men­te sind durch Ver­schlüs­se­lung, Zu­griffs­kon­trol­len und Prüf­pro­to­kol­le ge­schützt, wo­durch das Ri­si­ko von Da­ten­schutz­ver­let­zun­gen ver­rin­gert wird. 

  4. Ein­hal­tung von Vor­schrif­ten: eDMS-Sys­te­me ver­fü­gen häu­fig über Com­pli­ance-Funk­tio­nen, die Un­ter­neh­men bei der Ein­hal­tung von Bran­chen­vor­schrif­ten und ‑stan­dards unterstützen.

Die Zukunft des Dokumentenmanagements

Im Zuge des tech­no­lo­gi­schen Fort­schritts wird ein eDMS eine noch be­deu­ten­de­re Rol­le im Do­ku­men­ten­ma­nage­ment spie­len. Künst­li­che In­tel­li­genz (KI) und ma­schi­nel­les Ler­nen (ML) wer­den in­te­griert, um die Klas­si­fi­zie­rung von Do­ku­men­ten zu au­to­ma­ti­sie­ren und die Such­funk­tio­nen wei­ter zu verbessern.

Fazit

Ein eDMS hat die Art und Wei­se, wie Un­ter­neh­men ihre Do­ku­men­te ver­wal­ten, ver­än­dert. Es hat eine Ära der Ef­fi­zi­enz, Zu­sam­men­ar­beit und Si­cher­heit ein­ge­läu­tet. Da die Un­ter­neh­men die di­gi­ta­le Trans­for­ma­ti­on wei­ter vor­an­trei­ben, wird ein eDMS zwei­fels­oh­ne ein Eck­pfei­ler des mo­der­nen Do­ku­men­ten­ma­nage­ments bleiben.

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Häufig gestellte Fragen (FAQs)

Ist ein eDMS für klei­ne Un­ter­neh­men ge­eig­net?
Auf je­den Fall! Ein eDMS kann Un­ter­neh­men je­der Grö­ße zu­gu­te kom­men, in­dem es die Or­ga­ni­sa­ti­on und den Zu­griff auf Do­ku­men­te verbessert.

Sind eDMS-Sys­te­me si­cher vor Cy­ber-Be­dro­hun­gen?
Die meis­ten eDMS-Sys­te­me ver­fü­gen über ro­bus­te Si­cher­heits­funk­tio­nen, ein­schließ­lich Ver­schlüs­se­lung und Zu­griffs­kon­trol­le, um Do­ku­men­te vor Cy­ber-Be­dro­hun­gen zu schützen.

Kön­nen eDMS-Sys­te­me mit an­de­rer Soft­ware in­te­griert wer­den?
Ja, eDMS-Sys­te­me kön­nen häu­fig mit an­de­rer Un­ter­neh­mens­soft­ware wie CRM- und ERP-Sys­te­men in­te­griert wer­den, um eine naht­lo­se Da­ten­ver­wal­tung zu ermöglichen.

Wie hoch sind die Kos­ten für die Im­ple­men­tie­rung ei­nes eDMS-Sys­tems?
Die Kos­ten va­ri­ie­ren je nach Grö­ße des Un­ter­neh­mens und sei­nen spe­zi­fi­schen An­for­de­run­gen. Am bes­ten ho­len Sie An­ge­bo­te von eDMS-An­bie­tern ein, um ge­naue Prei­se zu erfahren.

Wie lan­ge dau­ert die Ein­füh­rung von eDMS?
Der Zeit­rah­men für die Im­ple­men­tie­rung kann va­ri­ie­ren, liegt aber in der Re­gel zwi­schen ei­ni­gen Wo­chen und ei­ni­gen Mo­na­ten, je nach Kom­ple­xi­tät des Projekts.

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