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Dokumentenmanagement

Definition des Begriffs („Was ist Dokumentenmanagement?“)

Das Do­ku­men­ten­ma­nage­ment be­zieht sich auf den Pro­zess der Er­stel­lung, Or­ga­ni­sa­ti­on, Spei­che­rung und Ver­wal­tung von Do­ku­men­ten in di­gi­ta­ler oder phy­si­scher Form. Es um­fasst al­les, von der Er­stel­lung neu­er Do­ku­men­te bis zur Ar­chi­vie­rung und ge­ziel­ten Su­che nach vor­han­de­nen Unterlagen.

Warum ist Dokumentenmanagement wichtig?

Ef­fi­zi­en­tes Do­ku­men­ten­ma­nage­ment bie­tet zahl­rei­che Vor­tei­le für Un­ter­neh­men, darunter:

  • Or­ga­ni­sa­ti­on: Struk­tu­rier­te Ab­la­ge von Do­ku­men­ten er­leich­tert den Zugriff.
  • Zeit­er­spar­nis: Schnel­le Su­che nach be­nö­tig­ten Informationen.
  • Si­cher­heit: Schutz vor Ver­lust oder Dieb­stahl von Dokumenten.
  • Com­pli­ance: Er­fül­lung ge­setz­li­cher Vorschriften.

Die Evolution des Dokumentenmanagements

Do­ku­men­ten­ma­nage­ment hat eine lan­ge Ge­schich­te. Frü­her wur­den Do­ku­men­te ma­nu­ell ar­chi­viert und ver­wal­tet. Heut­zu­ta­ge er­folgt dies di­gi­tal mit­hil­fe von Dokumentenmanagement-Software.

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Un­se­re Di­gi­ta­li­sie­rungs­lö­sun­gen adres­sie­ren in ers­ter Li­nie do­ku­men­ten­ba­sier­te Pro­zes­se der Her­stel­lung, Pro­duk­ti­on und des Qua­li­täts­ma­nage­ments. Die Ba­sis des dls | eQMS bil­det ein ganz­heit­li­ches ECM/DMS-Sys­tem. Das ECM/DMS-Sys­tem kann an Ihr be­stehen­des ERP-Sys­tem (z. B. SAP) an­ge­bun­den wer­den und so­mit na­he­zu sämt­li­che do­ku­men­ten­ba­sier­te Pro­zes­se im Un­ter­neh­men abbilden.

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Welche Arten von Dokumentenmanagement-Systemen gibt es?

Es gibt ver­schie­de­ne Ar­ten von Dokumentenmanagement-Systemen:

  • On-Pre­mi­ses Do­ku­men­ten­ma­nage­ment: Hier­bei han­delt es sich um Sys­te­me, die lo­kal auf den Un­ter­neh­mens­ser­vern in­stal­liert sind. Sie bie­ten ma­xi­ma­le Kon­trol­le über die Da­ten, er­for­dern je­doch er­heb­li­che In­ves­ti­tio­nen in Hard­ware und Wartung.

  • Cloud-ba­sier­tes Do­ku­men­ten­ma­nage­ment: Cloud-Sys­te­me er­mög­li­chen den Zu­griff von über­all auf die Do­ku­men­te und er­for­dern kei­ne teu­re Hard­ware. Sie sind be­son­ders fle­xi­bel und skalierbar.

  • Open-Source Do­ku­men­ten­ma­nage­ment: Open-Source-Sys­te­me bie­ten an­pass­ba­re Lö­sun­gen und sind oft kos­ten­güns­ti­ger. Sie er­for­dern je­doch tech­ni­sches Know-how für die Ein­rich­tung und Wartung.

Best Practices im Dokumentenmanagement

Ef­fi­zi­en­tes Do­ku­men­ten­ma­nage­ment er­for­dert be­währ­te Praktiken:

  • Kla­re Be­nen­nungs­kon­ven­tio­nen: Ge­ben Sie Do­ku­men­ten kla­re, ein­deu­ti­ge Na­men und Ka­te­go­rien, um die Auf­find­bar­keit zu erleichtern.

  • Zu­griffs­kon­trol­le: Be­schrän­ken Sie den Zu­griff auf Do­ku­men­te auf au­to­ri­sier­te Per­so­nen, um die Si­cher­heit zu gewährleisten.

  • Ver­sio­nie­rung: Ver­fol­gen Sie Än­de­run­gen an Do­ku­men­ten, um den Über­blick über die His­to­rie zu behalten.

Zukunft des Dokumentenmanagements

Die Zu­kunft des Do­ku­men­ten­ma­nage­ments wird von im­mer in­tel­li­gen­te­ren Tech­no­lo­gien ge­prägt sein. KI wird eine noch grö­ße­re Rol­le bei der Au­to­ma­ti­sie­rung von Auf­ga­ben spie­len, und die Si­cher­heit wird wei­ter­hin ver­bes­sert werden.

Fazit

Do­ku­men­ten­ma­nage­ment ist ein we­sent­li­cher Be­stand­teil ei­nes je­den Un­ter­neh­mens. Ef­fi­zi­en­tes Do­ku­men­ten­ma­nage­ment er­mög­licht nicht nur eine bes­se­re Or­ga­ni­sa­ti­on, son­dern auch Zeit­er­spar­nis und Sicherheit.

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Häufig gestellte Fragen (FAQs)

Wel­che Art von Do­ku­men­ten soll­te ich ar­chi­vie­ren?
Die Art der zu ar­chi­vie­ren­den Do­ku­men­te hängt von den An­for­de­run­gen Ih­res Un­ter­neh­mens und den gel­ten­den Ge­set­zen ab. Im All­ge­mei­nen soll­ten Sie je­doch wich­ti­ge Ver­trä­ge, Fi­nanz­un­ter­la­gen und ge­schäfts­kri­ti­sche Do­ku­men­te archivieren.

Wel­che Vor­tei­le bie­tet die Ver­wen­dung von Cloud-ba­sier­tem Do­ku­men­ten­ma­nage­ment?
Cloud-ba­sier­tes Do­ku­men­ten­ma­nage­ment bie­tet Fle­xi­bi­li­tät, Ska­lier­bar­keit und den Zu­griff von über­all. Es eli­mi­niert auch die Not­wen­dig­keit teu­rer Hardware.

Wie kann Künst­li­che In­tel­li­genz (KI) im Do­ku­men­ten­ma­nage­ment hel­fen?
KI kann Do­ku­men­te au­to­ma­tisch klas­si­fi­zie­ren, re­le­van­te In­for­ma­tio­nen ex­tra­hie­ren und Pro­zes­se au­to­ma­ti­sie­ren, was die Ef­fi­zi­enz steigert.

Was sind die Kos­ten für die Im­ple­men­tie­rung ei­nes Do­ku­men­ten­ma­nage­ment-Sys­tems?
Die Kos­ten va­ri­ie­ren je nach Art des Sys­tems und den An­for­de­run­gen Ih­res Un­ter­neh­mens. Cloud-ba­sier­te Lö­sun­gen sind oft kos­ten­güns­ti­ger als On-Premises-Systeme.

Ist Do­ku­men­ten­ma­nage­ment auch für klei­ne Un­ter­neh­men wich­tig?
Ja, Do­ku­men­ten­ma­nage­ment ist auch für klei­ne Un­ter­neh­men wich­tig. Es hilft, Do­ku­men­te zu or­ga­ni­sie­ren und den Zu­griff auf In­for­ma­tio­nen zu er­leich­tern, was die Ef­fi­zi­enz steigert.

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