Standard Operating Procedure (SOP)

Definition des Begriffs („Was ist ein SOP?“) 

Stan­dard­ar­beits­an­wei­sun­gen (Stan­dard Ope­ra­ting Pro­ce­du­re, SOP) sind schrift­li­che Do­ku­men­te, die de­tail­lier­te An­wei­sun­gen für be­stimm­te Ar­beits­pro­zes­se in ei­nem Un­ter­neh­men oder ei­ner Or­ga­ni­sa­ti­on bie­ten. Die­se An­wei­sun­gen sind so for­mu­liert, dass sie den Mit­ar­bei­tern hel­fen, Auf­ga­ben auf eine ein­heit­li­che und ef­fi­zi­en­te Wei­se aus­zu­füh­ren. SOPs sind in ver­schie­de­nen Bran­chen weit ver­brei­tet, ein­schließ­lich Fer­ti­gung, Ge­sund­heits­we­sen, IT und vie­len anderen.

Die Bedeutung von SOPs

SOPs spie­len eine ent­schei­den­de Rol­le bei der Si­cher­stel­lung ei­ner rei­bungs­lo­sen Ar­beits­wei­se in ei­nem Un­ter­neh­men. Hier sind ei­ni­ge wich­ti­ge Grün­de, war­um sie von gro­ßer Be­deu­tung sind:

  • Kon­sis­tenz und Qua­li­täts­si­che­rung: Durch die Ver­wen­dung von SOPs wird si­cher­ge­stellt, dass alle Mit­ar­bei­ter die glei­chen Stan­dards und Ver­fah­ren be­fol­gen. Dies führt zu ei­ner kon­sis­ten­ten Qua­li­tät bei den er­brach­ten Dienst­leis­tun­gen oder Produkten. 

  • Ef­fi­zi­enz­stei­ge­rung: SOPs de­fi­nie­ren kla­re Schrit­te und Ver­ant­wort­lich­kei­ten, was die Ar­beits­pro­zes­se ef­fi­zi­en­ter macht. Mit­ar­bei­ter wis­sen ge­nau, was von ih­nen er­war­tet wird, was zu Zeit- und Res­sour­cen­ein­spa­run­gen führt. 

  • Schu­lung und Ein­ar­bei­tung: SOPs kön­nen wert­vol­le Schu­lungs­tools für neue Mit­ar­bei­ter sein. Sie er­mög­li­chen eine schnel­le­re Ein­ar­bei­tung und mi­ni­mie­ren das Ri­si­ko von Fehlern. 

  • Com­pli­ance und Si­cher­heit: In ei­ni­gen Bran­chen sind SOPs ge­setz­lich vor­ge­schrie­ben, um die Ein­hal­tung von Vor­schrif­ten und Si­cher­heits­stan­dards sicherzustellen. 

Wie erstellt man effektive SOPs?

Die Er­stel­lung ef­fek­ti­ver SOPs er­for­dert Sorg­falt und Prä­zi­si­on. Hier ist ein Schritt-für-Schritt-Leit­fa­den, um qua­li­ta­tiv hoch­wer­ti­ge SOPs zu erstellen:

  • Schritt 1: Iden­ti­fi­zie­ren Sie den Pro­zess
    Wäh­len Sie den Ar­beits­pro­zess aus, für den Sie eine SOP er­stel­len möch­ten. De­fi­nie­ren Sie klar, was die­ser Pro­zess umfasst.

  • Schritt 2: Sam­meln Sie In­for­ma­tio­nen
    Spre­chen Sie mit den Mit­ar­bei­tern, die den Pro­zess be­reits ken­nen, um alle re­le­van­ten In­for­ma­tio­nen zu sam­meln. No­tie­ren Sie alle Schrit­te und Details.

  • Schritt 3: For­mu­lie­ren Sie kla­re An­wei­sun­gen
    Schrei­ben Sie die An­wei­sun­gen in ein­fa­cher, ver­ständ­li­cher Spra­che. Ver­mei­den Sie Fach­jar­gon und kom­pli­zier­te Sätze.

  • Schritt 4: Vi­sua­li­sie­ren Sie den Pro­zess
    Ver­wen­den Sie Dia­gram­me, Fluss­dia­gram­me oder Gra­fi­ken, um den Pro­zess vi­su­ell dar­zu­stel­len. Dies er­leich­tert das Verständnis.

  • Schritt 5: Schu­lung der Mit­ar­bei­ter
    Stel­len Sie si­cher, dass alle be­trof­fe­nen Mit­ar­bei­ter die SOPs gründ­lich ver­ste­hen. Dies er­for­dert Schu­lun­gen und Schu­lungs­ma­te­ria­li­en, um si­cher­zu­stel­len, dass alle auf dem glei­chen Stand sind.

  • Schritt 6: Tes­ten, über­wa­chen und ak­tua­li­sie­ren Sie die SOP
    Las­sen Sie aus­ge­wähl­te Mit­ar­bei­ter den Pro­zess an­hand der SOP durch­füh­ren und neh­men Sie Feed­back ent­ge­gen. SOPs soll­ten nicht in Stein ge­mei­ßelt sein. Es ist wich­tig, sie re­gel­mä­ßig zu über­prü­fen und bei Be­darf zu ak­tua­li­sie­ren, um si­cher­zu­stel­len, dass sie den sich än­dern­den An­for­de­run­gen und Best Prac­ti­ces entsprechen.

Eine SOP wird in ei­nem Hand­buch nie­der­ge­schrie­ben. Sie be­inhal­tet eine un­ver­wech­sel­ba­re Kenn­zeich­nung, eine Ver­si­ons­num­mer, ein Gül­tig­keits­da­tum oder –zeit­raum und die Na­men und Un­ter­schrif­ten des Er­stel­lers, Prü­fers, Ge­neh­mi­gers und des Frei­ge­bers. Durch die­se An­ga­ben wird die lü­cken­lo­se Rück­ver­folg­bar­keit ei­nes Do­ku­men­tes si­cher­ge­stellt. Des Wei­te­ren ist fest­zu­hal­ten, dass die Mit­ar­bei­ter im Un­ter­neh­men über die In­hal­te der SOPs in Kennt­nis ge­setzt wur­den und bei ei­ner Mo­di­fi­zie­rung der SOPs ent­spre­chend da­hin­ge­hend in­for­miert werden.

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SOPs in der Praxis

Ein gu­tes Bei­spiel für die An­wen­dung von SOPs ist ein me­di­zi­ni­sches La­bor. Hier sind SOPs un­er­läss­lich, um si­cher­zu­stel­len, dass Tests kor­rekt durch­ge­führt wer­den. Je­der Schritt, vom Pro­ben­ma­nage­ment bis zur Ana­ly­se, ist ge­nau fest­ge­legt, um Ge­nau­ig­keit und Si­cher­heit zu gewährleisten.

In welchen Bereichen/Branchen wird es benötigt? 

Ins­be­son­de­re in­ner­halb der phar­ma­zeu­ti­schen In­dus­trie die­nen SOPs der be­hörd­li­chen Zu­las­sung. Da­bei geht es spe­zi­ell um die Zu­las­sung von Pro­duk­ten und Dienst­leis­tun­gen. Da es sich um eine be­hörd­li­che Zu­las­sung han­delt, fin­det die in­halt­li­che Prü­fung eben­falls durch die Be­hör­de statt. Es wird un­ter­sucht, ob Ver­stö­ße ge­gen ent­spre­chen­de Ab­läu­fe be­stehen. Soll­te dies der Fall sein, kann dies ei­ni­ge Kon­se­quen­zen bis hin zur Un­ter­sa­gung der je­wei­li­gen Ver­mark­tung von Pro­duk­ten oder Dienst­leis­tun­gen mit sich bringen.

Welche Vorteile bringen SOP’s?

Stan­dard Ope­ra­ting Pro­ce­du­res sind durch die be­hörd­li­chen Sank­ti­ons­dro­hun­gen stär­ker als gän­gi­ge Ar­beits­an­wei­sun­gen, die bspw. das Vor­ge­hen in­ner­halb ei­ner Or­ga­ni­sa­ti­on be­schrei­ben. Wei­te­re Vor­tei­le elek­tro­nisch ge­führ­ter SOP’s (mög­lich durch das Mo­dul Do­ku­men­ten­len­kung) sind:

  • Prüf- und Frei­ga­be­pro­zes­se über Work­flows steuerbar
  • Um­fäng­li­che Do­ku­men­ten­ver­wal­tung inkl. Versionierung
  • Be­rück­sich­ti­gung sämt­li­cher Anforderungen/Regularien
  • Elek­tro­ni­sche Ver­wal­tung von Vor­ga­be­do­ku­men­ten (z.B. Ar­beits-/Ver­fah­rens­an­wei­sun­gen, Prüf­vor­schrif­ten, Hy­gie­ne­plä­ne, Be­triebs­an­wei­sun­gen), Form­blät­ter, Ver­trä­ge und an­de­re Dokumenttypen
  • Mi­ni­mie­rung der Pro­zess­lauf­zei­ten für die Er­stel­lung, Über­ar­bei­tung, Frei­ga­be und Ver­tei­lung von Vorgabedokumenten
  • Ein­fa­che Ver­tei­lung der Do­ku­men­te und Nut­zung des Unterschriftenumlaufes
  • Re­du­zie­rung von über­flüs­si­gen Aus­dru­cken und Papier

Fazit

Stan­dard­ar­beits­an­wei­sun­gen (SOP) sind ein mäch­ti­ges Werk­zeug zur Op­ti­mie­rung von Ar­beits­pro­zes­sen. Sie er­hö­hen die Ef­fi­zi­enz, Qua­li­tät und Si­cher­heit in Un­ter­neh­men und Or­ga­ni­sa­tio­nen. Die Er­stel­lung und Pfle­ge von SOPs er­for­dert Zeit und En­ga­ge­ment, zahlt sich je­doch in Form von rei­bungs­lo­sen Ab­läu­fen und zu­frie­de­nen Kun­den aus.

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Häufig gestellte Fragen (FAQs)

War­um sind SOPs in Un­ter­neh­men wich­tig?
SOPs sind wich­tig, um kon­sis­ten­te Qua­li­tät, Ef­fi­zi­enz und Si­cher­heit in Un­ter­neh­men zu gewährleisten.

Kann ich SOPs für je­des Ge­schäfts­feld er­stel­len?
Ja, SOPs kön­nen in na­he­zu je­der Bran­che und für ver­schie­dens­te Pro­zes­se er­stellt werden.

Wie oft soll­te ich mei­ne SOPs ak­tua­li­sie­ren?
SOPs soll­ten re­gel­mä­ßig über­prüft und bei Be­darf ak­tua­li­siert wer­den, um si­cher­zu­stel­len, dass sie den ak­tu­el­len An­for­de­run­gen entsprechen.

Gibt es Soft­ware, die bei der Er­stel­lung von SOPs hilf­reich ist?
Ja, es gibt spe­zi­el­le Soft­ware­an­wen­dun­gen, die die Er­stel­lung und Ver­wal­tung von SOPs er­leich­tern. Eine emp­foh­le­ne Soft­ware ist die Do­ku­men­ten­len­kung der Di­gi­tal Life Sciences.

Wo kann ich wei­te­re Res­sour­cen zur Er­stel­lung von SOPs fin­den?
Sie kön­nen Bü­cher, On­line-Kur­se und Fach­zeit­schrif­ten nut­zen, um mehr über die Er­stel­lung von SOPs zu erfahren.

Praxisbeispiel für SOP-Management im Unternehmen:

Un­ser Fir­men­bei­spiel ist die Mus­ter­mann GmbH. Das letz­te in­ter­ne Au­dit in der Pro­duk­ti­ons­ab­tei­lung führ­te zu not­wen­di­gen Än­de­run­gen und Ver­bes­se­run­gen im War­tungs­pro­zess. In die­sem Fall ist Er­win Er­stel­ler für die­sen Pro­zess ver­ant­wort­lich. Die Do­ku­men­ten­len­kung des Un­ter­neh­mens legt ge­nau fest, wel­che Schrit­te das Do­ku­ment durch­lau­fen muss, be­vor die neue Ver­si­on ver­öf­fent­licht wird. Die Be­schrei­bung des Pfle­ge­pro­zes­ses ist als 4‑­s­tüf­gies-Do­ku­ment de­fi­niert und durch­läuft da­her die fol­gen­den Arbeitsschritte:

1. Erstellen/Überarbeiten     2. Prü­fen     3. Ge­neh­mi­gen     4. Frei­ge­ben     5. Schu­len     6. In­kraft­set­zen

(Kli­cken Sie nach­fol­gend auf die Pro­zess­schrit­te, um wei­te­re In­for­ma­tio­nen zu erhalten)

Dokumentenumlauf dls | eQMS sop management
SOP-Ma­nage­ment Beispiel

Un­ser Fir­men­bei­spiel ist die Mus­ter­mann GmbH. Das letz­te in­ter­ne Au­dit in der Pro­duk­ti­ons­ab­tei­lung führ­te zu not­wen­di­gen Än­de­run­gen und Ver­bes­se­run­gen im War­tungs­pro­zess. In die­sem Fall ist Er­win Er­stel­ler für die­sen Pro­zess ver­ant­wort­lich. Das Do­ku­men­ten­kon­troll­sys­tem des Un­ter­neh­mens legt ge­nau fest, wel­che Schrit­te das Do­ku­ment durch­lau­fen muss, be­vor die neue Ver­si­on ver­öf­fent­licht wird. Die Be­schrei­bung des Pfle­ge­pro­zes­ses ist als 4‑­s­tüf­gies-Do­ku­ment de­fi­niert und durch­läuft da­her die fol­gen­den Arbeitsschritte:

  1. Erstellen/Überarbeiten
  2. Prü­fen
  3. Ge­neh­mi­gen
  4. Frei­ge­ben
  5. Schu­len
  6. In­kraft­set­zen
1. Er­stel­len | Überarbeiten

Er­win Er­stel­ler er­stellt ein neu­es Do­ku­ment auf Ba­sis ei­ner Vor­la­ge oder ei­nes be­stehen­den Do­ku­ments oder er­stellt eine neue Ver­si­on ei­ner z. B. be­reits vor­han­de­nen SOP. Na­tür­lich kann er auch meh­re­re Be­ar­bei­ter in den Er­stel­lungs­pro­zess in­vol­vie­ren. Nach der Er­stel­lung oder der Än­de­rung des Do­ku­men­tes legt Er­win Er­stel­ler den Do­ku­men­ten­um­lauf (Prü­fung, Ge­neh­mi­gung und Frei­ga­be) fest und schließt sei­ne Be­ar­bei­tung ab. Durch das Work­flow­sys­tem wird das Do­ku­ment den zu­stän­di­gen Prü­fer (ein oder meh­re­re) au­to­ma­tisch wei­ter­ge­lei­tet, der eine ent­spre­chen­de Auf­ga­be erhält.

2. Prü­fung

In die­sem Schritt fin­det die in­halt­li­che Prü­fung statt. Paul Prü­fer, der ver­ant­wort­li­che Prü­fer des Do­ku­men­tes, öff­net sei­ne Auf­ga­be und stu­diert den In­halt des ihm zu­ge­stell­ten Do­ku­men­tes. Er hat die Mög­lich­keit dem Do­ku­ment zu­zu­stim­men und es so­mit in den wei­te­ren Len­kungs­schritt zu über­ge­ben oder das Do­ku­ment ab­zu­leh­nen, mit Kommentaren/Anmerkungen/Änderungswünschen zu ver­se­hen und zu­rück an Er­win Er­stel­ler zu lei­ten. Zu­dem kön­nen zum Do­ku­ment Rück­fra­gen ge­stellt wer­den. Wird dem Do­ku­ment zu­ge­stimmt, wird die­ses an Ge­rold Ge­neh­mi­ger weitergeleitet.


Er­fah­ren Sie, wie sich der Pro­zess di­gi­tal ab­bil­den lässt:

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3. Ge­neh­mi­gen

Im Zuge der Ge­neh­mi­gung hat Ge­rold Ge­neh­mi­ger die glei­chen Möglichkeiten/Funktionen wie Paul Prü­fer. Ent­deckt er Form­feh­ler oder müs­sen all­ge­mein not­wen­di­ge Kor­rek­tu­ren vor­ge­nom­men wer­den, kann er sei­ne Kom­men­ta­re er­gän­zen und das Do­ku­ment an den Er­stel­ler zu­rück­lei­ten. Stimmt Ge­rold Ge­neh­mi­ger dem Do­ku­ment zu, wird die­se zur Frei­ga­be an Fried­rich Frei­ge­ber versandt.


Er­fah­ren Sie, wie sich der Pro­zess di­gi­tal ab­bil­den lässt:

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4. Frei­ge­ben
Der Ab­tei­lungs­lei­ter Fried­rich Frei­ge­ber ist für die Frei­ga­be des Do­ku­men­tes oder der neu­en Re­vi­si­on ver­ant­wort­lich. Soll­te es kei­ne Ein­wän­de ge­ben be­stä­tigt er die Frei­ga­be mit­tels di­gi­ta­ler Si­gna­tur und schließt den Work­flow für das Do­ku­ment als sol­ches ab. In der Frei­ga­be kann Fried­rich Frei­ge­ber Gül­tig­keits­da­ten wie z. B. gül­tig ab, gül­tig bis (pe­ri­odi­sche Prü­fung) in Be­zug auf das Do­ku­ment fest­le­gen und, u. a., Schu­lungs­ver­ant­wort­li­che definieren. 
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5. Schu­len
Mit der Frei­ga­be ei­nes neu­en Do­ku­men­tes oder ei­ner neu­en Re­vi­si­on wird ein Schu­lungs­be­darf ge­ne­riert. Sämt­li­che Mit­ar­bei­ter, die die­ses Do­ku­ment ken­nen müs­sen, er­hal­ten eine Schu­lungs­auf­ga­be in­ner­halb des Sys­tems. Die au­to­ma­tisch ge­bil­de­te Qua­li­fi­ka­ti­ons­ma­trix zeigt Ih­nen zu je­der Zeit auf Knopf­druck an, über wel­chen Schu­lungs­stand Ihre Mit­ar­bei­ter ver­fü­gen. Im Be­reich der Schu­lung ste­hen eine Viel­zahl von Schu­lungs­ar­ten (Le­se­schu­lun­gen, Le­se­schu­lung mit Lern­kon­trol­le, E‑Learning, Prä­senz­schu­lun­gen etc.) zur Verfügung. 
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6. In­kraft­set­zen
Nach der de­fi­nier­ten Schu­lungs­pha­se tritt das Do­ku­ment (so­fern nicht an­ders kon­fi­gu­riert) au­to­ma­tisch in Kraft. Das Do­ku­ment be­hält so lan­ge sei­ne Gül­tig­keit, bis eine neue Ver­si­on er­stellt wird und der Do­ku­men­ten­um­lauf von neu­em be­ginnt. Kurz vor Er­rei­chen (Zeit­raum in­di­vi­du­ell wähl­bar) des fest­ge­leg­ten Gül­tig­keits­da­tums des Do­ku­men­tes wird au­to­ma­tisch eine Auf­ga­be zur pe­ri­odi­schen Prü­fung, in der Re­gel an den Er­stel­ler, ver­sandt. Die­ser kann, soll­ten kei­ne Än­de­run­gen not­wen­dig sein, die Lauf­zeit des Do­ku­men­tes um ei­nen wei­te­ren Zy­klus ver­län­gern. Bei not­wen­di­gen Än­de­run­gen wird eine neue Ver­si­on erstellt. 
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Un­ser Fir­men­bei­spiel ist die Mus­ter­mann GmbH. Das letz­te in­ter­ne Au­dit in der Pro­duk­ti­ons­ab­tei­lung führ­te zu not­wen­di­gen Än­de­run­gen und Ver­bes­se­run­gen im War­tungs­pro­zess. In die­sem Fall ist Er­win Er­stel­ler für die­sen Pro­zess ver­ant­wort­lich. Das Do­ku­men­ten­kon­troll­sys­tem des Un­ter­neh­mens legt ge­nau fest, wel­che Schrit­te das Do­ku­ment durch­lau­fen muss, be­vor die neue Ver­si­on ver­öf­fent­licht wird. Die Be­schrei­bung des Pfle­ge­pro­zes­ses ist als 4‑­s­tüf­gies-Do­ku­ment de­fi­niert und durch­läuft da­her die fol­gen­den Arbeitsschritte:

  1. Erstellen/Überarbeiten
  2. Prü­fen
  3. Ge­neh­mi­gen
  4. Frei­ge­ben
  5. Schu­len
  6. In­kraft­set­zen

Er­win Er­stel­ler er­stellt ein neu­es Do­ku­ment auf Ba­sis ei­ner Vor­la­ge oder ei­nes be­stehen­den Do­ku­ments oder er­stellt eine neue Ver­si­on ei­ner z. B. be­reits vor­han­de­nen SOP. Na­tür­lich kann er auch meh­re­re Be­ar­bei­ter in den Er­stel­lungs­pro­zess in­vol­vie­ren. Nach der Er­stel­lung oder der Än­de­rung des Do­ku­men­tes legt Er­win Er­stel­ler den Do­ku­men­ten­um­lauf (Prü­fung, Ge­neh­mi­gung und Frei­ga­be) fest und schließt sei­ne Be­ar­bei­tung ab. Durch das Work­flow­sys­tem wird das Do­ku­ment den zu­stän­di­gen Prü­fer (ein oder meh­re­re) au­to­ma­tisch wei­ter­ge­lei­tet, der eine ent­spre­chen­de Auf­ga­be erhält.

In die­sem Schritt fin­det die in­halt­li­che Prü­fung statt. Paul Prü­fer, der ver­ant­wort­li­che Prü­fer des Do­ku­men­tes, öff­net sei­ne Auf­ga­be und stu­diert den In­halt des ihm zu­ge­stell­ten Do­ku­men­tes. Er hat die Mög­lich­keit dem Do­ku­ment zu­zu­stim­men und es so­mit in den wei­te­ren Len­kungs­schritt zu über­ge­ben oder das Do­ku­ment ab­zu­leh­nen, mit Kommentaren/Anmerkungen/Änderungswünschen zu ver­se­hen und zu­rück an Er­win Er­stel­ler zu lei­ten. Zu­dem kön­nen zum Do­ku­ment Rück­fra­gen ge­stellt wer­den. Wird dem Do­ku­ment zu­ge­stimmt wird die­ses an Ge­rold Ge­neh­mi­ger weitergeleitet.


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Im Zuge der Ge­neh­mi­gung hat Ge­rold Ge­neh­mi­ger die glei­chen Möglichkeiten/Funktionen wie Paul Prü­fer. Ent­deckt er Form­feh­ler oder müs­sen all­ge­mein not­wen­di­ge Kor­rek­tu­ren vor­ge­nom­men wer­den kann er sei­ne Kom­men­ta­re er­gän­zen und das Do­ku­ment an den Er­stel­ler zu­rück­lei­ten. Stimmt Ge­rold Ge­neh­mi­ger dem Do­ku­ment zu wird die­se zur Frei­ga­be an Fried­rich Frei­ge­ber versandt.


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Der Ab­tei­lungs­lei­ter Fried­rich Frei­ge­ber ist für die Frei­ga­be des Do­ku­men­tes oder der neu­en Re­vi­si­on ver­ant­wort­lich. Soll­te es kei­ne Ein­wän­de ge­ben be­stä­tigt er die Frei­ga­be mit­tels di­gi­ta­ler Si­gna­tur und schließt den Work­flow für das Do­ku­ment als sol­ches ab. In der Frei­ga­be kann Fried­rich Frei­ge­ber Gül­tig­keits­da­ten wie z. B. gül­tig ab, gül­tig bis (pe­ri­odi­sche Prü­fung) in Be­zug auf das Do­ku­ment fest­le­gen und, u. a., Schu­lungs­ver­ant­wort­li­che definieren.


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Mit der Frei­ga­be ei­nes neu­en Do­ku­men­tes oder ei­ner neu­en Re­vi­si­on wird ein Schu­lungs­be­darf ge­ne­riert. Sämt­li­che Mit­ar­bei­ter, die die­ses Do­ku­ment ken­nen müs­sen, er­hal­ten eine Schu­lungs­auf­ga­be in­ner­halb des Sys­tems. Die au­to­ma­tisch ge­bil­de­te Qua­li­fi­ka­ti­ons­ma­trix zeigt Ih­nen zu je­der Zeit auf Knopf­druck an, über wel­chen Schu­lungs­stand Ihre Mit­ar­bei­ter ver­fü­gen. Im Be­reich der Schu­lung ste­hen eine Viel­zahl von Schu­lungs­ar­ten (Le­se­schu­lun­gen, Le­se­schu­lung mit Lern­kon­trol­le, E‑Learning, Prä­senz­schu­lun­gen etc.) zur Verfügung.


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Nach der de­fi­nier­ten Schu­lungs­pha­se tritt das Do­ku­ment (so­fern nicht an­ders kon­fi­gu­riert) au­to­ma­tisch in Kraft. Das Do­ku­ment be­hält so lan­ge sei­ne Gül­tig­keit, bis eine neue Ver­si­on er­stellt wird und der Do­ku­men­ten­um­lauf von neu­em be­ginnt. Kurz vor Er­rei­chen (Zeit­raum in­di­vi­du­ell wähl­bar) des fest­ge­leg­ten Gül­tig­keits­da­tums des Do­ku­men­tes wird au­to­ma­tisch eine Auf­ga­be zur pe­ri­odi­schen Prü­fung, in der Re­gel an den Er­stel­ler, ver­sandt. Die­ser kann, soll­ten kei­ne Än­de­run­gen not­wen­dig sein, die Lauf­zeit des Do­ku­men­tes um ei­nen wei­te­ren Zy­klus ver­län­gern. Bei not­wen­di­gen Än­de­run­gen wird eine neue Ver­si­on erstellt.


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