Definition des Begriffs („Was ist ein Qualitätsmanagement Handbuch?“)
Das Qualitätsmanagementhandbuch fungiert als innerbetriebliche Zusammensetzung und Aufzeichnung des Qualitätsmanagementsystems eines Unternehmens. Es beschreibt neben der Managementeinstellung zur gelebten Qualität im Unternehmen ebenfalls die daraus resultierenden Maßnahmen. Es dient zudem als Einstiegspunkt für Mitarbeiter und Auditoren, um einen schnellen Überblick über das QM-System zu erhalten.
Wozu wird ein QM-Handbuch gebraucht?
Die Kernidee eines QM-Handbuches ist die kompakte Zusammenfassung des Managementsystems an einem zentralen Ort innerhalb des Unternehmens. Es soll gleichermaßen mit mitgeltenden Dokumenten, wie z.B. Verfahrens- und Arbeitsanweisungen, jedem Mitarbeiter zur Verfügung gestellt werden. Darüber hinaus wird es für die Einführung beteiligter Mitarbeiter und Auditoren benötigt, um kurzfristig gebündelt Informationen und Inhalte des QM-Systems vermitteln zu können.
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Unsere Digitalisierungslösungen adressieren in erster Linie dokumentenbasierte Prozesse der Herstellung, Produktion und des Qualitätsmanagements. Die Basis des dls | eQMS bildet ein ganzheitliches ECM/DMS-System. Das ECM/DMS-System kann an Ihr bestehendes ERP-System (z. B. SAP) angebunden werden und somit nahezu sämtliche dokumentenbasierte Prozesse im Unternehmen abbilden.
Ist ein QM-Handbuch Pflicht?
Während das QM-Handbuch in der EN ISO 9001 noch unerlässlich war, ist es seit der Revision ISO 9001:2015 nicht mehr zwingend erforderlich. Dieses war bisher das Hauptinstrument, mit dem Unternehmen das QM-System und damit die Strukturen und Abläufe im Unternehmen abgebildet haben. Jetzt entscheiden Unternehmen selbst, welche Abläufe und Prozesse intern dokumentiert werden und wie sie Abläufe aufgliedern und beschreiben.
Die neue ISO 9001:2015 erlaubt somit eine zeitgerechtere (größtenteils IT-gestützte), dynamischere und freiere Aufzeichnung des QM-Systems. Jedoch kann das bestehende QM-Handbuch an die Erfordernisse der ISO 9001:2015 angeglichen werden und weiterhin als Motivations- und Informationswerkzeug fungieren.
Was beinhaltet ein QM-Handbuch?
Neben den Informationen zur Qualitätspolitik und zu den Qualitätszielen, beinhaltet ein QM-Handbuch ebenfalls eine Übersicht über:
- Aufbau der Firmenorganisation
- Belegte Rollen innerhalb des QM-Systems
- Dokumentenanordnung des QM-Systems
- Verfahrensanweisungen
- Arbeits‑, Sicherheits- und Prüfanweisungen
- Qualitätsaufzeichnungen
Was sind die Vorteile eines QM-Handbuches?
- Es dient zur Außendarstellung des eigenen QM-Systems im Sinne der Zertifizierung sowie der Absatzförderung
- Es dient der kontinuierlichen Qualitätsverbesserung, die durch eine explizite Analyse und Beschreibung aller qualitätsrelevanten Prozesse fortlaufend weiterentwickelt wird
- Es fungiert zum Nachweis der Wirksamkeit von Maßnahmen mittels Soll-Ist-Vergleich
- Es motiviert die Mitarbeiter, da diese aktiv an der Erstellung eines QM-Systems beteiligt sind und somit zum qualitätsbewussten Denken und Handeln motiviert werde
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Was ist ein elektronisches Qualitätsmanagementhandbuch?
Mit der fortschreitenden Digitalisierung setzen immer mehr Unternehmen auf elektronische Qualitätsmanagementhandbücher. Diese bieten den Vorteil einer einfachen Aktualisierung, besseren Zugänglichkeit und der Integration in bestehende IT-Systeme wie ERP oder DMS. Ein elektronisches QMH ermöglicht es, Änderungen in Echtzeit zu verfolgen und sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter stets Zugriff auf die neuesten Informationen haben.
Best Practices für ein effektives Qualitätsmanagementhandbuch
- Klarheit und Verständlichkeit: Das Handbuch sollte klar und verständlich formuliert sein, um Missverständnisse zu vermeiden.
- Regelmäßige Aktualisierung: Ein QMH muss regelmäßig überprüft und aktualisiert werden, um den aktuellen Standards und Unternehmensprozessen zu entsprechen.
- Mitarbeiterbeteiligung: Die Einbindung der Mitarbeiter bei der Erstellung und Pflege des QMH fördert das Qualitätsbewusstsein und die Akzeptanz im Unternehmen.
- Audit- und Überwachungsmechanismen: Regelmäßige Audits und Überwachungen stellen sicher, dass das Qualitätsmanagementhandbuch (QM-Handbuch) effektiv implementiert und genutzt wird.