Das Kapitel 4 bezieht sich auf den Bereich der Dokumentation. Eine gute Dokumentation ist ein wesentlicher Bestandteil des Qualitätsmanagements. Zudem bildet sie eine Schlüsselfunktion in der Herstellung in Übereinstimmungen mit den GMP Vorschriften. Ziel der Dokumentation ist es, alle Aktivitäten, die direkt oder indirekt die Qualität von Pharma- und Arzneimitteln beeinflussen, zu kontrollieren, zu überwachen und aufzuzeichnen.
Einleitend werden in Kapitel 4 die nach GMP erforderlichen Dokumente genannt, die die Dokumentation zu beinhalten hat. Die Dokumentation setzt sich zusammen aus dem Site Master File, jeglicher Art von Vorschriften, welche sich aus Anweisungen und Anforderungen ergeben und aus Protokollen bzw. Berichten über sämtliche Aktionen gemäß den Vorschriften. Die verschiedenen Dokumentenarten und die eingesetzten Medien sind im Qualitätsmanagementsystem des Herstellers zu definieren. Entsprechende Kontrollen sollten eingeführt sein, um die Genauigkeit, Richtigkeit, Verfügbarkeit und die Lesbarkeit der Dokumente zu gewährleisten. Die Dokumente müssen entlang der gesamten Aufbewahrungsfrist zur Verfügung stehen. Diese Aspekte gelten sowohl für papierbasierte und elektronische Dokumentationssysteme aber auch für Mischformen, sogenannte Hybrid-Systeme. Allerdings ist es meist unmöglich, Papierausdrucke als vollständig anzusehen. Vollständig bedeutet in diesem Fall, dass der Ausdruck mit allen relevanten Daten wie z. B. Roh- und Metadaten versehen ist. Aufgrund dessen wird für Recherchezwecke und zur Überprüfung der Reproduzierbarkeit der Ergebnisse zusätzlich auf elektronische Daten zurückgegriffen. Daher müssen Papierausdrucke eindeutige Referenzen beinhalten, die auf die elektronischen Daten verweisen.
Im Falle der Chargendokumentation und der Chargenfreigabe macht das Kapitel 4, wenn die Daten primär in elektronischer Form vorliegen, eine elektronische Chargenfreigabe verpflichtend. Auch das Kapitel 4 des EU-GMP Leitfadens schreibt vor, komplexe Systeme, zu denen auch Software gehört, zu valideren und diese regelmäßig zu kontrollieren. In diesem Zusammenhang ist jede Änderung oder Eintragung in einem Dokument abzuzeichnen und zu datieren. Trotz der jeweiligen Änderung müssen die Daten so aufbewahrt werden, dass die ursprünglichen Informationen ebenfalls abgerufen werden können. Der Grund der Änderung gehört protokolliert.
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