Das Ka­pi­tel 4 be­zieht sich auf den Be­reich der Do­ku­men­ta­ti­on. Eine gute Do­ku­men­ta­ti­on ist ein we­sent­li­cher Be­stand­teil des Qua­li­täts­ma­nage­ments. Zu­dem bil­det sie eine Schlüs­sel­funk­ti­on in der Her­stel­lung in Über­ein­stim­mun­gen mit den GMP Vor­schrif­ten. Ziel der Do­ku­men­ta­ti­on ist es, alle Ak­ti­vi­tä­ten, die di­rekt oder in­di­rekt die Qua­li­tät von Phar­ma- und Arz­nei­mit­teln be­ein­flus­sen, zu kon­trol­lie­ren, zu über­wa­chen und aufzuzeichnen.

Ein­lei­tend wer­den in Ka­pi­tel 4 die nach GMP er­for­der­li­chen Do­ku­men­te ge­nannt, die die Do­ku­men­ta­ti­on zu be­inhal­ten hat. Die Do­ku­men­ta­ti­on setzt sich zu­sam­men aus dem Site Mas­ter File, jeg­li­cher Art von Vor­schrif­ten, wel­che sich aus An­wei­sun­gen und An­for­de­run­gen er­ge­ben und aus Pro­to­kol­len bzw. Be­rich­ten über sämt­li­che Ak­tio­nen ge­mäß den Vor­schrif­ten. Die ver­schie­de­nen Do­ku­men­ten­ar­ten und die ein­ge­setz­ten Me­di­en sind im Qua­li­täts­ma­nage­ment­sys­tem des Her­stel­lers zu de­fi­nie­ren. Ent­spre­chen­de Kon­trol­len soll­ten ein­ge­führt sein, um die Ge­nau­ig­keit, Rich­tig­keit, Ver­füg­bar­keit und die Les­bar­keit der Do­ku­men­te zu ge­währ­leis­ten. Die Do­ku­men­te müs­sen ent­lang der ge­sam­ten Auf­be­wah­rungs­frist zur Ver­fü­gung ste­hen. Die­se Aspek­te gel­ten so­wohl für pa­pier­ba­sier­te und elek­tro­ni­sche Do­ku­men­ta­ti­ons­sys­te­me aber auch für Misch­for­men, so­ge­nann­te Hy­brid-Sys­te­me. Al­ler­dings ist es meist un­mög­lich, Pa­pier­aus­dru­cke als voll­stän­dig an­zu­se­hen. Voll­stän­dig be­deu­tet in die­sem Fall, dass der Aus­druck mit al­len re­le­van­ten Da­ten wie z. B. Roh- und Me­ta­da­ten ver­se­hen ist. Auf­grund des­sen wird für Re­cher­che­zwe­cke und zur Über­prü­fung der Re­pro­du­zier­bar­keit der Er­geb­nis­se zu­sätz­lich auf elek­tro­ni­sche Da­ten zu­rück­ge­grif­fen. Da­her müs­sen Pa­pier­aus­dru­cke ein­deu­ti­ge Re­fe­ren­zen be­inhal­ten, die auf die elek­tro­ni­schen Da­ten verweisen.

Im Fal­le der Char­gen­do­ku­men­ta­ti­on und der Char­gen­frei­ga­be macht das Ka­pi­tel 4, wenn die Da­ten pri­mär in elek­tro­ni­scher Form vor­lie­gen, eine elek­tro­ni­sche Char­gen­frei­ga­be ver­pflich­tend. Auch das Ka­pi­tel 4 des EU-GMP Leit­fa­dens schreibt vor, kom­ple­xe Sys­te­me, zu de­nen auch Soft­ware ge­hört, zu va­li­de­ren und die­se re­gel­mä­ßig zu kon­trol­lie­ren. In die­sem Zu­sam­men­hang ist jede Än­de­rung oder Ein­tra­gung in ei­nem Do­ku­ment ab­zu­zeich­nen und zu da­tie­ren. Trotz der je­wei­li­gen Än­de­rung müs­sen die Da­ten so auf­be­wahrt wer­den, dass die ur­sprüng­li­chen In­for­ma­tio­nen eben­falls ab­ge­ru­fen wer­den kön­nen. Der Grund der Än­de­rung ge­hört protokolliert.