Personalakte (digital)

Definition des Begriffs („Was ist eine digitale Personalakte?“) 

Die di­gi­ta­le Per­so­nal­ak­te, auch als E‑Akte oder di­gi­ta­le Mit­ar­bei­ter­ak­te be­kannt, ist eine Soft­ware­lö­sung zur Ver­wal­tung und Spei­che­rung von Mit­ar­bei­ter­da­ten. Sie er­setzt die her­kömm­li­chen phy­si­schen Ak­ten und er­mög­licht Un­ter­neh­men, alle re­le­van­ten In­for­ma­tio­nen über ihre Mit­ar­bei­ter in di­gi­ta­ler Form zu spei­chern und zu or­ga­ni­sie­ren. Sie be­inhal­tet so­wohl ein­ge­scann­te Do­ku­men­te, ei­gen er­stell­te Do­ku­men­te als auch In­for­ma­tio­nen, die aus wei­te­ren IT-Sys­te­men her­an­ge­tra­gen werden.

Welche Inhalte gehören in eine digitale Personalakte?

Zu den In­hal­ten ge­hö­ren bei­spiels­wei­se Ge­halts­ab­rech­nun­gen, Ur­laubs­an­trä­ge, Krank­schrei­bun­gen oder auch Be­wer­bungs­un­ter­la­gen. Aus­nah­men hier­bei bil­den Do­ku­men­te, wel­che die Per­sön­lich­keits­rech­te ei­nes Mit­ar­bei­ters ver­let­zen könn­ten. Dazu zäh­len un­ter an­de­rem Do­ku­men­te, die über den Ge­sund­heits­zu­stand des Be­schäf­tig­ten in­for­mie­ren oder auch all­ge­mei­ne Un­ter­la­gen des Be­triebs­arz­tes, wie z.B. Dia­gno­sen, Be­hand­lun­gen und auch psy­cho­lo­gi­sche Gut­ach­ten (Schwei­ge­pflicht nach § 8 Abs. 1 des Arbeitssicherheitsgesetzes).

Welches Ziel hat die digitale Personalakte?

Das Ziel ei­ner di­gi­ta­len Per­so­nal­ak­te ist es, die tra­di­tio­nel­le Pa­pier-Per­so­nal­ak­te durch eine elek­tro­ni­sche Ar­chi­vie­rung zu er­set­zen. Durch die­ses Vor­ge­hen wer­den ad­mi­nis­tra­ti­ve Pro­zes­se schnel­ler und die Ar­beits­ab­läu­fe ver­kürzt und beschleunigt.

Ihr Weg in die Digitalisierung — Entdecken Sie unsere Software

Un­se­re Di­gi­ta­li­sie­rungs­lö­sun­gen adres­sie­ren in ers­ter Li­nie do­ku­men­ten­ba­sier­te Pro­zes­se der Her­stel­lung, Pro­duk­ti­on und des Qua­li­täts­ma­nage­ments. Die Ba­sis des dls | eQMS bil­det ein ganz­heit­li­ches ECM/DMS-Sys­tem. Das ECM/DMS-Sys­tem kann an Ihr be­stehen­des ERP-Sys­tem (z. B. SAP) an­ge­bun­den wer­den und so­mit na­he­zu sämt­li­che do­ku­men­ten­ba­sier­te Pro­zes­se im Un­ter­neh­men abbilden.

Live-Einsicht in das GxP-konforme Dokumentenmanagementsystem der Digital Life Sciences

Was sind die Vorteile der digitalen Personalakte?

Die Ein­füh­rung ei­ner di­gi­ta­len Per­so­nal­ak­te bringt eine Viel­zahl von Vor­tei­len mit sich, die Un­ter­neh­men nicht igno­rie­ren sollten:

  • Ef­fi­zi­enz­stei­ge­rung: Die ma­nu­el­le Ver­wal­tung von Pa­pier­ak­ten kann zeit­auf­wän­dig und feh­ler­an­fäl­lig sein. Die di­gi­ta­le Per­so­nal­ak­te au­to­ma­ti­siert die­sen Pro­zess und er­mög­licht eine schnel­le­re Su­che und Ak­tua­li­sie­rung von Informationen. 

  • Si­cher­heit und Da­ten­schutz: Die Si­cher­heit von Mit­ar­bei­ter­da­ten ist von größ­ter Be­deu­tung. Mit ei­ner di­gi­ta­len Per­so­nal­ak­te kön­nen Un­ter­neh­men den Zu­griff auf sen­si­ble In­for­ma­tio­nen bes­ser kon­trol­lie­ren und Da­ten­schutz­richt­li­ni­en ein­fa­cher einhalten. 

  • Platz­erspar­nis: Die La­ge­rung von phy­si­schen Ak­ten er­for­dert viel Platz und kann teu­er sein. Mit ei­ner di­gi­ta­len Per­so­nal­ak­te spa­ren Un­ter­neh­men nicht nur Platz, son­dern auch Kosten. 

  • Fle­xi­bi­li­tät: Mit­ar­bei­ter kön­nen von über­all auf ihre Da­ten zu­grei­fen, was die Fle­xi­bi­li­tät und Mo­bi­li­tät im mo­der­nen Ar­beits­um­feld erhöht.

Wie wird eine digitale Personalakte implementiert?

Die Ein­füh­rung ei­ner di­gi­ta­len Per­so­nal­ak­te er­for­dert eine sorg­fäl­ti­ge Pla­nung und Um­set­zung. Hier sind ei­ni­ge Schrit­te, die Un­ter­neh­men bei der Im­ple­men­tie­rung be­ach­ten sollten:

  • Schritt 1 — Be­darfs­ana­ly­se: Zu Be­ginn soll­te eine gründ­li­che Ana­ly­se der An­for­de­run­gen des Un­ter­neh­mens durch­ge­führt wer­den. Wel­che In­for­ma­tio­nen müs­sen ge­spei­chert wer­den? Wel­che Funk­tio­nen sind erforderlich?

  • Schritt 2 — Aus­wahl der Soft­ware: Es gibt ver­schie­de­ne Soft­ware­lö­sun­gen auf dem Markt, die di­gi­ta­le Per­so­nal­ak­ten an­bie­ten. Un­ter­neh­men soll­ten die­je­ni­ge aus­wäh­len, die am bes­ten zu ih­ren An­for­de­run­gen passt. Ein gu­tes Bei­spiel fin­den Sie hier.

  • Schritt 3 — Schu­lung der Mit­ar­bei­ter: Die Mit­ar­bei­ter müs­sen auf die neue Platt­form ge­schult wer­den, um si­cher­zu­stel­len, dass sie ef­fi­zi­ent da­mit ar­bei­ten können. 

  • Schritt 4 — Da­ten­um­zug: Die Über­tra­gung der vor­han­de­nen Mit­ar­bei­ter­da­ten in die di­gi­ta­le Per­so­nal­ak­te er­for­dert eine sorg­fäl­ti­ge Pla­nung, um Da­ten­ver­lus­te zu vermeiden. 

  • Schritt 5 — In­te­gra­ti­on: Die di­gi­ta­le Per­so­nal­ak­te soll­te naht­los in be­stehen­de Sys­te­me wie die Lohn- und Ge­halts­ab­rech­nung in­te­griert werden.

Fazit

Die di­gi­ta­le Per­so­nal­ak­te ist zwei­fel­los die Zu­kunft der Per­so­nal­da­ten­ver­wal­tung. Sie bie­tet Ef­fi­zi­enz, Si­cher­heit, Platz­erspar­nis und Fle­xi­bi­li­tät, die in der heu­ti­gen Ge­schäfts­welt un­er­läss­lich sind. Un­ter­neh­men, die sich für die Im­ple­men­tie­rung ent­schei­den, wer­den von den zahl­rei­chen Vor­tei­len profitieren.

Starten Sie Ihre digitale Transformation mit unseren leistungsstarken, modularen Softwarelösungen

Häufig gestellte Fragen (FAQs)

Ist die di­gi­ta­le Per­so­nal­ak­te si­cher?
Ja, die di­gi­ta­le Per­so­nal­ak­te bie­tet eine hö­he­re Si­cher­heit und Da­ten­schutz­kon­trol­le im Ver­gleich zu phy­si­schen Akten.

Wel­che Ar­ten von In­for­ma­tio­nen kön­nen in ei­ner di­gi­ta­len Per­so­nal­ak­te ge­spei­chert wer­den?
In ei­ner di­gi­ta­len Per­so­nal­ak­te kön­nen alle In­for­ma­tio­nen zu Mit­ar­bei­tern ge­spei­chert wer­den, ein­schließ­lich per­sön­li­cher Da­ten, Leis­tungs­be­rich­te und Schulungsunterlagen.

Ist die Im­ple­men­tie­rung teu­er?
Die Kos­ten für die Im­ple­men­tie­rung ei­ner di­gi­ta­len Per­so­nal­ak­te va­ri­ie­ren je nach Un­ter­neh­mens­grö­ße und den ge­wähl­ten Soft­ware­lö­sun­gen, sind aber oft kos­ten­ef­fi­zi­en­ter auf lan­ge Sicht.

Wie si­cher sind die ge­spei­cher­ten Da­ten vor Ha­cker­an­grif­fen?
Mo­der­ne di­gi­ta­le Per­so­nal­ak­ten ver­fü­gen über ro­bus­te Si­cher­heits­maß­nah­men, um Da­ten vor Ha­cker­an­grif­fen zu schüt­zen. Die Ein­hal­tung be­währ­ter Si­cher­heits­prak­ti­ken ist je­doch wichtig.

Kann die di­gi­ta­le Per­so­nal­ak­te in ver­schie­de­nen Spra­chen ge­nutzt wer­den?
Ja, die meis­ten di­gi­ta­le Per­so­nal­ak­ten un­ter­stüt­zen meh­re­re Spra­chen, um den Be­dürf­nis­sen in­ter­na­tio­na­ler Un­ter­neh­men ge­recht zu werden.

Jetzt teilen!

Zum Newsletter anmelden

Sie möchten auf dem Laufenden bleiben? Dann Abonnieren Sie unseren Newsletter.

Sie sehen gerade einen Platzhalterinhalt von Brevo. Um auf den eigentlichen Inhalt zuzugreifen, klicken Sie auf die Schaltfläche unten. Bitte beachten Sie, dass dabei Daten an Drittanbieter weitergegeben werden.

Mehr Informationen

Erfahren Sie mehr

CAPA (Corrective and Preventive Action)

De­fi­ni­ti­on des Be­griffs („Was ist CAPA?“) CAPA (Cor­rec­ti­ve and Pre­ven­ti­ve Ac­tion) ist ein Vor­gang in­ner­halb des Qua­li­täts­ma­nage­ment­sys­tems (QMS) und ein Be­stand­teil des GMP-kon­for­men Ar­bei­tens. Bei die­sem wer­den auftretende

EU-GMP-Leitfaden Annex-11

De­fi­ni­ti­on des Be­griffs („Was ist der EU-GMP Leit­fa­den An­nex-11?“) Der An­nex-11 des EU-GMP-Leit­fa­dens ist spe­zi­ell auf com­pu­ter­ge­stütz­te Sys­te­me und elek­tro­ni­sche Auf­zeich­nun­gen aus­ge­rich­tet. Er wur­de entwickelt,