Personalakte (digital)

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Personalakte (digital)

Definition des Begriffs („Was ist eine digitale Personalakte?“) 

Die di­gi­ta­le Per­so­nal­ak­te, auch als E‑Akte oder di­gi­ta­le Mit­ar­bei­ter­ak­te be­kannt, ist eine Soft­ware­lö­sung zur Ver­wal­tung und Spei­che­rung von Mit­ar­bei­ter­da­ten. Sie er­setzt die her­kömm­li­chen phy­si­schen Ak­ten und er­mög­licht Un­ter­neh­men, alle re­le­van­ten In­for­ma­tio­nen über ihre Mit­ar­bei­ter in di­gi­ta­ler Form zu spei­chern und zu or­ga­ni­sie­ren. Sie be­inhal­tet so­wohl ein­ge­scann­te Do­ku­men­te, ei­gen er­stell­te Do­ku­men­te als auch In­for­ma­tio­nen, die aus wei­te­ren IT-Sys­te­men her­an­ge­tra­gen werden.

Welche Inhalte gehören in eine digitale Personalakte?

Zu den In­hal­ten ge­hö­ren bei­spiels­wei­se Ge­halts­ab­rech­nun­gen, Ur­laubs­an­trä­ge, Krank­schrei­bun­gen oder auch Be­wer­bungs­un­ter­la­gen. Aus­nah­men hier­bei bil­den Do­ku­men­te, wel­che die Per­sön­lich­keits­rech­te ei­nes Mit­ar­bei­ters ver­let­zen könn­ten. Dazu zäh­len un­ter an­de­rem Do­ku­men­te, die über den Ge­sund­heits­zu­stand des Be­schäf­tig­ten in­for­mie­ren oder auch all­ge­mei­ne Un­ter­la­gen des Be­triebs­arz­tes, wie z.B. Dia­gno­sen, Be­hand­lun­gen und auch psy­cho­lo­gi­sche Gut­ach­ten (Schwei­ge­pflicht nach § 8 Abs. 1 des Arbeitssicherheitsgesetzes).

Welches Ziel hat die digitale Personalakte?

Das Ziel ei­ner di­gi­ta­len Per­so­nal­ak­te ist es, die tra­di­tio­nel­le Pa­pier-Per­so­nal­ak­te durch eine elek­tro­ni­sche Ar­chi­vie­rung zu er­set­zen. Durch die­ses Vor­ge­hen wer­den ad­mi­nis­tra­ti­ve Pro­zes­se schnel­ler und die Ar­beits­ab­läu­fe ver­kürzt und beschleunigt.

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Un­se­re Di­gi­ta­li­sie­rungs­lö­sun­gen adres­sie­ren in ers­ter Li­nie do­ku­men­ten­ba­sier­te Pro­zes­se der Her­stel­lung, Pro­duk­ti­on und des Qua­li­täts­ma­nage­ments. Die Ba­sis des dls | eQMS bil­det ein ganz­heit­li­ches ECM/DMS-Sys­tem. Das ECM/DMS-Sys­tem kann an Ihr be­stehen­des ERP-Sys­tem (z. B. SAP) an­ge­bun­den wer­den und so­mit na­he­zu sämt­li­che do­ku­men­ten­ba­sier­te Pro­zes­se im Un­ter­neh­men abbilden.

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Was sind die Vorteile der digitalen Personalakte?

Die Ein­füh­rung ei­ner di­gi­ta­len Per­so­nal­ak­te bringt eine Viel­zahl von Vor­tei­len mit sich, die Un­ter­neh­men nicht igno­rie­ren sollten:

  • Ef­fi­zi­enz­stei­ge­rung: Die ma­nu­el­le Ver­wal­tung von Pa­pier­ak­ten kann zeit­auf­wän­dig und feh­ler­an­fäl­lig sein. Die di­gi­ta­le Per­so­nal­ak­te au­to­ma­ti­siert die­sen Pro­zess und er­mög­licht eine schnel­le­re Su­che und Ak­tua­li­sie­rung von Informationen. 

  • Si­cher­heit und Da­ten­schutz: Die Si­cher­heit von Mit­ar­bei­ter­da­ten ist von größ­ter Be­deu­tung. Mit ei­ner di­gi­ta­len Per­so­nal­ak­te kön­nen Un­ter­neh­men den Zu­griff auf sen­si­ble In­for­ma­tio­nen bes­ser kon­trol­lie­ren und Da­ten­schutz­richt­li­ni­en ein­fa­cher einhalten. 

  • Platz­erspar­nis: Die La­ge­rung von phy­si­schen Ak­ten er­for­dert viel Platz und kann teu­er sein. Mit ei­ner di­gi­ta­len Per­so­nal­ak­te spa­ren Un­ter­neh­men nicht nur Platz, son­dern auch Kosten. 

  • Fle­xi­bi­li­tät: Mit­ar­bei­ter kön­nen von über­all auf ihre Da­ten zu­grei­fen, was die Fle­xi­bi­li­tät und Mo­bi­li­tät im mo­der­nen Ar­beits­um­feld erhöht.

Wie wird eine digitale Personalakte implementiert?

Die Ein­füh­rung ei­ner di­gi­ta­len Per­so­nal­ak­te er­for­dert eine sorg­fäl­ti­ge Pla­nung und Um­set­zung. Hier sind ei­ni­ge Schrit­te, die Un­ter­neh­men bei der Im­ple­men­tie­rung be­ach­ten sollten:

  • Schritt 1 — Be­darfs­ana­ly­se: Zu Be­ginn soll­te eine gründ­li­che Ana­ly­se der An­for­de­run­gen des Un­ter­neh­mens durch­ge­führt wer­den. Wel­che In­for­ma­tio­nen müs­sen ge­spei­chert wer­den? Wel­che Funk­tio­nen sind erforderlich?

  • Schritt 2 — Aus­wahl der Soft­ware: Es gibt ver­schie­de­ne Soft­ware­lö­sun­gen auf dem Markt, die di­gi­ta­le Per­so­nal­ak­ten an­bie­ten. Un­ter­neh­men soll­ten die­je­ni­ge aus­wäh­len, die am bes­ten zu ih­ren An­for­de­run­gen passt. Ein gu­tes Bei­spiel fin­den Sie hier.

  • Schritt 3 — Schu­lung der Mit­ar­bei­ter: Die Mit­ar­bei­ter müs­sen auf die neue Platt­form ge­schult wer­den, um si­cher­zu­stel­len, dass sie ef­fi­zi­ent da­mit ar­bei­ten können. 

  • Schritt 4 — Da­ten­um­zug: Die Über­tra­gung der vor­han­de­nen Mit­ar­bei­ter­da­ten in die di­gi­ta­le Per­so­nal­ak­te er­for­dert eine sorg­fäl­ti­ge Pla­nung, um Da­ten­ver­lus­te zu vermeiden. 

  • Schritt 5 — In­te­gra­ti­on: Die di­gi­ta­le Per­so­nal­ak­te soll­te naht­los in be­stehen­de Sys­te­me wie die Lohn- und Ge­halts­ab­rech­nung in­te­griert werden.

Fazit

Die di­gi­ta­le Per­so­nal­ak­te ist zwei­fel­los die Zu­kunft der Per­so­nal­da­ten­ver­wal­tung. Sie bie­tet Ef­fi­zi­enz, Si­cher­heit, Platz­erspar­nis und Fle­xi­bi­li­tät, die in der heu­ti­gen Ge­schäfts­welt un­er­läss­lich sind. Un­ter­neh­men, die sich für die Im­ple­men­tie­rung ent­schei­den, wer­den von den zahl­rei­chen Vor­tei­len profitieren.

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Häufig gestellte Fragen (FAQs)

Ist die di­gi­ta­le Per­so­nal­ak­te si­cher?
Ja, die di­gi­ta­le Per­so­nal­ak­te bie­tet eine hö­he­re Si­cher­heit und Da­ten­schutz­kon­trol­le im Ver­gleich zu phy­si­schen Akten.

Wel­che Ar­ten von In­for­ma­tio­nen kön­nen in ei­ner di­gi­ta­len Per­so­nal­ak­te ge­spei­chert wer­den?
In ei­ner di­gi­ta­len Per­so­nal­ak­te kön­nen alle In­for­ma­tio­nen zu Mit­ar­bei­tern ge­spei­chert wer­den, ein­schließ­lich per­sön­li­cher Da­ten, Leis­tungs­be­rich­te und Schulungsunterlagen.

Ist die Im­ple­men­tie­rung teu­er?
Die Kos­ten für die Im­ple­men­tie­rung ei­ner di­gi­ta­len Per­so­nal­ak­te va­ri­ie­ren je nach Un­ter­neh­mens­grö­ße und den ge­wähl­ten Soft­ware­lö­sun­gen, sind aber oft kos­ten­ef­fi­zi­en­ter auf lan­ge Sicht.

Wie si­cher sind die ge­spei­cher­ten Da­ten vor Ha­cker­an­grif­fen?
Mo­der­ne di­gi­ta­le Per­so­nal­ak­ten ver­fü­gen über ro­bus­te Si­cher­heits­maß­nah­men, um Da­ten vor Ha­cker­an­grif­fen zu schüt­zen. Die Ein­hal­tung be­währ­ter Si­cher­heits­prak­ti­ken ist je­doch wichtig.

Kann die di­gi­ta­le Per­so­nal­ak­te in ver­schie­de­nen Spra­chen ge­nutzt wer­den?
Ja, die meis­ten di­gi­ta­le Per­so­nal­ak­ten un­ter­stüt­zen meh­re­re Spra­chen, um den Be­dürf­nis­sen in­ter­na­tio­na­ler Un­ter­neh­men ge­recht zu werden.

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