Enterprise Content Management System (ECM)

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Enterprise Content Management System (ECM)

Definition des Begriffs („Was ist ECM?“) 

ECM ist die Ab­kür­zung für En­ter­pri­se Con­tent Ma­nage­ment. Dar­un­ter ver­steht man die Ver­wal­tung al­ler in ei­nem Un­ter­neh­men an­fal­len­den Da­ten und In­for­ma­tio­nen. ECM wird auch oft als Syn­onym für DMS (Do­ku­men­ten­ma­nage­ment­sys­tem) be­nutzt und umgekehrt.

Wozu wird ECM genutzt/gebraucht?

Es dient der Zu­sam­men­fas­sung von or­ga­ni­sier­ten (bspw. Rech­nun­gen, Ver­trä­ge, Per­so­nal­ak­ten), we­ni­ger or­ga­ni­sier­ten (bspw. E‑Mails, schrift­li­che Kor­re­spon­den­zen) und un­or­ga­ni­sier­ten (bspw. Ge­sprächs­no­ti­zen) In­for­ma­tio­nen. ECM be­dient sich da­bei ver­schie­dens­ter tech­no­lo­gi­scher Ele­men­te. Dazu ge­hört die Er­fas­sung (Cap­tu­re), Ver­wal­tung (Ma­na­ge), Spei­che­rung (Store), Be­wah­rung und Be­reit­stel­lung (Pre­ser­ve) von Con­tent (ana­lo­ger oder di­gi­ta­ler In­halt ei­nes Unternehmens).

Eine ECM Lö­sung er­füllt so­mit den Zweck der Fest­le­gung, wie mit Do­ku­men­ten bei der Er­fas­sung, Be­ar­bei­tung, Ver­wal­tung und Spei­che­rung ver­fah­ren wird. Letzt­lich bil­det das ECM-Sys­tem die Struk­tu­ren und Pro­zes­se als un­ter­neh­mens­wei­te Lö­sung ab.

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Un­se­re Di­gi­ta­li­sie­rungs­lö­sun­gen adres­sie­ren in ers­ter Li­nie do­ku­men­ten­ba­sier­te Pro­zes­se der Her­stel­lung, Pro­duk­ti­on und des Qua­li­täts­ma­nage­ments. Die Ba­sis des d.3 life sci­en­ces Sys­tems bil­det ein ganz­heit­li­ches ECM/DMS-Sys­tem. Das ECM/DMS-Sys­tem kann an Ihr be­stehen­des ERP-Sys­tem (z. B. SAP) an­ge­bun­den wer­den und so­mit na­he­zu sämt­li­che do­ku­men­ten­ba­sier­te Pro­zes­se im Un­ter­neh­men abbilden.

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Welche Vorteile bringt ein ECM? 

Der Ein­satz ei­nes ECM-Sys­tems mit ei­ner Soft­ware er­mög­licht ei­nem Un­ter­neh­men vie­le Vor­tei­le wie z. B. hohe Kos­ten­ein­spa­run­gen. Durch die Be­sei­ti­gung von Do­ku­men­ten­cha­os wer­den wie­der mehr Res­sour­cen ge­schaf­fen, um sich ef­fi­zi­en­ter auf das We­sent­li­che zu kon­zen­trie­ren.
Mit­hil­fe ei­nes in­no­va­ti­ven Do­ku­men­ten­ma­nage­ment­sys­tems bzw. En­ter­pri­se Con­tent Ma­nage­ment Sys­tems di­gi­ta­li­sie­ren Sie Ihre Pa­pier­be­stän­de und las­sen un­über­sicht­li­che Ak­ten­ord­ner der Ver­gan­gen­heit an­ge­hö­ren. Sie ar­bei­ten so­mit trans­pa­rent und re­vi­si­ons­si­cher. Durch die zen­tra­le Spei­che­rung al­ler un­ter­neh­mens­re­le­van­ten In­for­ma­tio­nen und Do­ku­men­te wird ein schnel­ler Aus­tausch in­ner­halb Ih­rer Or­ga­ni­sa­ti­on un­ter­stützt und schafft Ih­nen so­mit Wettbewerbsvorteile.

Was ist der Unterschied zwischen ECM und DMS? 

An­ders als beim Do­ku­men­ten­ma­nage­ment­sys­tem (DMS) ist kei­ne Über­set­zung ins Deut­sche für den Be­griff ECM zu fin­den. So­mit hat sich die eng­li­sche Be­zeich­nung auch im deut­schen etabliert.

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Vorbeugemaßnahmen

De­fi­ni­ti­on des Be­griffs („Was sind Vor­beu­ge­maß­nah­men?“)  In der ISO 9000 wird eine Vor­beu­ge­maß­nah­me als „Maß­nah­me zur Be­sei­ti­gung der Ur­sa­che ei­nes mög­li­chen Feh­lers oder ei­ner anderen