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Enterprise Content Management System (ECM)

Definition des Begriffs („Was ist ECM?“) 

En­ter­pri­se Con­tent Ma­nage­ment, oft als ECM ab­ge­kürzt, ist ein ro­bus­tes und in­te­grier­tes Set von Pro­zes­sen und Tech­no­lo­gien, das ent­wi­ckelt wur­de, um In­hal­te und Do­ku­men­te im Zu­sam­men­hang mit or­ga­ni­sa­to­ri­schen Ab­läu­fen zu er­fas­sen, zu ver­wal­ten, zu spei­chern, zu er­hal­ten und be­reit­zu­stel­len. ECM-Sys­te­me bie­ten ein zen­tra­les Re­po­si­to­ry für di­gi­ta­le In­hal­te und er­mög­li­chen es Un­ter­neh­men, ihre Do­ku­men­ten­ver­wal­tung und In­for­ma­ti­ons­füh­rung zu op­ti­mie­ren. Ein ECM dient der Zu­sam­men­fas­sung von or­ga­ni­sier­ten (bspw. Rech­nun­gen, Ver­trä­ge, Per­so­nal­ak­ten), we­ni­ger or­ga­ni­sier­ten (bspw. E‑Mails, schrift­li­che Kor­re­spon­den­zen) und un­or­ga­ni­sier­ten (bspw. Ge­sprächs­no­ti­zen) Informationen.

Was sind die Komponenten eines ECM-Systems?

  • Do­ku­men­ten­er­fas­sung und Ima­ging: ECM be­ginnt mit der Di­gi­ta­li­sie­rung von Pa­pier­do­ku­men­ten. Fort­ge­schrit­te­ne Scan- und Ima­ging-Tech­no­lo­gien wan­deln phy­si­sche Do­ku­men­te in di­gi­ta­le For­ma­te um, was ihre ein­fa­che Zu­gäng­lich­keit und Durch­such­bar­keit ermöglicht.

  • Do­ku­men­ten­ver­wal­tung: Die­se Kom­po­nen­te be­inhal­tet die Or­ga­ni­sa­ti­on und Ka­te­go­ri­sie­rung di­gi­ta­ler Do­ku­men­te, um si­cher­zu­stel­len, dass sie in ei­ner lo­gi­schen Struk­tur zur schnel­len Ab­fra­ge ge­spei­chert werden.

  • Work­flow-Au­to­ma­ti­sie­rung: ECM-Sys­te­me in­te­grie­ren oft Work­flow-Au­to­ma­ti­sie­rung, was eine ef­fi­zi­en­te Wei­ter­lei­tung von Do­ku­men­ten und Auf­ga­ben in­ner­halb ei­ner Or­ga­ni­sa­ti­on er­mög­licht. Dies op­ti­miert Pro­zes­se, re­du­ziert Feh­ler und stei­gert die Produktivität.

  • Re­cords Ma­nage­ment: ECM-Sys­te­me set­zen Auf­be­wah­rungs­po­li­ci­es und Com­pli­ance-Vor­schrif­ten durch, um si­cher­zu­stel­len, dass Do­ku­men­te an­ge­mes­sen auf­be­wahrt und ent­sorgt werden.

  • Su­che und Ab­ruf: Die Fä­hig­keit, Do­ku­men­te schnell zu su­chen und ab­zu­ru­fen, ist ein grund­le­gen­des Merk­mal von ECM. Fort­ge­schrit­te­ne Such­al­go­rith­men ma­chen das Auf­fin­den spe­zi­fi­scher In­hal­te mühelos.

  • Zu­sam­men­ar­beit: Ein ECM för­dert die Zu­sam­men­ar­beit, in­dem es eine Platt­form für Teams bie­tet, um gleich­zei­tig an Do­ku­men­ten zu ar­bei­ten, un­ab­hän­gig von ih­ren phy­si­schen Standorten.

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Un­se­re Di­gi­ta­li­sie­rungs­lö­sun­gen adres­sie­ren in ers­ter Li­nie do­ku­men­ten­ba­sier­te Pro­zes­se der Her­stel­lung, Pro­duk­ti­on und des Qua­li­täts­ma­nage­ments. Die Ba­sis des dls | eQMS bil­det ein ganz­heit­li­ches ECM/DMS-Sys­tem. Das ECM/DMS-Sys­tem kann an Ihr be­stehen­des ERP-Sys­tem (z. B. SAP) an­ge­bun­den wer­den und so­mit na­he­zu sämt­li­che do­ku­men­ten­ba­sier­te Pro­zes­se im Un­ter­neh­men abbilden.

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Welche Vorteile bringt die Nutzung eines ECM-Systems?

Die Im­ple­men­tie­rung ei­nes ECM-Sys­tems bringt eine Viel­zahl von Vor­tei­len für Or­ga­ni­sa­tio­nen je­der Grö­ße und Bran­che. Hier sind ei­ni­ge Schlüsselvorteile:

  • Ver­bes­ser­te Ef­fi­zi­enz: ECM be­sei­tigt die Not­wen­dig­keit ma­nu­el­ler Do­ku­men­ten­ver­ar­bei­tung und Ab­la­ge, re­du­ziert den Ver­wal­tungs­auf­wand und er­mög­licht es den Mit­ar­bei­tern, sich auf wich­ti­ge­re Auf­ga­ben zu konzentrieren.

  • Ver­bes­ser­te Com­pli­ance: Mit den Re­cords-Ma­nage­ment-Fä­hig­kei­ten von ECM kön­nen Or­ga­ni­sa­tio­nen die Ein­hal­tung bran­chen­spe­zi­fi­scher Vor­schrif­ten und recht­li­cher An­for­de­run­gen sicherstellen.

  • Kos­ten­ein­spa­run­gen: Die Re­du­zie­rung des Pa­pier­ver­brauchs, der La­ger­kos­ten und des Be­darfs an phy­si­schem Bü­ro­platz führt im Lau­fe der Zeit zu er­heb­li­chen Kosteneinsparungen.

  • Er­höh­te Si­cher­heit: ECM-Sys­te­me bie­ten ro­bus­te Si­cher­heits­funk­tio­nen, die sen­si­ble In­for­ma­tio­nen vor un­be­fug­tem Zu­griff und Da­ten­ver­stö­ßen schützen.

  • Bes­se­rer Kun­den­ser­vice: Der schnel­le Zu­griff auf Kun­den­in­for­ma­tio­nen und ‑his­to­ri­en er­mög­licht es Or­ga­ni­sa­tio­nen, bes­se­ren und re­ak­ti­ons­fä­hi­ge­ren Kun­den­ser­vice zu bieten.

  • Ska­lier­bar­keit: ECM-Sys­te­me kön­nen mit dem Wachs­tum ei­ner Or­ga­ni­sa­ti­on ska­lie­ren und sind so­mit für Un­ter­neh­men je­der Grö­ße geeignet.

Zukunft des ECM

Wäh­rend die Tech­no­lo­gie wei­ter­hin fort­schrei­tet, pas­sen sich auch ECM-Sys­te­me an. Die Zu­kunft von ECM ver­spricht noch fort­schritt­li­che­re Funk­tio­nen wie Ka­te­go­ri­sie­rung von In­hal­ten durch künst­li­che In­tel­li­genz, er­wei­ter­te Rea­li­täts­in­ter­faces für die In­ter­ak­ti­on mit In­hal­ten und naht­lo­se In­te­gra­ti­on mit auf­kom­men­den Technologien. 

Fazit

En­ter­pri­se Con­tent Ma­nage­ment Sys­te­me ver­än­dern die Art und Wei­se, wie Or­ga­ni­sa­tio­nen di­gi­ta­le In­hal­te hand­ha­ben. Durch die Op­ti­mie­rung der Do­ku­men­ten­ver­wal­tung, die Stei­ge­rung der Ef­fi­zi­enz und die Ge­währ­leis­tung von Com­pli­ance wer­den ECM-Sys­te­me zu un­ver­zicht­ba­ren Werk­zeu­gen für Un­ter­neh­men im di­gi­ta­len Zeit­al­ter. Eine ECM Lö­sung er­füllt den Zweck der Fest­le­gung, wie mit Do­ku­men­ten bei der Er­fas­sung, Be­ar­bei­tung, Ver­wal­tung und Spei­che­rung ver­fah­ren wird. Letzt­lich bil­det das ECM-Sys­tem die Struk­tu­ren und Pro­zes­se als un­ter­neh­mens­wei­te Lö­sung ab. Nut­zen Sie ECM, um die Kraft der di­gi­ta­len Or­ga­ni­sa­ti­on frei­zu­set­zen und Ihr Un­ter­neh­men in die Zu­kunft zu führen.

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Häufig gestellte Fragen (FAQs)

Wel­che Bran­chen pro­fi­tie­ren am meis­ten von der Im­ple­men­tie­rung von ECM?
ECM ist in ei­ner brei­ten Pa­let­te von Bran­chen von Vor­teil, ein­schließ­lich Ge­sund­heits­we­sen, Fi­nanz­we­sen, Rechts­we­sen und Fer­ti­gung, wo die Do­ku­men­ten­ver­wal­tung und Com­pli­ance von gro­ßer Be­deu­tung sind.

Sind ECM-Sys­te­me für klei­ne Un­ter­neh­men ge­eig­net?
Ja, ECM-Sys­te­me kön­nen an die Be­dürf­nis­se klei­ner Un­ter­neh­men an­ge­passt wer­den und bie­ten kos­ten­ef­fi­zi­en­te Lö­sun­gen für eine ef­fi­zi­en­te Dokumentenverwaltung.

Wie kann ECM die Da­ten­si­cher­heit ver­bes­sern?
ECM-Sys­te­me bie­ten Zu­griffs­kon­trol­len und Ver­schlüs­se­lung, um si­cher­zu­stel­len, dass nur au­to­ri­sier­te Be­nut­zer auf sen­si­ble In­for­ma­tio­nen zu­grei­fen können.

Was ist der Un­ter­schied zwi­schen ECM und Do­ku­men­ten­ver­wal­tungs­sys­te­men (DMS)?
Ein ECM-Sys­tem wird oft als Syn­onym für DMS (Do­ku­men­ten­ma­nage­ment­sys­tem) be­nutzt und umgekehrt.

Kön­nen ECM-Sys­te­me mit an­de­ren Soft­ware­an­wen­dun­gen in­te­griert wer­den?
Ja, ECM-Sys­te­me kön­nen mit ver­schie­de­nen Soft­ware­an­wen­dun­gen in­te­griert wer­den, ein­schließ­lich CRM, ERP und E‑­Mail-Platt­for­men, um Ge­schäfts­pro­zes­se zu optimieren.

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