Definition des Begriffs („Was ist Dokumentenmanagement?“)
Dokumentenmanagement bezeichnet die strukturierte Erstellung, Organisation, Speicherung und Verwaltung von Dokumenten, sowohl in digitaler als auch in physischer Form. Der Prozess umfasst sämtliche Schritte von der initialen Dokumentenerstellung über die revisionssichere Ablage, die gezielte Suche und den kontrollierten Zugriff bis hin zur Archivierung und Löschung gemäß regulatorischer Vorgaben. Ein effektives Dokumentenmanagementsystem (DMS) unterstützt Unternehmen dabei, Transparenz, Nachvollziehbarkeit und Compliance sicherzustellen und Dokumenttypen wie Angebote, Rechnungen, Lieferscheine, SOPs oder QMH effizient zu verwalten.
Warum ist Dokumentenmanagement wichtig?
Effizientes Dokumentenmanagement bietet zahlreiche Vorteile für Unternehmen, darunter:
- Organisation: Strukturierte Ablage von Dokumenten erleichtert den Zugriff.
- Zeitersparnis: Schnelle Suche nach benötigten Informationen.
- Sicherheit: Schutz vor Verlust oder Diebstahl von Dokumenten.
- Compliance: Erfüllung gesetzlicher Vorschriften.
Die Evolution des Dokumentenmanagements
Dokumentenmanagement hat eine lange Geschichte. Früher wurden Dokumente manuell archiviert und verwaltet. Heutzutage erfolgt dies digital mithilfe von Dokumentenmanagement-Software.
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Unsere Digitalisierungslösungen adressieren in erster Linie dokumentenbasierte Prozesse der Herstellung, Produktion und des Qualitätsmanagements. Die Basis des dls | eQMS bildet ein ganzheitliches ECM/DMS-System. Das ECM/DMS-System kann an Ihr bestehendes ERP-System (z. B. SAP) angebunden werden und somit nahezu sämtliche dokumentenbasierte Prozesse im Unternehmen abbilden.
Welche Arten von Dokumentenmanagement-Systemen gibt es?
Es gibt verschiedene Arten von Dokumentenmanagement-Systemen:
- On-Premises Dokumentenmanagement: Hierbei handelt es sich um Systeme, die lokal auf den Unternehmensservern installiert sind. Sie bieten maximale Kontrolle über die Daten, erfordern jedoch erhebliche Investitionen in Hardware und Wartung.
- Cloud-basiertes Dokumentenmanagement: Cloud-Systeme ermöglichen den Zugriff von überall auf die Dokumente und erfordern keine teure Hardware. Sie sind besonders flexibel und skalierbar.
- Open-Source Dokumentenmanagement: Open-Source-Systeme bieten anpassbare Lösungen und sind oft kostengünstiger. Sie erfordern jedoch technisches Know-how für die Einrichtung und Wartung.
Best Practices im Dokumentenmanagement
Effizientes Dokumentenmanagement erfordert bewährte Praktiken:
- Klare Benennungskonventionen: Geben Sie Dokumenten klare, eindeutige Namen und Kategorien, um die Auffindbarkeit zu erleichtern.
- Zugriffskontrolle: Beschränken Sie den Zugriff auf Dokumente auf autorisierte Personen, um die Sicherheit zu gewährleisten.
- Versionierung: Verfolgen Sie Änderungen an Dokumenten, um den Überblick über die Historie zu behalten.
Zukunft des Dokumentenmanagements
Die Zukunft des Dokumentenmanagements wird von immer intelligenteren Technologien geprägt sein. KI wird eine noch größere Rolle bei der Automatisierung von Aufgaben spielen, und die Sicherheit wird weiterhin verbessert werden.
Fazit
Dokumentenmanagement ist ein wesentlicher Bestandteil eines jeden Unternehmens. Effizientes Dokumentenmanagement ermöglicht nicht nur eine bessere Organisation, sondern auch Zeitersparnis und Sicherheit.
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Dokumentenmanagement FAQ
Häufig gestellte Fragen (FAQs) zum Dokumentenmanagement
Die Art der zu archivierenden Dokumente hängt von den Anforderungen Ihres Unternehmens und den geltenden Gesetzen ab. Im Allgemeinen sollten Sie jedoch wichtige Verträge, Finanzunterlagen und geschäftskritische Dokumente archivieren.
Cloud-basiertes Dokumentenmanagement bietet Flexibilität, Skalierbarkeit und den Zugriff von überall. Es eliminiert auch die Notwendigkeit teurer Hardware.
KI kann Dokumente automatisch klassifizieren, relevante Informationen extrahieren und Prozesse automatisieren, was die Effizienz steigert.
Die Kosten variieren je nach Art des Systems und den Anforderungen Ihres Unternehmens. Cloud-basierte Lösungen sind oft kostengünstiger als On-Premises-Systeme.
Ja, Dokumentenmanagement ist auch für kleine Unternehmen wichtig. Es hilft, Dokumente zu organisieren und den Zugriff auf Informationen zu erleichtern, was die Effizienz steigert.
