Von Einzellösungen zum globalen eQMS: Wie SCHOTT mit dls | eQMS Prozesse digitalisiert
Ob Pharmafläschchen für Corona-Impfstoffe, Ceran-Kochfelder oder Spiegel für das größte Teleskop der Welt – die Hightech-Produkte der SCHOTT AG kommen weltweit in verschiedenen Lebensbereichen zum Einsatz. Das Unternehmen mit Hauptsitz in Mainz zählt seit über 130 Jahren zu den Innovationsführern für Spezialglas und Hightech-Materialien.
Doch internationaler Erfolg beruht nicht allein auf modernster Produktionstechnologie. Genauso entscheidend sind effiziente, transparente und sichere Prozesse im Hintergrund. Die Erfolgsgeschichte von SCHOTT zeigt eindrucksvoll, wie ein traditionsreiches Unternehmen mit klarer Vision und einem starken Partner sein Qualitätsmanagement neu aufstellen konnte.
Wie es SCHOTT innerhalb weniger Monate gelang, mehr als 50.000 Dokumente aus verschiedenen Systemen in das elektronische Dokumenten- und Qualitätsmanagement-System dls | eQMS von Digital Life Sciences zu migrieren – und so die Grundlage für ein global einheitliches, zukunftssicheres Qualitätsmanagement zu schaffen, erfahren Sie in diesem Blogbeitrag.
Von der Glasinnovation zum Weltkonzern
Innovation braucht sichere Prozesse
Ausgangslage: Uneinheitliche Systeme, hohe Komplexität
Vor der Einführung von dls | eQMS nutzten verschiedene Business Units, Corporate Functions und akkreditierte Prüflabore an verschiedenen Standorten weltweit unterschiedliche Systeme für die Dokumentenverwaltung, darunter:
- Advanced Optics
- Hometech
- Lighting and Imaging
- Forschung & Entwicklung (R&D)
Jede Einheit wählte ihre Software eigenständig aus, baute eigene Strukturen auf und definierte individuelle Abläufe. Eine zentrale Steuerung existierte nicht.
Um die Effizienz zu steigern und die Qualität weltweit sicherzustellen, waren verbindliche Vorgaben erforderlich. Das Ziel bestand darin, den Fachbereichen eine einheitliche Dokumentenlenkung zu ermöglichen und gleichzeitig die spezifischen Anforderungen der Produktionsumgebungen bzw. der Corporate Functions zu erfüllen.
Ein weiteres Defizit zeigte sich im Bereich der Mitarbeiterschulungen. Diese liefen bisher per E-Mail, Excel-Liste oder Papierordner. Ein Vorgehen, das weder effizient noch zukunftsfähig war.
Die Folgen:
- Uneinheitliche Dokumentenstrukturen zwischen den Abteilungen
- Manuelle Schulungsverwaltung (Excel-Listen, E-Mails, Papierordner)
- Hoher administrativer Aufwand zur Einhaltung regulatorischer Vorgaben
- Fehlende Transparenz über Dokumentenstände, Mitarbeiterqualifikationen und Schulungsstatus
„Letztendlich kämpften alle Units mit den gleichen Herausforderungen bei der Dokumentenlenkung. Das wollten wir zentralisieren und harmonisieren“, fasst Christine Strubel, Leiterin Management Systems Quality & EHS, zusammen.
Doch um diese Herausforderung langfristig zu lösen, brauchte es eine Lösung, die nicht nur die bisherige Komplexität reduziert, sondern auch die Grundlage für ein einheitliches, transparentes und zukunftssicheres Qualitätsmanagement bei SCHOTT legt. Dabei waren zwei zentrale Aspekte zu berücksichtigt: Es musste ein System gefunden werden, das sowohl die Anforderungen der einzelnen Units und Corporate Functions sowie die IT-Policy von SCHOTT berücksichtigt.
In enger Zusammenarbeit mit der IT von SCHOTT fiel die Entscheidung für eine Lösung, die beide Aspekte vereint. Ein System, das alle Einheiten verbindet, regulatorische Vorgaben zuverlässig erfüllt und die tägliche Arbeit der Mitarbeitenden spürbar erleichtert.
Die Lösung: Einführung des dls | eQMS
Im Januar 2018 nahm SCHOTT Kontakt zur Digital Life Sciences GmbH auf, einem Experten für GxP-konforme Dokumentationslösungen. Im Mittelpunkt stand das elektronische Dokumenten- und Qualitätsmanagementsystem – „dls | eQMS“ (ehemals d.3 eQMS), das genau diese Anforderungen erfüllen sollte und noch mehr:
- Zentrale Dokumentenlenkung: rollen- und workflowbasierte Recherche- und Zugriffsmöglichkeiten auf digitale Informationen, unabhängig von Abteilungen und Business Units
- Training Management: digitale Schulungsverwaltung mit Lernkontrollen
- Globale Einsetzbarkeit: Mehrsprachigkeit und weltweite Verfügbarkeit für verschiedene Standorte
- Hohe Usability: moderne Benutzeroberfläche, die für Akzeptanz bei den Nutzern sorgt
- Compliance: vollvalidiertes System gemäß Anforderungen, z. B. GAMP®5, EU-Richtlinie
- Qualitätsmanagement: problemloses Erfüllen der Dokumentations- und Qualitätsmanagementpflichten
- Modularität: zusätzliche Funktionalitäten durch Nutzung weiterer Module, wie z. B.
- Change Control (Änderungsmanagement)
- CAPA Management – Corrective And Preventive Action, eine Praxis im Qualitätsmanagement und Teil des GMP-konformen Arbeitens („Good Manufacturing Practice“)
- Abweichungsmanagement (Deviation Control)
Zudem sollte das System ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis bieten, ohne dass teure individuelle Programmierungen erforderlich sind.
Systemübersicht dls | eQMS Module
Der Projektstart: Konsolidierung und Pilotphase
Im September 2018 starteten zwei Business Units mit der Einführung des Systems dls | eQMS. In enger Zusammenarbeit mit Digital Life Sciences arbeitete SCHOTT intensiv an der Zusammenführung der Dokumente.
Die größten Herausforderungen dabei:
- Migration von über 50.000 Dokumenten aus sechs Altsystemen
- Definition klarer Rollen- und Berechtigungskonzepte
- Einführung neuer Workflows, die regulatorisch sicher und gleichzeitig praxisnah sind
- Validierung des Systems, um regulatorischen Anforderungen gerecht zu werden
Bereits im Januar 2020, nach nur eineinhalb Jahren Projektlaufzeit, wurden die ersten beiden Einheiten, die akkreditierten Prüflabore sowie die Business Unit Lighting and Imaging erfolgreich live geschaltet.
„Die Erfahrungen, die wir dabei gemacht haben, waren überaus gut. Ich möchte auch die Validierung von computergestützten Systemen hervorheben, bei der uns Digital Life Sciences maßgeblich geholfen hat.“, betont Strubel.
Auch Dr. Dennis Sandkühler, Director Quality bei DLS, hebt hervor: „Wir haben uns bei der Einrichtung immer am eigenen Standard orientiert. Wir wollten weder uns noch die Business Units verbiegen und schon gar nicht die ganze Organisation ändern“.
Dies verdeutlicht, wie wichtig eine vertrauensvolle Partnerschaft und Fingerspitzengefühl bei der Migration bestehender Daten in ein modernes Dokumentenmanagementsystem sind.
Projektverlauf & Meilensteine: Vom Pilotprojekt zum globalen Rollout
Nach der erfolgreichen Pilotphase folgte die Ausweitung auf weitere Business Units. Heute arbeiten bereits mehr als 3.000 Mitarbeitende weltweit mit dls | eQMS – von den USA über Europa bis nach Malaysia. Christine Strubel sagt: „Wir haben so viele neue Möglichkeiten durch das dls | eQMS, die es vorher einfach nicht gab.“
Die Vorteile sind deutlich spürbar:
Zentrale Dokumentenlenkung: Eine einheitliche Struktur, transparente Prozesse und eine zuverlässige Volltextsuche gewährleisten, dass SCHOTT-Mitarbeitende stets mit der aktuellen Version eines Dokuments arbeiten. Das steigert die Qualität und Geschwindigkeit erheblich und macht das zeitaufwendige Versenden von E-Mails überflüssig.
Digitale Workflows durch Rollen- und Rechtemanagement: Die optimierten Freigabe- und Prüfprozesse laufen nun reibungslos ab. Im Falle einer Abwesenheit wird die Verantwortung automatisch an den nächsten Verantwortlichen übertragen, um einen reibungslosen Workflow zu gewährleisten.
Strukturiertes Abweichungs- und Änderungsmanagement: Die dls | eQMS protokolliert, korrigiert und nachverfolgt Abweichungen, um die Anforderungen nach DIN EN ISO/IEC 17025 bzw. die GMP-Anforderungen zu erfüllen.
Training Management: SCHOTT verfügt nun über eine zentrale, digitale Schulungsverwaltung. Mitarbeitende werden in Echtzeit mit relevanten Dokumenten geschult. Digitale Lernkontrollen, Nachweise und Tests sorgen für Transparenz und Effizienz.
„Gerade das Training Management hilft uns schon enorm“, so Strubel, „das hatten wir vorher gar nicht, das hatten wir manuell in einer Excel-Datei nachgehalten. […], jetzt haben wir im System dls | eQMS einen sehr schönen Überblick. Auch die Mitarbeiter nehmen das sehr gut an.“
Fazit: Ein Schritt in die digitale Zukunft
Nach fast fünf Jahren Einsatz von dls | eQMS zieht SCHOTT eine durchweg positive Bilanz.
Durch den Einsatz einer zentralen Dokumentenlenkung, Training Management sowie Abweichungs- und CAPA-Management hat das Unternehmen weltweit Prozesse harmonisiert, Transparenz geschaffen und den Grundstein für weiteres Wachstum gelegt.
„Wir haben das richtige Produkt gewählt. Unsere hohen Ansprüche an die Usability wurden erfüllt, allein die Suchfunktion im dls | eQMS ist exzellent. Das war in unserem vorherigen System auch nicht schlecht, aber jetzt ist es besser. Nach den Schulungen und der Eingewöhnungszeit ist es nun viel komfortabler geworden, alle Dokumente zu verwalten“, so Strubels Fazit.
In der Pharma- und Medizinbranche ist neben der Qualität des Endprodukts auch die Effizienz und Transparenz der Prozesse eines Unternehmens von entscheidender Bedeutung für dessen Erfolg.
Für SCHOTT gilt damit heute wie schon 1879: Innovation hört nicht beim Produkt auf – sie durchdringt das gesamte Unternehmen.
Häufig gestellte Fragen (FAQ´s)
- Wer ist die SCHOTT AG?
Die SCHOTT AG ist ein international tätiges Technologieunternehmen mit Sitz in Mainz, das auf mehr als 130 Jahre Erfahrung mit Spezialglas und Hightech-Materialien zurückblickt. Das Unternehmen ist mit 34 Niederlassungen und rund 16.500 Mitarbeitenden weltweit vertreten und erwirtschaftete im Jahr 2021 einen Umsatz von über 2,5 Milliarden Euro.
SCHOTT liefert heute Produkte, die sowohl im Alltag als auch in Hightech-Branchen zum Einsatz kommen – von Ceran-Kochfeldern über Spiegel bis hin zu Spritzen, Fläschchen und Ampullen. Diese Vielfalt macht SCHOTT zu einem wichtigen Partner in Märkten mit hohen Qualitäts- und Sicherheitsanforderungen
- Warum ist Dokumentenmanagement für SCHOTT so wichtig?
In stark regulierten Branchen wie Pharma oder Medizintechnik reicht eine hochwertige Produktqualität allein nicht aus. Prozesse müssen transparent, nachvollziehbar und rechtskonform dokumentiert werden. Ein effizientes Dokumentenmanagement ist entscheidend, um regulatorische Vorgaben einzuhalten und sicherzustellen, dass Mitarbeitende stets mit aktuellen Informationen arbeiten.
- Welche Probleme hatte SCHOTT vor der Einführung des elektronischen Qualitätsmanagementsystems (eQMS)?
Vor der Einführung des neuen Systems nutzten die verschiedenen Unternehmensbereiche jeweils eigene Dokumentenmanagementlösungen. Dies führte zu uneinheitlichen Strukturen und einem hohen Verwaltungsaufwand. Mitarbeiterschulungen wurden manuell mithilfe von Excel-Listen, E-Mails oder sogar Papierordnern dokumentiert. Diese Vorgehensweise war nicht nur ineffizient, sondern auch fehleranfällig. Zudem fehlte ein zentraler Überblick über den Qualifikations- und Schulungsstand der Mitarbeitenden, was ein erhebliches Risiko für die Einhaltung der Qualitätsstandards darstellte.
- Warum war eine zentrale Lösung notwendig?
Um weltweit einheitliche Standards zu schaffen und die Effizienz zu erhöhen, war eine zentrale Lösung notwendig. Ein einheitliches System stellt sicher, dass Dokumente stets in der aktuellen Version vorliegen, regulatorische Anforderungen zuverlässig erfüllt werden und Schulungen zentral gesteuert sowie transparent dokumentiert sind. Nur so lässt sich eine harmonisierte und zukunftssichere Qualitätskultur im gesamten Unternehmen etablieren.
- Warum fiel die Wahl auf das dls | eQMS?
Das System erfüllt alle Anforderungen: zentrale Dokumentenlenkung, weltweite Einsatzfähigkeit, mehrsprachige Oberfläche, hohe Benutzerfreundlichkeit sowie eine vollständige Validierung gemäß den geltenden Regularien, wie z.B. GAMP®5 und den EU-Richtlinien. Es ist modular erweiterbar und kann an die spezifischen Bedürfnisse von SCHOTT angepasst werden.
- Welche Funktionen bietet dls | eQMS?
Das dls | eQMS verfügt über zahlreiche Funktionen, die den Arbeitsalltag erleichtern. Dazu gehören eine zentrale Dokumentenlenkung mit automatischer Versionierung, digitale Workflows für Freigaben und ein Training Management zur digitalen Abbildung von Schulungen und Nachweisen. Abweichungen und Änderungen lassen sich systematisch verfolgen, während das CAPA-Management vorbeugende und korrektive Maßnahmen unterstützt. Eine leistungsstarke Volltextsuche ermöglicht den schnellen Zugriff auf relevante Dokumente.
- Welche Rolle spielte die Zusammenarbeit mit Digital Life Sciences?
Die enge Zusammenarbeit mit Digital Life Sciences war entscheidend: DLS unterstützte SCHOTT bei der Datenmigration, der Modellierung der Arbeitsabläufe sowie der Systemvalidierung. So konnte ein benutzerfreundliches, weltweit einsetzbares und regulatorisch zuverlässiges eQMS implementiert werden.
- Wie verlief die Einführung von dls | eQMS?
Das Projekt startete im Jahr 2018 mit einer Pilotphase in zwei ausgewählten Geschäftseinheiten. Nach der erfolgreichen Konsolidierung der Dokumente und der Definition neuer Workflows konnten Anfang 2020 die ersten Einheiten live gehen. Anschließend wurde das System schrittweise in weiteren Bereichen ausgerollt, sodass heute ein globaler Einsatz gewährleistet ist – von den USA über Europa bis nach Malaysia. Das System wurde so aufgesetzt, dass Englisch als Pflichtsprache dient, um die internationale Kommunikation zu erleichtern. Zusätzlich ist die Benutzeroberfläche auf Deutsch darstellbar.
- Welche Herausforderungen gab es bei der Migration?
Die Migration stellte SCHOTT vor eine große Herausforderung: Es mussten über 50.000 Dokumente aus verschiedenen Systemen übernommen und Dubletten vermieden werden. Gleichzeitig war es erforderlich, eindeutige Rollen- und Berechtigungsgruppen zu definieren, um den Zugriff auf sensible Dokumente sicher steuern zu können. Ein zentraler Schritt war die Implementierung neuer Workflows, die sowohl regulatorisch konform als auch praxisnah sein mussten. Die Validierung des Systems erforderte eine enge Abstimmung zwischen den Projektteams und den Experten von Digital Life Sciences.
- Wie viele Mitarbeiter nutzen das System heute?
Weltweit arbeiten inzwischen mehr als 3.000 Mitarbeitende mit dls | eQMS und profitieren von einheitlichen Strukturen, effizienteren Workflows und verbesserter Transparenz. Die Einführung des Systems hat sich somit längst zu einem globalen Erfolgsmodell entwickelt, das die Pilotphase weit hinter sich gelassen hat.
- Welche Vorteile hat SCHOTT durch das eQMS?
Die Einführung des eQMS bringt SCHOTT zahlreiche Vorteile. Es gewährleistet eine einheitliche und transparente Dokumentenlenkung, sodass alle Mitarbeitenden stets mit der aktuellen Version arbeiten. Manuelle Excel-Listen und E-Mail-Abstimmungen entfallen, wodurch Prozesse effizienter und weniger fehleranfällig werden. Revisionssichere Abläufe erhöhen die Compliance, beschleunigen Freigaben und sichern eine standardisierte Qualität. Das eQMS harmonisiert die Qualitätsprozesse weltweit und schafft die Basis für ein zukunftssicheres Qualitätsmanagement.
- Wie verbessert das Training Management die Arbeit?
Das Training Management hat die zuvor manuelle Organisation der Schulungen vollständig digitalisiert. Mitarbeitende werden automatisch benachrichtigt, sobald neue oder aktualisierte Dokumente verfügbar sind. Sie können Schulungen direkt im System absolvieren und ihre Teilnahme über digitale Lernkontrollen und Tests nachweisen. Dadurch ist ein aktueller Überblick über die Qualifikationsstände möglich, was Zeit spart, Fehler reduziert und regulatorische Anforderungen erfüllt.
- Welches Fazit zieht SCHOTT nach fünf Jahren Nutzung?
Nach fast fünf Jahren Einsatz zieht SCHOTT eine durchweg positive Bilanz. Das eQMS hat weltweit Prozesse vereinheitlicht, für mehr Transparenz gesorgt und die Effizienz nachhaltig gesteigert. Besonders hervorzuheben sind die hohe Benutzerfreundlichkeit und die leistungsstarke Suchfunktion, die den Arbeitsalltag deutlich erleichtern. Damit erfüllt SCHOTT nicht nur die eigenen hohen Ansprüche, sondern hat zugleich die Grundlage für weiteres Wachstum und eine zukunftssichere Qualitätskultur geschaffen.
