Darstellung des Logos von Lichtenheldt GmbH

„Wir streben nach nachhaltigem Wachstum“

“Die Di­gi­tal Life Sci­en­ces GmbH hilft uns mit ih­rem dls | eQMS un­ser QMS stra­te­gisch wei­ter­zu­ent­wi­ckeln und elek­tro­ni­sche Lö­sun­gen / Work­flows un­ter Be­rück­sich­ti­gung der GMP- und ISO-An­for­de­run­gen ab­zu­bil­den. Ak­tu­ell sind die Mo­du­le „Do­ku­men­ten­len­kung“, „Trai­ning Ma­nage­ment“, „De­via­ti­on Con­trol“ und „CAPA“ im­ple­men­tiert so­wie das ERP-Sys­tem Schnitt­stel­len­sei­tig ein­ge­bun­den, um auch hier die vor­han­de­nen Pro­zess­in­for­ma­tio­nen sys­tem­über­grei­fend nut­zen zu kön­nen. Auf­grund der viel­fäl­ti­gen Mög­lich­kei­ten und durch die stän­di­gen Funk­ti­ons­er­wei­te­run­gen im dls | eQMS freu­en wir uns schon jetzt auf vie­le span­nen­de Zu­kunfts­pro­jek­te. Egal ob zur Ein­füh­rung wei­te­rer Do­ku­ment­arten oder neu­er Mo­du­le, um da­durch un­se­re Ef­fi­zi­enz wei­ter er­folg­reich stei­gern zu kön­nen und un­se­re Do­ku­men­ta­tio­nen di­gi­ta­ler, nach­voll­zieh­ba­rer und zen­tra­li­sier­ter wer­den zu lassen.”
Darstellung des Logos von Lichtenheldt GmbH
Mar­cel Rau
IT-Ap­pli­ca­ti­on (LICHTENHELDT GmbH)

Pa­pier­aus­dru­cke ade: Der Phar­ma­her­stel­ler Lich­ten­heldt di­gi­ta­li­siert sein Do­ku­men­ten­ma­nage­ment mit dem d.3 eQMS Sys­tem der Di­gi­tal Life Sci­en­ces GmbH. War­um das Un­ter­neh­men da­mit nicht nur den Um­welt­schutz stärkt, son­dern auch Zeit und Kos­ten spart.

J. N. Lich­ten­heldt hät­te nicht schlecht ge­staunt: 276 Jah­re nach­dem er das Phar­ma­un­ter­neh­men Lich­ten­heldt im Jahr 1745 grün­de­te, zählt die Fir­ma zu den Vor­rei­tern in Ent­wick­lung und Pro­duk­ti­on von flüs­si­gen und halb­fes­ten Phar­ma- und Me­di­zin­pro­duk­ten. Mit rund 250 Mit­ar­bei­tern füllt und ver­packt der Be­trieb jähr­lich über sechs Mil­lio­nen Li­ter in über 30 Mil­lio­nen Ein­zel­ge­bin­de ab. Da­bei gilt es, über 150 Re­zep­tu­ren im Blick zu be­hal­ten. Und noch viel mehr: Stan­dard Ope­ra­ting Pro­ce­du­res (SOP), Ar­beits­an­wei­sun­gen, die Ar­beits­ab­läu­fe so de­tail­liert be­schrei­ben, dass für An­wen­der kein In­ter­pre­ta­ti­ons­spiel­raum bleibt.

Eine Mam­mut­auf­ga­be, die Lich­ten­heldt in der Ver­gan­gen­heit viel En­er­gie und Kos­ten ab­ver­lang­te, weil sie noch in der Ana­log­welt wur­zel­te. „Wir ha­ben neue Ar­beits­an­wei­sun­gen am Com­pu­ter ge­schrie­ben, dann mit An­hän­gen aus­ge­druckt, Un­ter­schrif­ten bei den Ver­ant­wort­li­chen ein­ge­holt, Do­ku­men­te wie­der ein­ge­scannt und alle Pro­zes­se in Ex­cel-Lis­ten do­ku­men­tiert“, er­in­nert sich Mar­cel Rau, IT-Ap­pli­ca­ti­on bei Lich­ten­heldt. Das habe nicht nur Zeit ge­kos­tet, son­dern auch Res­sour­cen wie Pa­pier und Dru­cker­to­ner. Für zu­sätz­li­chen Druck habe die Lie­fer­ket­te ge­sorgt, in der sich im­mer mehr Teil­neh­mer eine Di­gi­ta­li­sie­rung im Qua­li­täts­ma­nage­ment wün­schen. „Wir stre­ben nach per­ma­nen­ter Ver­bes­se­rung und nach­hal­ti­gem Wachs­tum, da­mit un­ser Un­ter­neh­men in ei­ner sich stän­dig ver­än­dern­den Wirt­schafts­welt be­stehen kann. Des­halb ha­ben wir uns ent­schlos­sen, das SOP-Ma­nage­ment zu digitalisieren.“

Das d.3 eQMS System der Digital Life Sciences GmbH macht Papier überflüssig und beschleunigt Arbeitsabläufe

Um sich vom Pa­pier los­zu­lö­sen und das Qua­li­täts­ma­nage­ment in die di­gi­ta­le Welt zu über­tra­gen, hat Lich­ten­heldt ein neu­es ERP-Sys­tem in­stal­liert und das Do­ku­men­ten- und Qua­li­täts­ma­nage­ment­sys­tem der Di­gi­tal Life Sci­en­ces ein­ge­führt.  Die Ba­sis des dls | eQMS bil­det ein ganz­heit­li­ches ECM/DMS-Sys­tem, wel­ches mo­du­lar um wei­te­re d.velop-Produkte rund um Klas­si­fi­zie­rung, Struk­tu­rie­rung, Auf­be­wah­rung und Ver­sio­nie­rung von In­for­ma­tio­nen er­wei­tert wer­den kann. Im Fo­kus bei Lich­ten­heldt steht das Mo­dul Do­ku­men­ten­len­kung. An­statt SOP und An­hän­ge aus­zu­dru­cken, spei­chert das Un­ter­neh­men die Do­ku­men­te in ei­ner zen­tra­len Da­ten­bank, auf die alle Mit­ar­bei­ter Zu­griff ha­ben. Der Vor­teil die­ser Spei­che­rung: Die Kol­le­gen ar­bei­ten stets mit ak­tu­el­len Do­ku­men­ten. Es ist aus­ge­schlos­sen, dass ver­schie­de­ne Ver­sio­nen um­her­schwir­ren, die für Un­über­sicht­lich­keit und Feh­ler­an­fäl­lig­keit sor­gen. Rau: „Wir er­hö­hen mit dem d.3 eQMS Sys­tem aber nicht nur die Trans­pa­renz und Si­cher­heit, son­dern be­schleu­ni­gen auch die Ar­beits­ab­läu­fe rund um neue SOP.“

War­um die d.3 eQMS von Di­gi­tal Life Sci­en­ces das SOP-Ma­nage­ment ver­bes­sert, zeigt fol­gen­des Bei­spiel: Eine neue SOP in der Qua­li­täts­kon­trol­le steht auf dem Pro­gramm. Ein Mit­ar­bei­ter schreibt das Do­ku­ment in Word. An­statt an­schlie­ßend los­zu­lau­fen, um Un­ter­schrif­ten der Ver­ant­wort­li­chen ein­zu­ho­len, spei­chert er die Da­tei in der Da­ten­bank von d.3 eQMS Sys­tems. Nach Ab­schluss der Be­ar­bei­tung star­tet au­to­ma­tisch ein vor­de­fi­nier­ter Do­ku­men­ten­um­lauf. Als Ers­tes sieht dann z.B. der La­bor­lei­ter eine Nach­richt in sei­nem dls | eQMS-Post­korb – mit der Bit­te, das Do­ku­ment auf in­halt­li­che Rich­tig­keit zu prü­fen und die Kon­trol­le mit ei­ner Un­ter­schrift zu be­stä­ti­gen. Da eine hän­di­sche Si­gna­tur nicht mehr mög­lich ist, kommt eine Zwei-Wege-Au­then­ti­fi­zie­rung ins Spiel. Der La­bor­lei­ter nutzt da­bei ein Pass­wort, um sich im Sys­tem an­zu­mel­den, und ein an­de­res, um sei­ne di­gi­ta­le Si­gna­tur un­ter das Do­ku­ment zu setzen.

Nach die­ser elek­tro­ni­schen Un­ter­schrift geht der au­to­ma­ti­sier­te Um­lauf wei­ter. Nun fin­det der Lei­ter der Qua­li­täts­kon­trol­le eine Nach­richt in sei­nem Post­korb, mit der Bit­te, die neue SOP zu ge­neh­mi­gen. Fi­nal durch­läuft die­se SOP nun noch den Schritt der Frei­ga­be beim Lei­ter der Qua­li­täts­si­che­rung. Schritt für Schritt fin­det die Ar­beits­an­wei­sung auf die­se Wei­se ih­ren Weg durch ei­nen vor­de­fi­nier­ten, rein di­gi­ta­len Frei­ga­be­pro­zess. „Dank die­ser Di­gi­ta­li­sie­rung ist es uns ge­lun­gen, Zeit und Res­sour­cen zu spa­ren und Pro­zes­se gleich­zei­tig si­che­rer zu machen.“

Das dls | eQMS automatisiert auch das Training Management

Lich­ten­heldt nutzt das d.3 eQMS Sys­tem aber nicht nur für das SOP-Ma­nage­ment, son­dern auch für das Trai­ning Ma­nage­ment. Frü­her ar­bei­te­ten die Mit­ar­bei­ter auch hier mit Ex­cel-Lis­ten, mit de­nen sie Do­ku­men­te und Schu­lun­gen do­ku­men­tier­ten. Eben­falls eine auf­wen­di­ge Ar­beit. Heu­te er­zeugt das Sys­tem nach Frei­ga­be der SOP au­to­ma­tisch den Schu­lungs­be­darf. Es weiß da­bei ge­nau, wel­che Mit­ar­bei­ter es zu un­ter­wei­sen gilt. Die­se be­kom­men eine Nach­richt in ih­ren dls | eQMS-Post­korb, mit der Bit­te, das Do­ku­ment zu stu­die­ren und ei­nen kur­zen On­line­test zu ab­sol­vie­ren. Eine Prü­fung, die sich eben­falls mit der Soft­ware von Di­gi­tal Life Sci­en­ces er­stel­len lässt. „Wir ha­ben über 250 Mit­ar­bei­ter, die wir re­gel­mä­ßig schu­len müs­sen, ein­mal pro Jahr etwa zum The­ma Per­so­nal­hy­gie­ne. Frü­her muss­ten wir die Schu­lun­gen und Prü­fun­gen als Prä­senz­ver­an­stal­tun­gen durch­füh­ren, was mit ei­nem gro­ßen Vor­be­rei­tungs­auf­wand ver­bun­den war“, sagt Rau. „Heu­te kön­nen Mit­ar­bei­ter die Schu­lun­gen zu ih­rer Lieb­lings­zeit er­le­di­gen, so­gar im Home-Of­fice. Das be­deu­tet für uns eine enor­me Zeit­er­spar­nis. Das Sys­tem nimmt uns so­gar die Do­ku­men­ta­ti­on der Schu­lungs­er­geb­nis­se ab.“

Auch das Reklamationsmanagement ist digitalisiert und beschleunigt

Ein Bei­spiel: Ein Kun­de re­kla­miert, dass in ei­ner Falt­schach­tel die Pa­ckungs­bei­la­ge fehlt. Ein Mit­ar­bei­ter der Qua­li­täts­si­che­rung nimmt die Be­schwer­de ent­ge­gen und do­ku­men­tiert den Vor­fall im Mo­dul De­via­ti­on Con­trol (DC). Das Sys­tem schickt dar­auf­hin au­to­ma­tisch die Auf­for­de­rung an ver­schie­de­ne Fach­be­rei­che des Un­ter­neh­mens um z.B. eine Ri­si­ko­be­ur­tei­lung vor­zu­neh­men – also ein­zu­schät­zen, mit wel­cher Wahr­schein­lich­keit ein sol­cher Fall ein zwei­tes Mal auf­tre­ten könn­te. Ist die Wahr­schein­lich­keit ge­ge­ben, las­sen sich über das Sys­tem Vor­beu­ge- und Kor­rek­tur­maß­nah­men (CAPA) an­sto­ßen, etwa die Ein­füh­rung ei­ner Band­waa­ge, die vom Ge­wicht auf eine un­voll­stän­di­ge Pa­ckung schlie­ßen kann.

 „Das sind al­les Schrit­te, die frü­her auf Pa­pier er­folg­ten und nun dank der Di­gi­ta­li­sie­rung schnel­ler und si­che­rer funk­tio­nie­ren“, er­klärt Rau, der sich auch von der Zu­sam­men­ar­beit mit d.velop über­zeugt zeigt. „Die Ko­ope­ra­ti­on war wirk­lich pro­duk­tiv und hat Spaß ge­macht. Wir ha­ben ge­mein­sam mit au­to­ma­ti­sier­ten Work­flows ex­pe­ri­men­tiert, die­se im All­tag ge­tes­tet und im­mer wie­der nach­ge­schlif­fen, bis die Ab­läu­fe schließ­lich sa­ßen. Da­bei hat Di­gi­tal Life Sci­en­ces stets nach dem Prin­zip Hil­fe-zur-Selbst­hil­fe ge­ar­bei­tet. Nach kur­zer Zeit fühl­ten wir uns fit ge­nug, um das Sys­tem ohne Un­ter­stüt­zung be­die­nen und wei­ter­ent­wi­ckeln zu können.“

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Lö­sung: Dokumentenlenkung
Abbildung eines Notebooks auf dem die Dokumentenlenkung der Digital Life Sciences abgebildet wird