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Digitales QM- und Schulungsmanagement für Laborverbund amedes-Gruppe

„Vor 2016 hat­ten wir zwar schon ein elek­tro­ni­sches Sys­tem zur Len­kung von Do­ku­men­ten im Ein­satz, doch das war al­les nicht so sau­ber und leis­tungs­fä­hig, wie es hät­te sein sol­len. Es fehl­te zum Bei­spiel eine gute Über­sicht dar­über, wel­cher Mit­ar­bei­ter in­wie­fern ge­schult ist. Das ha­ben wir heu­te dank Di­gi­tal Life Sci­en­ces. Das ist wich­tig, etwa für ein ex­ter­nes Au­dit. Mit dem al­ten Sys­tem muss­ten wir noch viel ma­nu­ell er­le­di­gen. Mit der eQMS Lö­sung der Di­gi­tal Life Sci­en­ces ha­ben Qua­li­tät und Schnel­lig­keit ei­nen Sprung nach oben gemacht.“
Yvonne Kraska, Abteilungsleiterin QM, amedes-Gruppe
Yvonne Kras­ka
Ab­tei­lungs­lei­te­rin QM (ame­des-Grup­pe)

Es ist die eine Sa­che, täg­lich Tau­sen­de Do­ku­men­te ab­ru­fen, prü­fen und nach­hal­ten zu müs­sen, wel­che Mit­ar­bei­ter die­se be­reits ge­le­sen ha­ben und wel­che noch Nach­hol­be­darf ha­ben. Aber es ist eine ganz an­de­re Sa­che, die­ses im me­di­zi­ni­schen Be­reich zu verantworten.

Die ame­des-Grup­pe macht ge­nau das. Sie bie­tet me­di­zi­nisch-dia­gnos­ti­sche Dienst­leis­tun­gen für Pa­ti­en­ten, nie­der­ge­las­se­ne Ärz­te und Kli­ni­ken an. Da­für be­schäf­tigt ame­des über 4000 Mit­ar­bei­ter an über 90 Stand­or­ten. Deutsch­land­weit be­treut die Grup­pe rund 40 Kli­ni­ken, täg­lich be­ar­bei­ten spe­zi­ell aus­ge­bil­de­te Mit­ar­bei­ter über 400.000 La­bor­ana­ly­sen. Auf die­se Art be­han­deln ame­des-Spe­zia­lis­ten über 450.000 Pa­ti­en­ten im Jahr.

Da­bei ver­steht sich von selbst, dass alle Hand­grif­fe per­fekt und feh­ler­frei sit­zen müs­sen. Ein Schlüs­sel­fak­tor für die­sen ho­hen Qua­li­täts­stan­dard be­steht in der pein­lich ge­nau­en Pfle­ge von Qua­li­täts­ma­nage­ment-Hand­bü­chern und ‑Do­ku­men­ten. Glück­lich, wer dazu ein star­kes und leicht zu be­die­nen­des di­gi­ta­les Qua­li­täts­ma­nage­ment­sys­tem nut­zen kann.

„Vor 2016 hat­ten wir zwar schon ein elek­tro­ni­sches Sys­tem zur Len­kung von Do­ku­men­ten im Ein­satz“, be­schreibt Yvonne Kras­ka, Ab­tei­lungs­lei­te­rin QM bei der ame­des-Grup­pe, „doch das war al­les nicht so sau­ber und leis­tungs­fä­hig, wie es hät­te sein sol­len.“ Dem Un­ter­neh­men fehl­te zum Bei­spiel eine kla­re Echt­zeit-Über­sicht dar­über, wel­cher Mit­ar­bei­ter wel­ches Do­ku­ment oder wel­che Ar­beits­an­wei­sung be­reits ge­le­sen und das auch per Un­ter­schrift quit­tiert hat.

Es fehl­te zu­dem die Mög­lich­keit, Do­ku­men­te be­stimm­ten Mit­ar­bei­tern zu­zu­wei­sen. Ei­ni­ge Stand­or­te konn­ten nicht di­gi­tal ge­schult wer­den und nutz­ten da­her ei­nen Pa­pier­pro­zess und kei­ne di­gi­ta­le Le­se­be­stä­ti­gung. „Nach­dem die Prü­fung von Do­ku­men­ten ab­ge­schlos­sen war, konn­ten man­che Mit­ar­bei­ter mit dem al­ten Sys­tem noch Än­de­run­gen vor­neh­men“, be­schreibt Frau Kras­ka, „das woll­ten wir an­ders haben.“

Nahaufnahme einer Gruppe von Wissenschaftlern und Pharmazeuten im Labor für Laborverbund amedes-Gruppe

Transparenz und Überblick im Qualitätsmanagement

Auf der Su­che nach ei­ner Al­ter­na­ti­ve stößt die ame­des-Grup­pe auf das Mo­dul Do­ku­men­ten­len­kung der Di­gi­tal Life Sci­en­ces GmbH. „Wir ha­ben uns vie­le Sys­te­me an­ge­se­hen“, so Yvonne Kras­ka, „und die Di­gi­tal Life Sci­en­ces hat ei­nen Un­ter­schied wie Tag und Nacht aus­ge­macht. Vie­le Al­ter­na­ti­ven wa­ren gar nicht ver­gleich­bar. Na­tür­lich muss­ten wir auch ei­ni­ge Ab­stri­che ma­chen und ent­schei­den, mit wel­chem Sys­tem wir le­ben woll­ten. Ein ein­zi­ges Sys­tem kann ja von An­fang an auch gar nicht al­les be­rück­sich­ti­gen. Es war dann so, dass wir ge­sagt ha­ben, per­spek­ti­visch wol­len wir mit der Di­gi­tal Life Sci­en­ces weiterarbeiten.“

For­mu­la­re, Ar­beits­vor­schrif­ten, Qua­li­täts­hand­bü­cher, Schu­lungs­un­ter­la­gen und Aus­gangs­rech­nun­gen: Die­se Do­ku­men­ten-Ar­ten über­tru­gen die ame­des-Grup­pe und die Di­gi­tal Life Sci­en­ces GmbH ge­mein­sam in kür­zes­ter Zeit in das neue Do­ku­men­ten­ma­nage­ment­sys­tem. Do­ku­men­te aus den Be­rei­chen Qua­li­täts­ma­nage­ment, Hand­bü­cher und Schu­lungs­un­ter­la­gen hat­ten zu­nächst Vor­rang. „Ein Bei­spiel“, so Frank Lau­mann, Di­rec­tor Ser­vices bei der Di­gi­tal Life Sci­en­ces GmbH, „ist etwa die Ar­beits­an­wei­sung zum hy­gie­ni­schen Hän­de­wa­schen. Wer 40 Stand­or­te un­ter­hält, muss die­se An­wei­sung 40 Mal vor­hal­ten. Heu­te hat die ame­des-Grup­pe ein zen­tra­les di­gi­ta­les Do­ku­ment, das man nur noch ein Mal ver­wal­ten muss.“

Wird das zen­tra­le di­gi­ta­le Do­ku­ment ge­än­dert, lie­gen die Än­de­run­gen na­he­zu zeit­gleich an al­len Stand­or­ten vor. Und Yvonne Kras­ka kann so gut wie in Echt­zeit prü­fen, wel­cher Mit­ar­bei­ter das ak­tua­li­sier­te Do­ku­ment be­reits zur Kennt­nis ge­nom­men und un­ter­schrie­ben hat. Auch beim Er­stel­len von neu­en Un­ter­la­gen spart der neue di­gi­ta­le Work­flow mit der di­gi­ta­len Do­ku­men­ten­len­kung, Ar­beits­schrit­te und Papier.

In den Jah­ren 2017 bis 2018 ka­men ver­schie­de­ne Ein­zel­ver­trä­ge, ge­sell­schafts­recht­li­che Un­ter­la­gen, Rah­men­ver­trä­ge, Pa­ten­te, Mar­ken und Lie­fe­ran­ten­ver­trä­ge hinzu.

Digitaler Dokumentenlenkungsprozess mit mehreren Personen

Un­ter­la­gen schrei­ben oder er­stel­len, prü­fen und un­ter­schrei­ben: „Mit der di­gi­ta­len Do­ku­men­ten­len­kung hat die ame­des-Grup­pe nun eine deut­li­che Zeit­er­spar­nis“, be­schreibt Frank Lau­mann, „al­lein schon des­halb, weil Auf­ga­ben und Pa­pie­re per E‑Mail rein­kom­men und so­fort di­gi­tal un­ter­schrie­ben wer­den kön­nen.“ Die ame­des-Grup­pe nutzt di­gi­ta­le Si­gna­tu­ren ak­tu­ell nur für in­ter­ne Zwe­cke, da­her reicht eine ver­gleichs­wei­se ein­fa­che Le­gi­ti­mie­rung der Nut­zer durch ih­ren Log­in ins un­ter­neh­mens­ei­ge­ne System.

Bei der Er­stel­lung von Do­ku­men­ten ar­bei­ten vie­le Mit­ar­bei­te­rin­nen und Mit­ar­bei­ter zu­sam­men. Wie bei vie­len Pro­zes­sen in der Wirt­schaft gibt es auch hier ein Na­del­öhr: „Das sind in der Re­gel die Prü­fer“, so Frau Kras­ka, „in den meis­ten Fäl­len ist das ei­ner un­se­rer an­ge­stell­ten Ärz­te, und die sind viel­be­schäf­tigt.“ So weit, so üb­lich, so kaum ver­meid­bar. Doch durch die neue Soft­ware spart sich die ame­des-Grup­pe viel Luft, die zwi­schen den ein­zel­nen Pro­zess­schrit­ten war.

Frü­her hieß es: Schrei­ben, Aus­dru­cken, Trans­por­tie­ren. Prü­fen. Dann un­ter­schrei­ben. Wie­der trans­por­tie­ren. Ko­pie­ren. Ab­hef­ten. Ar­chi­vie­ren. Bei je­dem Pro­zess­schritt konn­ten Mit­ar­bei­te­rin­nen und Mit­ar­bei­ter die Sa­che aus den Au­gen ver­lie­ren, ei­nen Ord­ner falsch ab­le­gen, an­de­re Auf­ga­ben vor­zie­hen. Das konn­te das Un­ter­neh­men im schlech­tes­ten Fall Tage kos­ten. „Heu­te brau­chen wir im Ide­al­fall 30 Mi­nu­ten, um ein neu­es Do­ku­ment zu prü­fen und in den Um­lauf brin­gen zu las­sen“, be­schreibt Yvonne Kras­ka. „Wir spa­ren uns das Rum­lau­fen, das Hin­ter­her­lau­fen, das Ko­pie­ren, das ma­nu­el­le Ab­hef­ten und Ar­chi­vie­ren. Das Sys­tem er­in­nert Kol­le­gen selbst­tä­tig auch an even­tu­ell ab­lau­fen­de Fristen.“

Konzept der Dokumentenverwaltung, Geschäftsmann nutzt Computer zur Dokumentation

Digitale Nachweise über Schulungen: rechtssicher und rückverfolgbar

Das pein­lich ge­naue Be­fol­gen von Ar­beits­an­wei­sun­gen ist ge­ra­de im me­di­zi­ni­schen Be­reich ein Schlüs­sel­fak­tor für den Er­folg. Kein Pa­ti­ent und kei­ne Pa­ti­en­tin will schließ­lich fal­sche Test­ergeb­nis­se er­hal­ten. „Muss ein Ob­jekt blau oder rot ein­ge­färbt wer­den? Eine Fla­sche links oder rechts ab­ge­stellt wer­den? Was macht ein Kol­le­ge, wenn ein Ge­rät ei­nen Feh­ler mel­det?“ Yvonne Kras­ka er­in­nert sich: „Frü­her gab es Un­ter­schrif­ten­lis­ten auf Pa­pier, mit­un­ter so­gar an­geta­ckert an be­stimm­te Do­ku­men­te. Än­de­run­gen wur­den kennt­lich ge­macht, muss­ten manch­mal aus­ge­druckt wer­den, weil es nicht über­all pa­pier­los ging. Und die Kon­trol­le der Kennt­nis­nah­me wur­de hän­disch durchgeführt.“

Die­ser ma­nu­el­le Pro­zess be­deu­te­te viel Ar­beit durch häu­fi­ge Kon­trol­len. Die­sen Mehr­auf­wand spart sich die ge­sam­te Grup­pe nun. Elek­tro­ni­sche Do­ku­men­te wer­den in den meis­ten Fäl­len auch elek­tro­nisch zur Kennt­nis ge­nom­men, und das Sys­tem pro­to­kol­liert die Un­ter­schrif­ten. Frau Kras­ka: „Ich kann im Sys­tem se­hen, was pas­siert. Von der gan­zen Welt aus, wenn ich will, sehe ich, wer schon un­ter­schrie­ben hat und wer ein Do­ku­ment noch zur Kennt­nis neh­men muss.“ Die Le­se­be­stä­ti­gung ist GxP-kon­form und rück­ver­folg­bar. „Das ist wich­tig“, so Frau Kras­ka, „etwa für ein ex­ter­nes Audit.“

Die ame­des-Grup­pe hat un­ter an­de­rem auf die­se In­for­ma­tio­nen Zugriff:

  • Wel­ches Do­ku­ment hängt in wel­chem Korrekturstatus?
  • An wel­chen Stand­or­ten gilt wel­che Handlungsanweisung?
  • Wel­chen Zu­stand hat die Ver­sio­nie­rung von be­stimm­ten Unterlagen?
  • Wel­chem Mit­ar­bei­ter oder wel­cher Mit­ar­bei­te­rin sind wel­che Do­ku­men­te zugeordnet?

Die In­for­ma­tio­nen sind auch un­ter­wegs ab­ruf­bar, zum Bei­spiel per Smart­phone oder Ta­blet. Für den La­bor­ver­bund ist vor al­lem die Zeit­er­spar­nis ein ent­schei­den­der Vor­teil. Frau Kras­ka: „Frü­her ha­ben wir ge­fühlt noch oft zu Fuß gearbeitet.“

Zentrale digitale Geschäftsprozesse der amedes-Gruppe mit der digitalen Dokumentenlenkung

  • Er­stel­lung, Prü­fung, Re­vi­sio­nie­rung und Ar­chi­vie­rung von Dokumenten
  • Nach­hal­ten von Schu­lun­gen und Kennt­nis­nah­men von z. B. Arbeitsanweisungen
  • Ver­wal­tung und Ver­tei­lung von QM-Hand­bü­chern an al­len Standorten
  • Aus­ga­be von z. B. Ar­beits­an­wei­sun­gen an die ent­spre­chen­den Arbeitsplätze
  • Ar­chi­vie­rung von Ausgangsrechnungen
  • Ver­wal­tung von Ver­trä­gen (vor­ran­gig intern)
  • Ein­heit­li­che Vor­ga­be von Do­ku­men­ten­vor­la­gen und Layouts

Yvonne Kras­kas Fa­zit: „Mit dem al­ten Sys­tem muss­ten wir noch viel ma­nu­ell er­le­di­gen. Mit der eQMS Lö­sung der Di­gi­tal Life Sci­en­ces GmbH und der Platt­form d.velop do­cu­ments der d.velop AG ha­ben Qua­li­tät und Schnel­lig­keit ei­nen Sprung nach oben gemacht.“

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