zwissTEX GmbH beschleunigt Umlauf von Qualitätsmanagement-Dokumenten auf einen Tag
zwissTEX GmbH
In den Autos von Morgen wird niemand mehr am Steuer sitzen, der es nicht will. Und wenn das Auto selbst fährt, lenkt der Fahrzeuginnenraum umso mehr die Aufmerksamkeit auf sich. Der Hightech-Textilien-Hersteller zwissTEX ist darauf vorbereitet: mit neuartigen Textilien, die komplette Design- und Konstruktionskonzepte ersetzen können.
Die Geschichte der zwissTEX geht zurück bis ins Jahr 1828. Schon damals erkannte ein Vorläufer der GmbH die Zeichen der Zeit und fertigte Textilien aus Naturfasern. Über die Jahrzehnte hat zwissTEX sich und seinen Produktkatalog immer wieder neu erfunden, heute ist die Firma mit ihren Hightech-Textilien ein gefragter Partner.
Die Zentrale des Unternehmens liegt in Gerstetten zwischen Stuttgart und München. Mit neuen Verbundwerkstoffen, Ketten- und Abstandsgewirken sowie vielen weiteren Produkten beliefert zwissTEX nicht nur den Automobilbau, die Bekleidungsbranche und die Medizintechnik, sondern auch den Luftverkehr und den Ultraleichtbau.
Doch die Arbeit in einer Branche, die dem Sektor Automotive sehr nahe ist, ist nicht nur aufregend und inspirierend. Sie muss auch einer umfassenden Pflicht zur Dokumentation von Arbeitsschritten nachkommen. Auch das Qualitätsmanagement (QM) ist ein entscheidender Faktor, und hier hat jeder Fahrzeughersteller seine ganz eigenen, spezifischen Anforderungen, die Zulieferer wie zwissTEX einhalten müssen.
zwissTEX vertraute im Qualitätsmanagement zunächst auf Papier, Word und Excel
„Wir als Automotive-Zulieferer haben wirklich sehr umfangreiche Dokumentationspflichten im Qualitätsmanagement“, sagt Mark Seewald, Leitung Integriertes Management bei zwissTEX. Qualitätsmanagement umfasst Methoden, mit denen Unternehmen Anforderungen an Qualität, Umweltschutz, Arbeitsschutz, Sicherheit und andere in einer einheitlichen Struktur bündeln können. Die Arbeiter in der Produktion müssen jederzeit Zugriff auf die aktuellen Papiere haben und sich an die Regelungen halten.
Lange vertraute zwissTEX auf Papier-Dokumente sowie auf Word und Excel, um den umfangreichen Aufgaben im Qualitätsmanagement Herr zu werden. Beispielsweise müssen mindestens drei Menschen Vorschriften bei zwissTEX unterschreiben, bevor diese in Kraft treten können. „Also erstellte ein Mitarbeiter eine Vorschrift“, beschreibt Mark Seewald, „machte eine Kopie und lief über den ganzen Standort, um das Papier in Umlauf zu bringen.“
Wenn eine Vorschrift für die Produktion geändert wurde, musste diese Vorschrift auf Papier unter anderem zum Bereichsleiter und zum Schichtführer, bevor sie in der Produktion ankam. „Früher brauchte so eine geänderte Vorschrift gut eine Woche für den Umlauf“, sagt Seewald. Bis zu 900 Vorschriften auf Papier kursieren im Unternehmen, und änderte sich etwas, nahmen die analogen Dinge ihren Lauf. Das beschäftigte Mitarbeiter viele Stunden pro Woche.
„Die zwissTEX GmbH hatte bislang ein Filesystem mit Word-Dokumenten benutzt“, erinnert sich John Stender, Projektmanager bei der Digital Life Sciences GmbH, dem Competence Center der d.velop AG für den Bereich Qualitätsmanagement und Partner der edoc solutions ag. Damit war zwissTEX nicht allein: „Viele Unternehmen nutzen ähnliche Strukturen wie Ordner mit Dokumenten sowie Excel-Listen, um Versionen und Gültigkeiten nachzuhalten.“
Gesucht: ein elektronisches Qualitätsmanagementsystem
Es kam der Zeitpunkt, an dem zwissTEX der bisherige Arbeitsaufwand mit Dokumenten auf Papier im Bereich Qualitätsmanagement zu viel wurde. Denn es dauerte, Dokumente freizugeben, zu platzieren und stets aktuell zu halten. Folglich sah sich das Unternehmen nach einer Alternative um – nach einem System für digitales Qualitätsmanagement.
„Wir haben uns viele Lösungen angeschaut, um Abläufe zu optimieren“, sagt Mark Seewald, „doch als wir gesehen haben, was die Digitalisierungslösungen der Digital Life Sciences können, haben wir gar nicht weitergesucht.“ Der Clou: zwissTEX hatte das d.velop documents (ehemals d.3ecm) bereits im Einsatz. Das Unternehmen nutzte schon seit einem halben Jahr das System der d.velop AG für eine elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung in SAP, digitale Lieferanten- und Kundenakten sowie zur gesetzeskonformen E‑Mail-Archivierung. Mit diesen Werkzeugen hatte zwissTEX bereits Abläufe und Prozesse digital optimiert, Recherchezeiten und Bearbeitungszeiten verkürzt. So bleibt den Mitarbeitern mehr Zeit für die eigentliche, kreative Arbeit.
Digitaler Grundstein kam von der edoc solutions ag
Hier hatte die edoc solutions ag aus Weilerswist als größter d.velop documents (ehemals d.3ecm)-Partner der d.velop AG bereits den Grundstein gelegt. 2018 implementierte die edoc d.velop documents (ehemals d.3ecm) bei zwissTEX. „Ein befreundetes Unternehmen hat uns empfohlen und im Rahmen des Evaluierungsprozesses bei zwissTEX konnten wir mit unserem ECM-Portfolio überzeugen“, erinnert sich Alexander Ferrauti, Account Manager bei edoc. Bis zum Jahr 2018 liefen viele Prozesse bei zwissTEX nämlich noch mit Papier-Dokumenten, und durch die Einführung von d.velop documents (ehemals d.3ecm) wurden nun Dokumente wie Angebote, Bestellungen oder Belege automatisch in die Kunden- oder Lieferantenakten in d.velop documents (ehemals d.3ecm) archiviert. Alexander Ferrauti: „Nach der manuellen Ablage, der automatischen Belegarchivierung aus dem SAP-System oder dem Scanprozess ordnet das System die Unterlagen automatisch dem digitalen Vorgang zu.“
Somit gehörte d.velop documents (ehemals d.3ecm) zu den ersten Schritten von zwissTEX im Zuge der Digitalisierungsstrategie. „Es ging auch nicht nur darum, Dokumente digital zugänglich zu machen“, beschreibt Ferrauti, „sondern auch um erste digitale Workflows und Prozesse. Wie zum Beispiel die digitale Eingangsrechnung.“ Seit der Einrichtung von d.velop documents (ehemals d.3ecm) durch die edoc solutions ag konnten die Mitarbeiter von zwissTEX immer nachvollziehen, wo sich Dokumente aktuell befinden. Rechnungen konnten ab sofort und jederzeit auch von unterwegs aus geprüft oder freigegeben werden, ebenso wie andere Schriftstücke.
Startschuss für das digitale Qualitätsmanagement der Digital Life Sciences GmbH
Nach der Eingewöhnungsphase an d.velop documents (ehemals d.3ecm) beauftragte zwissTEX die edoc solutions ag, das bestehende d.velop documents (ehemals d.3ecm) zu erweitern. Das Ziel: Mitarbeiter sollten digital QM-Dokumente bearbeiten, ansehen und aktualisieren können. „Auf dem ECM d.velop documents (ehemals d.3ecm) konnten wir sehr gut unsere Oberfläche aufbauen, die es erlaubt, auf die Anforderungen im Bereich Qualitätsmanagement einzugehen“, beschreibt John Stender.
Das gemeinsame Projekt zur Einrichtung und Anpassung des Systems für digitales Qualitätsmanagement startete im Januar 2019. Hierbei musste die Lösung nur geringfügig auf die Bedürfnisse von zwissTEX angepasst werden. In der Medizinbranche beispielsweise müssen Unternehmen umfangreiche Richtlinien befolgen, die unter dem Stichwort „GxP“ bekannt sind. „zwissTEX ist kein klassischer GxP-Kunde“, beschreibt Stender, „doch die Anforderungen sind ähnlich, denn zwissTEX hat sein Qualitätsmanagement an GxP-Standards angelehnt.“
Im beruflichen Alltag müssen die zwissTEX ‑Mitarbeiter viele digitale QM-Dokumente erstellen, aktualisieren und freigeben, manche davon mit digitaler Signatur. Die Einführung des digitalen Dokumentenmanagements war dabei nur der erste Schritt. Im Gegensatz zur Arbeit mit Word und Excel bieten die Qualitätsmanagementlösungen der Digital Life Sciences dafür eine Struktur, an der sich der Workflow orientieren kann. Beschäftigte bekommen unterschiedliche Benutzerrollen, die ihnen lediglich Zugang zu den Dokumenten und Bereichen öffnet, die sie auch wirklich benötigen. Das sorgt nicht nur für Ordnung und Übersichtlichkeit, es legt auch eine mögliche Fehlerquelle trocken.
Durchlaufzeiten von einer Woche auf einen Tag gesenkt
Zudem hat jeder Mitarbeiter mit seiner individuellen Übersicht alle Aufgaben, Fristen und Dokumente im Blick. „Zu Beginn haben wir zunächst unser Organigramm in d.velop documents (ehemals d.3ecm) abgebildet“, erinnert sich Seewald. Danach konnten die Nutzer bereits Aufgaben zuweisen, wie etwa die Prüfung oder Genehmigung eines Dokumentes oder auch das Abarbeiten einer Ursachenanalyse. Die Aufgaben erhalten Fristen und Termine, die Zuständigen bekommen per Microsoft Outlook eine Benachrichtigung. Läuft die Gültigkeit eines Dokumentes ab, bekommt ein QM-Verantwortlicher eine Nachricht.
Vom Projektstart im Januar 2019 dauerte es nur sechs Monate bis zur Produktivsetzung. Seewald: „Wir haben zusätzlich ein Mitarbeiter-Qualifizierungsmodul aufgebaut, mit dem wir festhalten, welcher Kollege auf welche Dokumente geschult sein muss und welche Schulungen bereits erfolgt sind.“
Mit der neuen Software fällt es zudem deutlich leichter, Dokumente und Fristen auch im Eifer des Arbeitsalltages im Blick zu behalten. Demnach wird der Anwender automatisch über den Ablauf einer möglichen Frist erinnert. Auch ist der Zugriff auf die relevanten Dokumente schneller und komfortabler. Niemand muss mehr in Ordnern blättern — per Volltextsuche ist das entscheidende Dokument nur einen Klick entfernt.
Seewald: „Früher brauchten zum Beispiel neue Vorschriften für die Produktion eine Woche für den Dokumentenumlauf. Mit dem digitalen Qualitätsmanagement ist das innerhalb eines Tages erledigt, in seltenen Fällen dauert es zwei Tage.“ Seit der Einführung arbeiten inzwischen 350 Mitarbeiter mit dem digitalen Qualitätsmanagementsystem, inklusive der Beschäftigten am zwissTEX-Standort Mexiko.
So funktioniert das digitale Qualitätsmanagement bei zwissTEX
Das digitale Qualitätsmanagement hat zwissTEX in fünf Prozessgruppen unterteilt:
- Dokumentenmanagement
- Change Control (Änderungsmanagement)
- CAPA (Korrektur- und Vorbeugemaßnahmen)
- Deviation Control (Abweichungsmanagement)
- Mitarbeiterqualifizierung
„Wir haben uns für d.velop entschieden“, sagt Seewald, „weil da alle fünf Bausteine und Lösungen, die wir brauchten, in einer Software schon vorhanden waren. Die Software ist zudem erweiterbar, etwa für Vertragsmanagement.“ Schon im Juli 2019, kurz nach der Einrichtung des Dokumentenmanagementsystems, führt zwissTEX ein digitales Änderungsmanagement (Change Control) ein, auf der Grundlage von d.velop documents (ehemals d.3ecm).
Der Grund: Vor der Einführung hatten die zwissTEX-Mitarbeiter alle Hände voll zu tun, die Änderungen zu managen. Manche Änderungsanforderungen kamen per E‑Mail, einige per Zuruf zwischen Kaffeeküche und Schreibtisch, andere sogar per Post-It. Seewald: „Da brauchten wir ein digital gesteuertes Änderungsmanagement, auch, um die Anforderungen der International Automobile Task Force (IATF) zu erfüllen.“
Beispiel: Ein zwissTEX-Kunde ändert seine wiederkehrende Bestellung. Er braucht nun gelbe statt roter Teile. zwissTEX muss also künftig gelbe Teile herstellen – eine Änderung, die viele Abteilungen betrifft, von der Produktion über die Rechnungsstellung bis hin zu Druck von Lieferschein und Etikett.
„Mit d.velop documents (ehemals d.3ecm) behalten unsere Mitarbeiter den Überblick“, beschreibt Seewald, „und wir vermeiden Reibungsverluste.“ Das digitale Änderungsmanagement erstellt für alle beteiligten oder zuständigen Mitarbeiter eine Aufgabenliste und hält die Abarbeitung nach. Beschäftigte bekommen per Outlook eine Nachricht, wenn neue Aufgaben anstehen oder sie im Prozess handeln müssen. Beispielsweise können Produktions-Mitarbeiter ein Foto der ersten gelben Teile hochladen, um zu quittieren, dass sie ab sofort gelbe Teile produzieren und damit die Änderungswünsche des zwissTEX-Kunden erfüllen.
So ähnlich funktionieren auch die anderen Bereiche des Qualitätsmanagements, etwa das Management von Korrektur- und Vorbeugemaßnahmen. Es genügt nämlich nicht, bloß einen Änderungswunsch zu kommunizieren. Mitarbeiter müssen diesen Änderungswunsch auch in Maßnahmen übersetzen und nachhalten, ob diese Maßnahmen auch abgearbeitet wurden. Und zwar frist- und formgerecht. Last but not least gilt es, etwaige Reklamationen mit dem Abweichungsmanagement nachzuhalten und zu bearbeiten.
Seewald: „Ein dickes Lob an Jacqueline Gollan, Qualitätsmanagerin bei zwissTEX. Die schnelle Implementierung eines elektronischen Qualitätsmanagementsystems wäre ohne sie nicht möglich gewesen, sie hat das Projekt federführend vorangetrieben.“
„Wir haben alle Vorschriften auf Papier eingesammelt“
„Der große Vorteil von digitalem Qualitätsmanagement“, so John Stender, „liegt nicht nur im direkten Zugriff auf Dokumente, Fristen und Aufgaben, sondern er liegt vor allem in der Aktualität. Dokumente sind immer aktuell, das ist ein großer Mehrwert für die Mitarbeiter in der Produktion. Die müssen sich nicht mehr darum kümmern, ob sie die richtigen und die aktuellen Anweisungen haben.“
Auf diese Art beseitigt zwissTEX eine Menge Reibungsverluste. Und eine Menge Papier. „Wir haben alle Vorschriften auf Papier eingesammelt“, betont Mark Seewald, „in der gesamten Produktion gibt es keine Vorschriften mehr auf Papier.“ Sämtliche Prozessbeschreibungen, Arbeitsanweisungen, Verfahrensanweisungen und die komplette QM-Abteilung sind nun digitalisiert. Seewald: „Alles ist nun transparent dokumentiert, versioniert, archiviert und nachvollziehbar.“
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