METASYS GmbH löst mit Volltextsuche aufreibende Recherche in Windows-Ordnerstrukturen ab
Umweltgifte wie Quecksilber gehören einfach nicht ins Abwasser: Ende der 1980er-Jahre war dieser Gedanke gleichermaßen einleuchtend wie fortschrittlich. Mit dieser Idee begann die METASYS Medizintechnik GmbH 1989 als kleiner „Tüftlerbetrieb“, Technologien zur Amalgamseparierung für Dentalpraxen zu entwickeln. Und das mit Erfolg. Heute hat der Betrieb bei Innsbruck in Österreich rund 80 MitarbeiterInnen sowie weltweit mehrere VertriebspartnerInnen.
Umweltschäden zu vermeiden war in den 80er-Jahren die Hauptmotivation von Bruno Pregenzer und Werner Trawöger, METASYS zu gründen. Der erfahrene Zahntechniker Pregenzer entwickelte einen Amalgam-Abscheider, der heute weltweit eingesetzt wird, um Reste von Amalgam-Füllungen aus dem Abwasser von Zahnarzt-Praxen zu entfernen und zu recyclen.
Inzwischen bietet METASYS von Dentalgeräten über Hygieneprodukten bis hin zur Sammlung, Trennung und dem Recycling von giftigen Abfällen und Metallen aus Dental-Praxen viele Produkte und Services an.
Aufwand für regulatorische Anforderungen wuchs
Mit dem Erfolg kommt Wachstum, und das bedeutet für die meisten Unternehmen, dass nicht nur Umsatz und MitarbeiterInnenzahl wachsen, sondern auch der Aufwand für regulatorische Anforderungen: Bürokratie. Gerade für Firmen in der Europäischen Union kommen da oft einige Arbeitsstunden für Formalitäten zusammen. Tendenz: steigend.
Das zog auch bei der METASYS GmbH wertvolle Arbeitsstunden von kreativen Tätigkeiten ab. Und die bestehenden, gewachsenen Infrastrukturen waren mit der Zeit immer schlechter geeignet, Abhilfe zu schaffen. Dr. Florian Meischl, Leiter Innovations- und Projektmanagement: „Wir haben recht banal mit dem Windows Explorer in der Ordnerstruktur gearbeitet. Die Anforderungen an die Bürokratie werden europaweit und auch weltweit nicht weniger, daher wurde es immer aufwändiger, sich darin zurecht zu finden.“
An sich ist an der Ablage von Dateien in Windows-Ordnerstrukturen zunächst grundsätzlich nicht falsch. Doch der Teufel kann im Detail stecken. So benötigen MitarbeiterInnen bestimmte Dokumente zugleich für verschiedene Anwendungen, wie zum Beispiel für die Zulassung neuer Technologien sowie für die produktspezifischen Dokumentationen. Ein Dilemma: In welchem Ordner sollte das Dokument abgelegt werden? In beiden? In dem Fall drohten unterschiedliche Versionen.
Neues Dokumentenmanagementsystem sollte mit ERP-Software zusammenarbeiten
„Das war nicht mehr praktikabel“, so Dr. Meischl, „das hat den Überblick erschwert, da nicht mehr klar zu urteilen war, wo neue Dokumente abgelegt werden sollten.“ Demzufolge suchten die MitarbeiterInnen der METASYS nach einer neuen Lösung – möglichst eine Software, die auch gut mit dem Warenwirtschaftssystem (ERP-Software) der Firma Asseco zusammenarbeiten würde.
Durch eine Empfehlung knüpft die METASYS GmbH einen Kontakt zur Digital Life Sciences GmbH. Das Unternehmen ist seit 2007 ein gefragter Spezialist für GxP-konforme Dokumentationslösungen. Das Stichwort „GxP“ bezeichnet Richtlinien für eine gute Arbeitspraxis, die besonders in der Pharma- und Medizinbranche von Bedeutung sind.
Nach einer Präsentation zeigte sich die METASYS GmbH überzeugt vom Funktionsumfang und dem Preis-Leistungs-Verhältnis vom dls | eQMS der Digital Life Sciences GmbH.
Dokumentenlenkung und Training Management
Drei Lösungsbereiche waren für METASYS entscheidend:
- Digitale Dokumentenlenkung
- Training Management
- Technische Dokumentation
Im Januar 2021 fiel der Startschuss für das Projekt, die bestehenden Daten aus den Windows-Ordnerstrukturen in das digitale Dokumentenmanagementsystem der Digital Life Sciences GmbH zu migrieren. „Bereits in der letzten April-Woche konnten wir live gehen“, beschreibt Torsten Heise, Head of Consulting und Projektmanager bei der Digital Life Sciences GmbH. „Das ist schon ein extrem schneller Projektverlauf gewesen. Wir hatten dabei den Vorteil, dass das Projektteam der METASYS auch die Zeit bekommen hat, um an der Migration zu arbeiten und dass die Fachbereiche optimal zusammengearbeitet haben.“
Kern des Dokumentenmanagementsystems ist die Dokumentenlenkung. Diese sorgt dafür, dass vor allem Unterlagen aus dem Qualitätsmanagement (QM), Arbeitsanweisungen, Normen und Qualitätsrichtlinien immer leicht von allen Arbeitsplätzen aus digital zu erreichen sind. Alle MitarbeiterInnen arbeiten stets mit der gleichen Dokumentversion und können neue Unterlagen auf der Basis von Vorlagen erstellen, zum Beispiel neue Verfahrens- oder Arbeitsanweisungen (SOP).
Zudem bekommen Unterlagen Attribute. Das sind Metadaten, die zum Beispiel aufzeigen, zu welchem Bereich ein Schriftstück gehört. „Früher haben wir diese Informationen in Excel-Tabellen hinterlegt“, beschreibt Florian Meischl, „in denen stand dann etwa, welches Dokument zu welchem Produkt gehört.“
So kann unter anderem die Abteilung für das Regulatorische alle Zweckbestimmungen für alle Produkte mit wenigen Klicks bekommen. Andere Abteilungen können die Zweckbestimmung für ein bestimmtes Produkt zügig aufrufen, indem sie im Dokumentenmanagementsystem nach dem betreffenden Produkt suchen. Meischl: „Auch die Volltextsuche ist ein Riesenvorteil, so in der Art wie bei Google.“
Digitaler Prozess ordnet und beschleunigt Freigabeverfahren – manchmal auf eine Stunde
Digitale Prozesse sind ebenfalls Teil der Dokumentenlenkung. So können Prüfer zum Beispiel Annotationen digital aufbringen und alles an den Autor im System zurückgeben. Das vermeidet unter anderem eine Suche nach der jeweils aktuellen Fassung innerhalb von E‑Mail-Ordnern. Auch die Freigabe funktioniert „mittlerweile viel schneller und mit weniger Aufwand“, beschreibt Meischl, „früher mussten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter quer durchs Haus laufen und Unterschriften einholen, das funktioniert heute mit einem digitalen Prozess.“
Im Dokumentenmanagementsystem ist nämlich unter anderem hinterlegt, welcher Mitarbeiter oder welche Mitarbeiterin ein Papier prüfen und genehmigen darf. Das System benachrichtigt die betreffenden KollegInnen in der definierten Reihenfolge. Ist ein Papier zur Zufriedenheit fertig erstellt, können die PrüferInnen digital unterschreiben und die Unterlage geht in einem letzten Schritt an die Qualitätsmanagement-Abteilung. „Manche Freigabeprozesse dauern dadurch nur noch eine Stunde lang“, sagt Dr. Meischl.
Digitale Mitarbeiterqualifizierung spart so manche Präsenzschulung
Ist eine neue Verfahrens- oder Arbeitsanweisung (SOP) freigegeben, muss diese natürlich auch zu denjenigen MitarbeiterInnen, die sich in ihrer täglichen Arbeit danach richten müssen. Dafür nutzt METASYS das Training Management. Dieses sieht einen Schulungsverantwortlichen vor, der Nachrichten über neue Arbeitsanweisungen vom Dokumentenmanagementsystem bekommt und die neuen Anweisungen dann den betreffenden MitarbeiterInnen zuordnet.
Diese Beschäftigten bekommen ebenfalls eine Nachricht vom System und müssen die Anweisung lesen und unterschreiben. „Das spart viel Zeit, weil man auf viele Präsenzschulungen verzichten kann“, sagt Florian Meischl. „So funktionieren Schulungen viel reibungsloser und einfacher. Und, ein großer Vorteil: Man sieht in der Übersicht, die das System zur Verfügung stellt, auf einen Blick, welchen MitarbeiterInnen welche Schulung fehlt. Das ist unter anderem für den Prüfer beim Audit wichtig.“
Vorteile des digitalen Dokumentenmanagements
Diese Vorteile bietet ein digitales Dokumentenmanagement dem Unternehmen METASYS gegenüber einer Ablage von Dateien in Windows-Ordnerstrukturen:
- Schnelles Auffinden von Unterlagen, z.B. über Volltextsuche
- Vermeidung von Redundanz – MitarbeiterInnen arbeiten immer an derselben Version eines Dokumentes
- Vermeidung von doppelten Ablagen
- Vermeidung von Schattenarchiven (z.B. lokale Kopien von Papieren auf den jeweiligen Rechnern von NutzerInnen)
- Laufzeiten von Dokumenten werden kürzer
- Transparenz über den Bearbeitungsstatus von Dokumenten – wo liegt das Dokument, wer prüft es gerade, wer bearbeitet es?
- Gelenkte Prozesse, z.B. für das Freigeben von Dokumenten
- Mehr Zeit für Kernaufgaben
- Einsparen von Papier
- Transparenz über Schulungsprozesse
- MitarbeiterInnen können einfach digital unterzeichnen, dass sie eine Schulung gemacht haben
Meischls Fazit: „Wir bekommen viel positives Feedback, und gerade in der Entwicklungsabteilung ist nun viel mehr Zeit für kreative Dinge. Das System funktioniert unkompliziert und befreit uns von vielen aufwändigen, aufreibenden Arbeiten. Wir sind mit dem gesamten Projekt sehr zufrieden und wollen in naher Zukunft noch die Module Personalmanagement, Vertragsmanagement sowie Change Control nachrüsten. Wir würden das System auf jeden Fall weiterempfehlen, das hat alles von Anfang an gut funktioniert.“