Darstellung des Logos von Aristo Pharma

Transparenz über Standortgrenzen hinweg

“Die Ein­füh­rung ei­nes DMS inkl. der GMP-Mo­du­le ge­lenk­te Do­ku­men­te und Trai­ning Ma­nage­ment für un­se­re ge­sam­te Fir­men­grup­pe an den sechs deut­schen Stand­or­ten wur­de als gro­ße Her­aus­for­de­rung sei­tens der Di­gi­tal Life Sci­en­ces gern an­ge­nom­men und ter­min­ge­recht und pro­fes­sio­nell ge­meis­tert. Die sehr gute Vor­be­rei­tung durch Di­gi­tal Life Sci­en­ces hat uns ge­hol­fen, in kür­zes­ter Zeit die Mo­du­le zu im­ple­men­tie­ren. Die Ak­zep­tanz der Mit­ar­bei­te­rIn­nen ist als Be­weis für den Er­folg der Ein­füh­rung zu se­hen. Wir freu­en uns schon jetzt auf die wei­te­re Zu­sam­men­ar­beit bei der Ein­füh­rung wei­te­rer Mo­du­le (Ch­an­ge Con­trol, De­via­ti­on, CAPA), um un­se­re Ef­fi­zi­enz wei­ter er­folg­reich zu steigern.”
Darstellung des Logos von Aristo Pharma
Dr. Cor­ne­lia Beier
Lei­tung Qua­li­täts­ma­nage­ment (Aris­to Phar­ma GmbH)

Arzneimittelhersteller Aristo Pharma schafft zentrales Dokumentenmanagement mit dls | eQMS

Mil­lio­nen Rech­nun­gen so­wie Pro­zess­be­schrei­bun­gen, Her­stell- und Prüf­vor­schrif­ten so­wie Ver­trä­ge ver­wal­tet Arz­nei­mit­tel­her­stel­ler Aris­to Phar­ma mit dem Do­ku­men­ten­ma­nage­ment­sys­tem dls | eQMS von Di­gi­tal Life Sci­en­ces und schafft da­mit Trans­pa­renz über die Gren­zen der sechs deut­schen Stand­or­te hinweg.

Ih­nen ist das Ori­gi­nal­me­di­ka­ment zu teu­er? Zum Glück exis­tiert mit ho­her Wahr­schein­lich­keit ein Ge­ne­ri­kum – ein so­ge­nann­tes Nach­ah­mer­pro­dukt aus ei­nem pa­tent­frei­en Wirk­stoff, das als be­zahl­ba­re Al­ter­na­ti­ve von ei­nem an­de­ren Her­stel­ler an­ge­bo­ten wird. Auf die Pro­duk­ti­on sol­cher Me­di­ka­men­te, die qua­li­ta­tiv hoch­wer­tig und trotz­dem kos­ten­güns­tig sind, hat sich Aris­to Phar­ma spe­zia­li­siert – ein Un­ter­neh­men aus Ber­lin, das 2008 aus der Ver­schmel­zung meh­re­rer deut­scher mit­tel­stän­di­scher Phar­ma­un­ter­neh­men her­vor­ge­gan­gen ist. Eine Fir­ma auf Wachs­tums­kurs, den die gut 1.800 Mit­ar­bei­te­rIn­nen vol­ler Be­geis­te­rung mitgestalten.

Im­mer wich­ti­ger auf dem Er­folgs­kurs: rei­bungs­lo­se Ar­beits­ab­läu­fe und Trans­pa­renz über die Gren­zen ein­zel­ner Stand­or­te hin­weg. Ana­lo­ge Da­ten­trä­ger wie Pa­pier hal­ten da­bei kaum noch Schritt. Das Ma­nage­ment Mil­lio­nen aus­ge­druck­ter Rech­nun­gen so­wie Pro­zess­be­schrei­bun­gen, Her­stell- und Prüf­vor­schrif­ten und Ver­trä­ge ent­wi­ckelt sich zur Be­las­tungs­pro­be für Ab­tei­lun­gen, wird zum Brems­klotz für das Un­ter­neh­men. Aris­to Phar­ma such­te des­halb nach ei­ner zen­tra­len Di­gi­ta­li­sie­rungs­lö­sung. Fün­dig wur­de das Phar­ma­un­ter­neh­men bei Di­gi­tal Life Sci­en­ces, ein Spe­zia­list aus Ge­scher bei Müns­ter, der rund 130 Kun­den be­treut, von de­nen ein Groß­teil in Me­di­zin­tech­nik oder im Phar­m­a­um­feld tä­tig ist.

dls | eQMS ermöglicht zentrales und digitales Dokumentenmanagement

Aris­to Phar­ma ent­schied sich für das Qua­li­täts­ma­nage­ment­sys­tem (QMS) dls | eQMS. Die Platt­form des QMS ist die tech­no­lo­gi­sche Ba­sis zahl­rei­cher d.velop-Produkte rund um die Klas­si­fi­zie­rung, Struk­tu­rie­rung, Auf­be­wah­rung und Ver­sio­nie­rung von In­for­ma­tio­nen – eine Art Rah­men für Mo­du­le, mit de­nen Un­ter­neh­men ihr in­di­vi­du­el­les Di­gi­ta­li­sie­rungs­bild ma­len. „Wir ha­ben uns für Di­gi­tal Life Sci­en­ces ent­schie­den, weil wir mit dls | eQMS bei der Di­gi­ta­li­sie­rung ma­xi­ma­le Op­tio­nen ge­nie­ßen“, un­ter­streicht Dr. Cor­ne­lia Bei­er, Lei­tung Qua­li­täts­ma­nage­ment bei Aris­to Phar­ma. „Wir brau­chen nicht für je­den Work­flow eine neue Soft­ware und Schnitt­stel­len, son­dern kön­nen al­les mit ei­nem ein­zi­gen Sys­tem ab­bil­den und im All­tag Zeit und Ner­ven sparen.“

Gu­ten­berg hät­te nicht schlecht ge­staunt: Mit dls | eQMS ver­ab­schie­det sich Aris­to Phar­ma also über kurz oder lang vom Pa­pier. Bis­lang druck­ten die Stand­or­te alle Do­ku­men­te aus – dar­un­ter Ar­beits- und Ver­fah­rens­an­wei­sun­gen, Pro­zess­be­schrei­bun­gen, Prüf­vor­schrif­ten, Be­triebs­an­wei­sun­gen und Ver­trä­ge. Mil­lio­nen Aus­dru­cke füll­ten die Ar­chi­ve. Nicht nur Platz­ver­schwen­dung, son­dern auch ein Zeit­fres­ser. Woll­ten Mit­ar­bei­te­rIn­nen mit ei­nem Do­ku­ment ar­bei­ten, muss­ten sie zu­nächst die Po­si­ti­on im Ar­chiv mit­hil­fe ei­ner Ex­cel-Ta­bel­le su­chen. Es folg­ten Fuß­mär­sche und vor Ort das Ein- und Aus­tra­gen der Ent­nah­me – ähn­lich wie in ei­ner Bi­blio­thek. Al­les Schrit­te, die un­nö­tig Zeit kos­te­ten. Frau Dr. Bei­er: „Um die­se Zeit ein­zu­spa­ren, ha­ben wir das Mo­dul Do­ku­men­ten­len­kung eingeführt.“

Aris­to Phar­ma spei­chert zu­künf­tig alle Do­ku­men­te in di­gi­ta­ler Form – in dls | eQMS als zen­tra­le In­for­ma­ti­ons­platt­form. Mit dem Mo­dul Do­ku­men­ten­len­kung fin­den Mit­ar­bei­te­rIn­nen Mil­lio­nen Ak­ten und Do­ku­men­te nun in Se­kun­den­schnel­le über eine in­tel­li­gen­te Such­funk­ti­on, die das Fil­tern nach At­tri­bu­ten wie Sta­tus und Ab­la­ge­da­tum er­mög­licht und auch Voll­text durch­sucht. Welche/r Mit­ar­bei­te­rIn an­schlie­ßend auf wel­che Do­ku­men­te zu­grei­fen darf, wird über ein Be­rech­ti­gungs­ma­nage­ment ge­re­gelt. Im Mo­dul Do­ku­men­ten­len­kung ist nun auch ein di­gi­ta­ler Prüf‑, Ge­neh­mi­gungs- und Frei­ga­be­um­lauf ohne ana­lo­ge Un­ter­schrif­ten möglich.

„MitarbeiterInnen fühlen sich von lästigen Routineaufgaben entlastet“

Eben­so leicht wie die Su­che ist die Ar­beit mit den di­gi­ta­len Do­ku­men­ten. dls | eQMS fasst zu­sam­men­ge­hö­ren­de Da­tei­en über in­di­vi­du­ell an­pass­ba­re At­tri­but­fel­der in di­gi­ta­len Ak­ten zu­sam­men – ähn­lich wie in ei­nem klas­si­schen Pa­pier­ar­chiv, al­ler­dings ohne des­sen Nach­tei­le. So kann bei­spiels­wei­se das glei­che Do­ku­ment zur sel­ben Zeit in ei­ner Kun­den­ak­te und ei­ner Auf­trags­ak­te vor­han­den sein, da eine di­gi­ta­le Akte ein Do­ku­ment im Ge­gen­satz zum Pa­pier­ar­chiv nur re­fe­ren­ziert. Ein wei­te­rer Vor­teil: Mit dem Mo­dul Do­ku­men­ten­len­kung las­sen sich Auf­ga­ben wie die Ver­tei­lung der Do­ku­men­te und der Un­ter­schrif­ten­um­lauf au­to­ma­ti­sie­ren. Eine Funk­ti­on, die vie­le Fuß­we­ge er­spart. „Die neue Lö­sung kommt ent­spre­chend gut bei un­se­ren Mit­ar­bei­te­rIn­nen an“, freut sich Frau Dr. Bei­er. „Sie füh­len sich von läs­ti­gen Rou­ti­ne­auf­ga­ben ent­las­tet und ge­win­nen Res­sour­cen für span­nen­de­re Aufgaben.“

Zeitsparendes Vertragsmanagement

Auch tau­sen­de Ver­trä­ge, dar­un­ter Li­zenz­ver­trä­ge und Ge­heim­hal­tungs­ver­trä­ge, von sechs Stand­or­ten, hat Aris­to Phar­ma mit der Ver­trags­ma­nage­m­ent­soft­ware in ei­nem zen­tra­len Di­gi­tal­pool ar­chi­viert. Hier nutz­te das Un­ter­neh­men be­reits eine Di­gi­ta­li­sie­rungs­lö­sung. Aris­to hat sich für das Mo­dul Ver­trags­ma­nage­ment ent­schie­den, um in ei­nem Sys­tem für das ge­sam­te Do­ku­men­ten­ma­nage­ment zu ar­bei­ten, ver­bun­den mit vie­len neu­en und kom­for­ta­blen Funk­tio­na­li­tä­ten. Auf Wunsch er­in­nert das Mo­dul Aris­to Phar­ma zu­dem au­to­ma­tisch an wich­ti­ge Fristen.

Mitt­ler­wei­le sind üb­ri­gens auch rund 1,2 Mil­lio­nen Rech­nungs­do­ku­men­te über eine Schnitt­stel­le zu SAP in den Lang­zeit­spei­cher von dls | eQMS über­tra­gen wor­den. „Da­bei han­delt es sich um eine re­vi­si­ons­si­che­re Ar­chi­vie­rung, die alle recht­li­chen An­for­de­run­gen er­füllt – un­ter an­de­rem be­züg­lich Voll­stän­dig­keit, Ver­füg­bar­keit, Zu­griffs­schutz und Auf­be­wah­rungs­fris­ten“, er­klärt Frau Dr. Bei­er. „Mit die­ser neu­en Ar­chi­vie­rung ha­ben wir die Ba­sis für ein zu­kunfts­fä­hi­ges com­pli­ance-kon­for­mes Ar­bei­ten gelegt.“

Auch das Qualifizierungsmanagement ist digitalisiert

Und die Di­gi­ta­li­sie­rungs­rei­se geht wei­ter. Im Zuge der di­gi­ta­len Trans­for­ma­ti­on hat sich Aris­to Phar­ma ent­schie­den, das Qua­li­fi­zie­rungs­ma­nage­ment von Mit­ar­bei­te­rIn­nen eben­falls elek­tro­nisch ab­zu­bil­den – mit dem Soft­ware­mo­dul „Trai­ning Ma­nage­ment“. Muss­ten Mit­ar­bei­te­rIn­nen des Qua­li­täts­ma­nage­ments bei an­ste­hen­den Schu­lun­gen frü­her neue Vor­ga­ben wie Stan­dard­vor­ge­hens­wei­sen (SOP) zig­fach ko­pie­ren, mit Schu­lungs­blät­tern an die zu schu­len­den Be­rei­che aus­tei­len und die Prü­fungs­er­geb­nis­se an­schlie­ßend in Ex­cel-Lis­ten do­ku­men­tie­ren, er­folgt der Pro­zess heu­te kom­plett in der Soft­ware. Dort wäh­len Ver­ant­wort­li­che die zu schu­len­den Per­so­nen aus und las­sen ih­nen di­gi­ta­le In­for­ma­ti­ons­ma­te­ria­li­en und in­di­vi­du­el­le Fra­gen­ka­ta­lo­ge zu­kom­men. „Die Mit­ar­bei­te­rIn­nen le­gen die Prü­fung an­schlie­ßend in­ner­halb der Soft­ware ab. Sämt­li­che Er­geb­nis­se sind in ei­ner Qua­li­fi­ka­ti­ons­ma­trix au­to­ma­tisch do­ku­men­tiert, der Qua­li­fi­ka­ti­ons­stand Hun­der­ter Mit­ar­bei­te­rIn­nen ist auf ei­nen Blick er­sicht­lich“, sagt Frau Dr. Bei­er. „Auch die­se Lö­sung ent­las­tet uns von an­stren­gen­den Rou­ti­ne­auf­ga­ben und schafft Res­sour­cen, die wir in wich­ti­ge­re Auf­ga­ben investieren.“

Sie möchten mehr über unsere Lösungen erfahren?

Dann wer­fen Sie jetzt ei­nen Blick in un­se­re Lösungsübersicht 
Zu den Lösungen
Eine weibliche Mitarbeiterin zeigt Ihrem Kollegen die Software auf einem Tablet-Computer.