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Homöopathisches Laboratorium Alexander Pflüger GmbH gestaltet digitale Prozesse selbst

„Vor Jah­ren ha­ben wir den Sta­tus von Do­ku­men­ten wie Ar­beits­an­wei­sun­gen, Mit­ar­bei­ter-Qua­li­fi­ka­ti­ons­nach­wei­sen und Char­gen­be­rich­te noch mit ei­ner Ac­cess Da­ten­bank bzw. auf Pa­pier nach­ge­hal­ten. Es war al­ler­dings viel Ar­beit, die Do­ku­men­te ak­tu­ell zu hal­ten und re­vi­si­ons­si­cher zu ver­wal­ten. 2012 sind wir auf die di­gi­ta­le Do­ku­men­ten­len­kung der Di­gi­tal Life Sci­en­ces um­ge­stie­gen, das war ein Quan­ten­sprung. Heu­te kön­nen wir Do­ku­men­te viel schnel­ler er­stel­len, fin­den, be­ar­bei­ten und ab­stim­men. Das spart Ar­beits­zeit und Kosten.“
Björn Boxhammer - Leitung Qualitätssicherung & IT - A. Pflüger GmbH & Co. KG
Björn Box­ham­mer
Lei­ter IT und Qua­li­täts­si­che­rung der Pflü­ger GmbH (Ho­möo­pa­thi­sches La­bo­ra­to­ri­um Alex­an­der Pflü­ger GmbH)

Bei der Her­stel­lung von ho­möo­pa­thi­schen Arz­nei­mit­teln gel­ten stren­ge Vor­schrif­ten aus dem HAB (Ho­möo­pa­thi­sches Arz­nei­buch). Da­her ach­ten die rund 130 Mit­ar­bei­ter der Pflü­ger GmbH in Rhe­da-Wie­den­brück in NRW bei der Her­stel­lung pe­ni­bel auf die ver­schie­de­nen Ar­beits­an­wei­sun­gen und Pro­zess­hand­bü­cher. Eine Viel­zahl von Ar­beits­schrit­ten sind für die rund 350 Arz­nei­mit­tel vor­ge­schrie­ben, die Pflü­ger im Pro­gramm hat.

Die GmbH setzt auf eine lü­cken­lo­se Qua­li­täts­si­che­rung (QS). Eine Viel­zahl von QS-Do­ku­men­ten muss da­her er­stellt, pe­ri­odisch über­wacht und an die je­wei­li­gen Mit­ar­bei­ter zur Schu­lung wei­ter­ge­ge­ben wer­den. Noch vor Jah­ren nutz­ten die Pflü­ger-Mit­ar­bei­ter eine Hy­brid Lö­sung aus Ac­cess Da­ten­bank und pa­pier­ba­sier­ten Pro­zes­sen, um zum Bei­spiel nach­zu­hal­ten, wer wel­che An­wei­sung be­reits er­hal­ten hatte.

„Jede Ab­tei­lung hat­te da­mals ei­nen ei­ge­nen Pa­pier-Ak­ten­ord­ner“, be­schreibt Björn Box­ham­mer, Lei­ter der IT und Qua­li­täts­si­che­rung der Pflü­ger GmbH, „wir von der Qua­li­täts­si­che­rung muss­ten die ent­spre­chen­den Un­ter­la­gen per Hand aus­tau­schen, wenn es neue Ver­sio­nen gab. Und wir muss­ten nach­hal­ten, wann das Do­ku­ment ge­le­sen wurde.“

Noch vor Jah­ren mag so eine ma­nu­el­le Nach­ver­fol­gung und Or­ga­ni­sa­ti­on mach­bar ge­we­sen sein. Doch mitt­ler­wei­le sind vie­le Ver­fah­ren, Ab­läu­fe und Richt­li­ni­en kom­ple­xer und spe­zi­fi­scher ge­wor­den. „Da hilft eine Soft­ware, das im Blick zu be­hal­ten“, re­sü­miert Box­ham­mer. Nach den durch­weg gu­ten Er­fah­run­gen im Pro­zess der Ar­chi­vie­rungs­lö­sung für qua­li­täts­re­le­van­te Do­ku­men­te, wech­sel­te die Pflü­ger GmbH auf den neu eta­blier­ten Life Sci­ence Cli­ent der Di­gi­tal Life Sciences.

Abbildung einer Person, die ein Produkt des A. Pflüger GmbH & Co. KG in der Hand hält

Schneller Unterschriften für QS-Dokumente bekommen

„Ge­ra­de für die Ver­wal­tung und Schu­lung von QS re­le­van­ten Do­ku­men­ten ist ein pa­pier­ge­bun­de­ner Pro­zess viel Ar­beit“, sagt Frank Lau­mann, Lei­ter Ser­vices bei der Di­gi­tal Life Sci­en­ces. „Ein Qua­li­täts­ma­nage­ment-Hand­buch mit all sei­nen Verfahrens‑, Ar­beits­an­wei­sun­gen und For­mu­la­ren muss von meh­re­ren Per­so­nen un­ter­schrie­ben wer­den. Ein di­gi­ta­ler Pro­zess wirkt da be­schleu­ni­gend, ge­ra­de, wenn die Do­ku­men­te vie­len Mit­ar­bei­tern zu­gäng­lich ge­macht wer­den sollen.“

Ein Schwer­punkt der Di­gi­tal Life Sci­en­ces liegt auf Soft­ware und Dienst­leis­tun­gen für Un­ter­neh­men aus dem phar­ma­zeu­ti­schen Um­feld. „Un­ter an­de­rem war für uns das ent­spre­chen­de Know­how ent­schei­dend“, sagt Box­ham­mer, „und das Au­gen­maß, mit dem die Life Sci­en­ces an die Pro­zes­se her­an­ge­gan­gen ist. Das war für uns eine gro­ße Sicherheit.“

Als Grund­la­ge für die di­gi­ta­le Do­ku­men­ten­len­kung nutzt die Di­gi­tal Life Sci­en­ces das Do­ku­men­ten­ma­nage­ment­sys­tem d.velop do­cu­ments (ehe­mals d.3ecm). Die Soft­ware ist leis­tungs­fä­hig: Über die Jah­re sam­mel­ten sich bei der Pflü­ger GmbH fast zwei Mil­lio­nen Do­ku­men­te im Sys­tem an, so­wohl GxP re­le­van­te Un­ter­la­gen wie Ver­fah­rens- und Ar­beits­an­wei­sun­gen und Nach­wei­se über Mit­ar­bei­ter­qua­li­fi­zie­run­gen, Char­gen­be­rich­te, Wirk­stoff­do­ku­men­ta­tio­nen, aber auch kauf­män­ni­sche Un­ter­la­gen wie Ver­trä­ge, E‑Mails, Rech­nun­gen und vie­le mehr.

Digitale Prozesse selbst gestalten

Das Sys­tem bil­det mitt­ler­wei­le vie­le Pro­zes­se di­gi­tal ab, da­mit kein Qua­li­täts­si­che­rungs-Mit­ar­bei­ter mehr per Hand Do­ku­men­te in vie­len Ord­nern ak­tua­li­sie­ren muss. Ein Bei­spiel: Er­stel­lung von Do­ku­men­ten wie die Ver­fah­rens­an­wei­sun­gen oder phar­ma­zeu­ti­schen Pflicht­tex­ten,  aber auch Mar­ke­ting­tex­te für den Print­be­reich. „Das kann man wun­der­bar mit dem Sys­tem ma­chen“, sagt Björn Box­ham­mer, „die Mit­ar­bei­ter stel­len ihre Text­ent­wür­fe zen­tral ein und wer­den mit­tels Work­flow den Kol­le­gen zur Prü­fung und Ge­neh­mi­gung wei­ter­ge­lei­tet. Dank der di­gi­ta­len Do­ku­men­ten­len­kung ar­bei­ten alle im­mer an der glei­chen, stets ak­tu­el­len Version.“

Un­ter an­de­rem bil­det die Pflü­ger GmbH mit der di­gi­ta­len Do­ku­men­ten­len­kung der Di­gi­tal Life Sci­en­ces in­zwi­schen die­se Pro­zes­se ab:

  • Ver­trags­ma­nage­ment
  • Ein­gangs­rech­nungs­ver­ar­bei­tung mit Freigabeprozess
  • Fort­wäh­ren­de Ak­tua­li­sie­rung und Be­reit­hal­tung von Qua­li­täts­ma­nage­ment-Do­ku­men­ten, Ver­fah­rens­an­wei­sun­gen, wie MOP- (Mas­ter Ope­ra­ting Pro­ce­du­re) und SOP-Do­ku­men­ten (Stan­dard Ope­ra­ting Procedure)
  • Or­ga­ni­sie­rung von Pack­mit­tel­ent­wür­fen für Falt­schach­teln, Eti­ket­ten und Beilagen
  • Ver­schie­dens­te Mar­ke­ting-Pro­zes­se mit Frei­ga­be von Druck­vor­la­gen und Werbemittel
  • Ver­wal­tung der phar­ma­zeu­ti­schen Pflichttexte
  • Ar­chi­vie­rung der Her­stell­do­ku­men­ta­ti­on und Verkaufsbelege
  • E‑Mail Ar­chi­vie­rung

Ab­ge­run­det wird der Pro­zess der Do­ku­men­ten­len­kung mit dem voll in­te­grier­tem Mo­dul Trai­ning Ma­nage­ment. Die­ses Mo­dul kon­trol­liert, wel­che ak­tua­li­sier­ten Un­ter­la­gen be­reits von wel­chen Mit­ar­bei­tern ge­le­sen wur­den: Gibt es bei­spiels­wei­se eine neue Ar­beits­an­wei­sung, ver­sen­det das Sys­tem au­to­ma­tisch eine Le­se­schu­lung an die be­tref­fen­den Mit­ar­bei­ter und legt die­se im Auf­ga­benpostkorb des Mit­ar­bei­ters ab.

Automatische Erinnerung an ablaufende Fristen und weitere Vorteile

Bei Ver­trä­gen er­in­nert das Fris­ten­ma­nage­ment aus dem Mo­dul Ver­trags­ma­nage­ment au­to­ma­tisch an bald ab­lau­fen­de Fris­ten. „Da­mit spa­re ich nicht nur Ar­beits­zeit, son­dern auch even­tu­ell an­fal­len­de Mehr­kos­ten, bei ver­pass­ten Kün­di­gungs­fris­ten“, so Box­ham­mer. Das Sys­tem stellt Ak­ten­ver­knüp­fun­gen und ver­bun­de­ne Do­ku­men­te dar, so dass zum Bei­spiel zu ei­nem Lie­fe­ran­ten Rech­nun­gen, Ver­trä­ge oder Re­kla­ma­tio­nen im Über­blick an­ge­zeigt wer­den. Mit­ar­bei­ter kön­nen Un­ter­la­gen mit der Voll­text-Such­funk­ti­on und we­ni­gen Such­be­grif­fen fin­den, ganz so, als be­nutz­ten sie eine Internet-Suchmaschine.

Ei­nes der neu­es­ten um­ge­setz­ten Pro­jek­te mit vor­han­de­ner Soft­ware ist die di­gi­ta­le Ein­gangs­rech­nungs­prü­fung. Ur­sprüng­lich gin­gen die meis­ten Rech­nun­gen als Pa­pier ein, spä­ter dann mehr und mehr auch als PDF. Mit­ar­bei­ter druck­ten die PDFs aus, brach­ten den Kon­tie­rungs­stem­pel auf jede Rech­nung auf und scann­ten die Rech­nun­gen mit er­wei­ter­ten In­for­ma­tio­nen wie­der ein. Das sorg­te für ei­ni­ge Feh­ler­quel­len, vor al­lem aber steck­ten die Pa­pier­rech­nun­gen zu lan­ge in der  Um­lauf­prü­fung, die über die Haus­post ver­teilt wurde.

Digitale Eingangsrechnung erkennt Daten selbsttätig

Nach der Im­ple­men­tie­rung der di­gi­ta­len Ein­gangs­rech­nung er­kennt das Sys­tem nun ein­ge­hen­de Rech­nun­gen au­to­ma­tisch und er­fasst In­for­ma­tio­nen wie Lie­fe­rant, Rech­nungs­num­mer, Ge­samt­be­trag und Rech­nungs­da­tum di­gi­tal. Die Rech­nun­gen lau­fen nach der Er­ken­nung durch den Work­flow zur sach­li­chen Prü­fung und Er­fas­sung von Po­si­ti­ons­da­ten. Sind In­for­ma­tio­nen un­schlüs­sig oder wi­der­sprüch­lich, wer­den die­se vom Sys­tem ei­nem zu­stän­di­gen Sach­be­ar­bei­ter kennt­lich an­ge­zeigt. Im An­schluss schickt das Sys­tem die Rech­nung zur Ge­neh­mi­gung wei­ter und im letz­ten Work­flow­schritt an die Fi­nanz­buch­hal­tung zur Frei­ga­be. „Da­mit er­le­di­gen sich lei­di­ge Rück­fra­gen, auf wel­che Kos­ten­stel­le oder wel­ches Sach­kon­to eine Rech­nung ver­bucht wer­den muss“, so Box­ham­mer. So­fern al­les in Ord­nung ist, er­folgt die Über­ga­be al­ler er­fass­ten Da­ten in die Da­ten­bank des per Schnitt­stel­le an­ge­schlos­se­nen Buch­hal­tungs­sys­tems IGF.

Des Wei­te­ren kön­nen die Mit­ar­bei­ter der Pflü­ger GmbH selbst di­gi­ta­le Pro­zes­se in der Do­ku­men­ten­len­kung schaf­fen, än­dern und ge­stal­ten. Box­ham­mer: „Mit d.velop do­cu­ments (ehe­mals d.3ecm) ha­ben wir eine Platt­form für vie­le un­ter­neh­me­ri­sche Din­ge, die alle aus dem Qua­li­täts­den­ken er­wach­sen. Die Di­gi­tal Life Sci­en­ces ver­spricht nichts, was nicht auch ge­hal­ten wird. Heu­te kön­nen wir Do­ku­men­te viel schnel­ler er­stel­len, fin­den, be­ar­bei­ten und ab­stim­men. Das spart Ar­beits­zeit und Kos­ten. Ich möch­te das nicht mehr mis­sen, das ist wirk­lich sehr gut.“

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