Vertragsmanagement Software

• Sind di­gi­ta­li­sier­te Ver­trä­ge für je­den An­wen­der sichtbar?

Das Ver­trags­ma­nage­ment baut auf das d.3 Ar­chiv mit den dort ver­füg­ba­ren gra­nu­la­ren Be­rech­ti­gungs­kon­zep­ten auf. Die Ver­trä­ge sind da­her nur für An­wen­der mit ent­spre­chen­der Be­rech­ti­gung zu se­hen bzw. zu bearbeiten.

• Wel­che Fris­ten las­sen sich für ei­nen Ver­trag verwalten?

Die Ver­trags­ma­nage­ment­lö­sung un­ter­stützt Fris­ten­sche­ma­ta. Ein Fris­ten­sche­ma gibt an, wann ein Mit­ar­bei­ter, wie häu­fig und wel­cher Mit­ar­bei­ter beim An­ste­hen von Fris­ten be­nach­rich­tigt wird. Er­in­ne­run­gen wer­den bei der Sys­tem­ein­rich­tung kon­fi­gu­riert. Es kön­nen je Ver­trag eine Viel­zahl von Fris­ten­erin­ne­run­gen versenden.

• Wie wer­den Ver­trä­ge in die Lö­sung eingebracht?

Die Über­nah­me von Ver­trä­gen kann so­wohl über eine Scan­stre­cke, über den Mas­sen­da­ten­im­port oder über Ein­zel­da­tei­en er­fol­gen. Beim Scan­nen der Be­stands­ver­trä­ge wer­den die­se an das d.3 Ar­chiv über­ge­ben, eine Auf­ga­be zur Ver­trags­klas­si­fi­zie­rung kann di­rekt an ei­nen Mit­ar­bei­ter ver­sen­det werden.

• Was be­deu­tet di­gi­ta­les Vertragsmanagement?

Di­gi­ta­les Ver­trags­ma­nage­ment di­gi­ta­li­siert und au­to­ma­ti­siert Pro­zes­se im ge­sam­ten Ver­trags­zy­klus — pa­pier­los, orts­un­ab­hän­gig und zu je­der Zeit. Die Chan­cen ste­hen gut, dass Sie schon ein­mal in sol­che Pro­zes­se in­vol­viert wa­ren. Wenn Sie bei­spiels­wei­se et­was ge­kauft ha­ben und der Ver­käu­fer den Kauf über ein iPad statt über eine her­kömm­li­che Re­gis­trier­kas­se ab­ge­wi­ckelt hat, ist das ein di­gi­ta­ler Ver­trags­pro­zess. Wenn Sie ei­nen Ver­trag on­line ver­schi­cken oder di­gi­tal un­ter­schrei­ben, an­statt ihn aus­zu­dru­cken und von Hand zu un­ter­schrei­ben, sind Sie be­reits an ei­nem di­gi­ta­len Ver­trags­pro­zess be­tei­ligt. In bei­den Fäl­len bie­tet der di­gi­ta­le An­satz hand­fes­te Vor­tei­le: Er macht den Pro­zess schnel­ler, ein­fa­cher und be­que­mer. Di­gi­ta­les Ver­trags­ma­nage­ment um­fasst den ge­sam­ten Ver­trags­pro­zess — vor und nach der Un­ter­zeich­nung. Mit dem Ver­trags­ma­nage­ment der Di­gi­tal Life Sci­en­ces ge­ben Sie je­dem Mit­ar­bei­ter di­gi­ta­len Zu­griff auf ge­nau die Ver­trä­ge, die für ihn re­le­vant sind.

• Wel­che Funk­tio­nen hat eine Vertragsmanagement-Software?

Um ei­nen ers­ten Ein­druck vom Funk­ti­ons­um­fang ei­ner Ver­trags­ma­nage­ment-Soft­ware zu be­kom­men, wer­den im Fol­gen­den ei­ni­ge wich­ti­ge Funk­tio­nen aufgeführt:

• Ver­trags­er­stel­lung: Mit Hil­fe der Soft­ware kön­nen An­wen­der neue Ver­trä­ge er­stel­len. Die Funk­tio­nen zur Ver­trags­er­stel­lung sind in der Re­gel sehr be­nut­zer­freund­lich und über­sicht­lich ge­stal­tet, so dass die Do­ku­men­te sehr schnell er­stellt wer­den kön­nen. Ei­ni­ge Soft­ware­lö­sun­gen ver­fü­gen bei­spiels­wei­se über Drag-and-Drop-Funk­tio­nen, mit de­nen wich­ti­ge vor­de­fi­nier­te Ele­men­te in den je­wei­li­gen Ver­trag ein­ge­fügt wer­den können.
• Such­funk­ti­on: Im Lau­fe der Zeit sam­melt sich in ei­nem Un­ter­neh­men eine sehr gro­ße An­zahl von Ver­trä­gen an. Das Auf­fin­den ei­nes be­stimm­ten Ver­tra­ges kann da­her ein Pro­blem sein. Mit ei­ner Such­funk­ti­on kann ein Be­nut­zer die Ver­trags­da­ten­bank z.B. nach ei­nem be­stimm­ten Stich­wort durch­su­chen. Eine sol­che Such­funk­ti­on kann sehr viel Zeit sparen.
• Ver­trags­be­ar­bei­tung: In ei­ner Ver­trags­ma­nage­ment-Soft­ware kön­nen meh­re­re Mit­ar­bei­ter ge­mein­sam an Ver­trä­gen ar­bei­ten. Da­durch kön­nen Ver­trä­ge viel schnel­ler er­stellt wer­den. Die Be­nut­zer kön­nen zum Bei­spiel Kom­men­ta­re zu ei­nem Ver­trag hinzufügen.
• Vor­la­gen: In der Soft­ware kön­nen ver­schie­de­ne Vor­la­gen zur Ver­trags­er­stel­lung hin­ter­legt wer­den. Da­bei han­delt es sich um eine Vor­la­ge, die im­mer wie­der ver­wen­det wer­den kann und so­zu­sa­gen als Grund­ge­rüst ver­stan­den wer­den kann. Die je­wei­li­ge Vor­la­ge ist dann je nach in­di­vi­du­el­lem Ver­trag anzupassen.
• Ver­trags­da­ten­bank: Die oben be­schrie­be­ne Ver­trags­da­ten­bank er­mög­licht es, alle Ver­trä­ge ei­nes Un­ter­neh­mens an ei­ner zen­tra­len Stel­le zu spei­chern. Das ver­ein­facht die Ver­wal­tung und ver­hin­dert, dass Ver­trä­ge ver­lo­ren gehen.
• Be­nach­rich­ti­gun­gen: Be­nut­zer kön­nen bei be­stimm­ten An­läs­sen be­nach­rich­tigt wer­den. Dies kann z.B. der Fall sein, wenn ein Stich­tag für eine Kün­di­gung er­reicht wur­de. Die ent­spre­chen­de Per­son kann dann au­to­ma­tisch von der Soft­ware be­nach­rich­tigt werden.
• Aus­wer­tun­gen: Mit Hil­fe ei­ner Re­port­ing-Funk­ti­on kön­nen über­sicht­li­che Be­rich­te er­stellt wer­den, die ei­nen Über­blick über alle Ver­trä­ge ge­ben. So kön­nen bei­spiels­wei­se alle Ver­trä­ge auf­ge­lis­tet wer­den, die dem­nächst auslaufen.
• In­te­gra­tio­nen: Über Schnitt­stel­len las­sen sich Ver­bin­dun­gen zu an­de­ren Soft­ware­lö­sun­gen her­stel­len. So kann die Ver­trags­ma­nage­ment-Soft­ware bei­spiels­wei­se an ein be­stehen­des ERP-Sys­tem im Un­ter­neh­men an­ge­bun­den werden.
• Ge­neh­mi­gun­gen: Oft müs­sen ver­schie­de­ne Ge­neh­mi­gun­gen ein­ge­holt wer­den, be­vor ein Ver­trag ab­ge­schlos­sen wer­den kann. Mit Hil­fe der Soft­ware kön­nen au­to­ma­ti­sche Ge­neh­mi­gungs­pro­zes­se de­fi­niert werden.

• Las­sen sich Be­griffs­de­fi­ni­tio­nen verwalten?

Eine Samm­lung an De­fi­ni­tio­nen wird im Un­ter­neh­mensglos­sar ver­wal­tet, das im Ver­trags­ma­nage­ment in­te­griert ist. Die Ein­trä­ge wer­den im d.3 Ar­chiv ab­ge­bil­det und un­ter­lie­gen der re­vi­si­ons­si­che­ren Ar­chi­vie­rung. Es ist kei­ne Zu­satz­an­wen­dung wie ein Text­pro­gramm er­for­der­lich. Die be­rech­tig­ten An­wen­der ha­ben le­sen­den Zu­griff auf das Un­ter­neh­mensglos­sar. Der ver­ant­wort­li­che Fach­ad­mi­nis­tra­tor kann Glos­s­arein­trä­ge er­stel­len, än­dern und entfernen.

• Kön­nen Text­bau­stei­ne ver­wal­tet werden?

Wie­der­keh­ren­de Ver­trags­ele­ment wie z. B. eine Sal­va­to­ri­sche Klau­sel kön­nen im Ver­trags­ma­nage­ment in meh­re­ren Spra­chen und nach Ab­tei­lun­gen und Ka­te­go­rien dif­fe­ren­ziert ver­wal­tet wer­den. Sie kön­nen nach Er­stel­lung durch ei­nen Ju­ris­ten ge­prüft und an­schlie­ßend als ‚frei­ge­ge­be­ner Text­bau­stein‘ hin­ter­legt wer­den. Die Text­bau­stei­ne wer­den im d.3 Ar­chiv ab­ge­bil­det und un­ter­lie­gen der re­vi­si­ons­si­che­ren Archivierung.

• War­um soll­te eine pro­fes­sio­nel­le Ver­trags­ma­nage­ment-Soft­ware ein­ge­setzt werden?

Ohne in­tel­li­gen­te Soft­ware ist ein gu­tes Ver­trags­ma­nage­ment und eine kor­rek­te Ver­trags­ver­wal­tung kaum mög­lich. Ab ei­ner ge­wis­sen Un­ter­neh­mens­grö­ße wird eine Ver­trags­ma­nage­ment-Soft­ware un­ver­zicht­bar. Wenn es um die In­ves­ti­ti­on in eine Ver­trags­ma­nage­ment-Soft­ware geht, spielt auch die An­zahl der lau­fen­den Ver­trä­ge eine Rolle.

Das Ein­spar­po­ten­zi­al ist enorm. Denn eine Ver­trags­ma­nage­ment-Soft­ware nimmt Ih­nen vie­le Auf­ga­ben ab und spart so Zeit, die für das Kern­ge­schäft ge­nutzt wer­den kann. Die Ver­trags­ma­nage­ment-Soft­ware er­in­nert Sie an wich­ti­ge Ter­mi­ne und Kün­di­gungs­fris­ten. Eine Ver­trags­ma­nage­ment-Soft­ware leis­tet dies bes­ser und zu­ver­läs­si­ger als je­des No­tiz­buch, denn je­der Ter­min und jede Frist ist im­mer mit kon­kre­ten ver­trag­li­chen Ver­pflich­tun­gen ver­knüpft — die Soft­ware macht die­se Zu­sam­men­hän­ge je­der­zeit deutlich.

Für wel­che Ar­ten von Ver­trä­gen bie­tet sich der Ein­satz ei­ner Ver­trags­ma­nage­ment-Soft­ware an?

• Miet­ver­trä­ge
• War­tungs­ver­trä­ge
• Dienst­leis­tungs­ver­trä­ge
• Ko­ope­ra­ti­ons­ver­trä­ge mit an­de­ren Unternehmen
• Kauf­ver­trä­ge
• Sup­port­ver­trä­ge
• Lea­sing­ver­trä­ge
  
  
• Ist der Um­stieg auf ein di­gi­ta­les Ver­trags­ma­nage­ment lohnenswert?

Der Ein­stieg in die Di­gi­ta­li­sie­rung ist für Un­ter­neh­men sehr loh­nens­wert. Ein di­gi­ta­les Ver­trags­ma­nage­ment spart Ih­nen Zeit und Geld, was sich po­si­tiv auf das End­ergeb­nis aus­wirkt. Au­ßer­dem ver­bes­sert es die Ver­wal­tung von Ver­trä­gen. Den­ken Sie nur an die Be­quem­lich­keit elek­tro­ni­scher Un­ter­schrif­ten ge­gen­über dem um­ständ­li­chen Pro­zess vom Druck über die Un­ter­schrift bis hin zum Rück­ver­sand von Ver­trä­gen per Post oder Fax. Dar­über hin­aus sind di­gi­ta­le Ver­trags­pro­zes­se ein­fa­cher zu ver­fol­gen. Dies hilft, Feh­ler zu vermeiden.

• Wel­che Punk­te soll­ten vor der Im­ple­men­tie­rung ei­ner Ver­trags­ma­nage­ment-Soft­ware be­ach­tet werden?

Nach dem Kauf ei­ner Soft­ware für die Ver­trags­ver­wal­tung er­folgt die an­schlie­ßen­de Im­ple­men­tie­rung im ei­ge­nen Un­ter­neh­men. Die­ser Pro­zess kann mit­un­ter eben­so kom­pli­ziert sein wie der Soft­ware­aus­wahl­pro­zess. Ei­ner der wich­tigs­ten Punk­te, die vor der Im­ple­men­tie­rung zu klä­ren sind, ist, wie der ak­tu­el­le Pro­zess der Ver­trags­ver­wal­tung im Un­ter­neh­men aus­sieht. Auf die­ser Grund­la­ge kann die Soft­ware bzw. das Tool dann im­ple­men­tiert und an den ak­tu­el­len Pro­zess an­ge­passt wer­den. Es kann auch sein, dass im Zuge der Pro­zess­ana­ly­se fest­ge­stellt wird, dass ei­ni­ge Pro­zes­se neu­ge­stal­tet wer­den müs­sen. Ein wei­te­rer wich­ti­ger Punkt ist die Durch­füh­rung von Schu­lun­gen. Da­mit alle Vor­tei­le der Ver­trags­ma­nage­ment-Soft­ware ge­nutzt wer­den kön­nen, ist es ent­schei­dend, dass die Mit­ar­bei­ter im Um­gang mit der Soft­ware bzw. dem Tool ge­schult wer­den. Nur so kann si­cher­ge­stellt wer­den, dass die Soft­ware auch op­ti­mal ge­nutzt wird. Im Zuge der Ein­füh­rung der Soft­ware soll­ten auch be­stimm­te Rol­len de­fi­niert wer­den. So soll­ten z. B. Ad­mi­nis­tra­to­ren der Soft­ware be­stimmt wer­den, die sich u. a. um ad­mi­nis­tra­ti­ve Ar­bei­ten im Un­ter­neh­men kümmern.