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ChemCon spart mit digitaler Dokumentenlenkung bis zu 40 Prozent Arbeitszeit in bestimmten Bereichen

„Do­ku­men­te ak­tua­li­sie­ren, neu aus­dru­cken, neu un­ter­schrei­ben, die al­ten un­gül­tig ma­chen: Die Pa­pier­flut hat­te uns nach 25 Jah­ren Fir­men­ge­schich­te völ­lig über­schwemmt. Wir hat­ten die Not­wen­dig­keit ge­se­hen, das Pa­pier los­zu­wer­den, wo es nur geht. Mit der Do­ku­men­ten­len­kung der Di­gi­tal Life Sci­en­ces GmbH spa­ren wir be­stimmt 30 bis 40 Pro­zent Ar­beits­zeit bei der Do­ku­men­ta­ti­on. Es ist zum Bei­spiel viel ein­fa­cher ge­wor­den Un­ter­la­gen zu kor­ri­gie­ren. Die Ar­beit ist im Gan­zen ef­fi­zi­en­ter ge­wor­den. Al­les geht viel schnel­ler und we­ni­ger um­ständ­lich. Die Di­gi­tal Life Sci­en­ces ist nicht nur ein Dienst­leis­ter, die ar­bei­ten wirk­lich gut mit uns zusammen.“
Ilka Noack, Vice Director of Quality Assurance and Regulatory Affairs bei ChemCon GmbH
Ilka Noack
Vice Di­rec­tor of Qua­li­ty Assu­rance and Re­gu­la­to­ry Af­fairs (Chem­Con GmbH)

Phar­ma­wirk­stof­fe für die Be­kämp­fung von sel­te­nen Krank­hei­ten, für die Not­fall­me­di­zin, Ni­schen­pro­duk­te u.a. für Au­gen­heil­kun­de und Krebs­the­ra­pie: Die Chem­Con GmbH in Frei­burg hat sich auf phar­ma­zeu­ti­sche Wirk­stof­fe und Fein­che­mi­ka­li­en auf höchs­tem Qua­li­täts­ni­veau spe­zia­li­siert. Für kli­ni­sche Er­pro­bun­gen oder sel­te­ne Krank­hei­ten wer­den oft nur klei­ne Men­gen ei­nes Wirk­stof­fes be­nö­tigt. Das ist die Ni­sche, die von Chem­Con ab­ge­deckt wird. Von Kleinst­men­gen bis zu ei­ni­gen hun­dert Ki­lo­gramm pro Jahr wer­den hier pro­du­ziert. Ge­ra­de in die­sem Be­reich kommt es auf größt­mög­li­che Prä­zi­si­on und Do­ku­men­ta­ti­on an.

Stan­dar­di­sier­te Ar­beits­an­wei­sun­gen oder auch Stan­dard Ope­ra­ti­on Pro­ce­du­res (SOP) hel­fen da, gleich­blei­ben­de Qua­li­tät zu lie­fern. „Do­ku­men­te ak­tua­li­sie­ren, neu aus­dru­cken, neu un­ter­schrei­ben, die al­ten un­gül­tig ma­chen: Die Pa­pier­flut hat­te uns nach 25 Jah­ren Fir­men­ge­schich­te völ­lig über­schwemmt“, sagt Ilka Noack, Vice Di­rec­tor of Qua­li­ty Assu­rance and Re­gu­la­to­ry Af­fairs der Chem­Con GmbH.

Durch das Wachs­tum der Fir­ma wäh­rend der letz­ten 25 Jah­re auf der­zei­tig 130 Mit­ar­bei­ter ist auch der Be­darf an Do­ku­men­ta­ti­on und da­mit an Do­ku­men­ten deut­lich ge­stie­gen. Chem­Con rang mit Pa­pier­ber­gen. Bei­spiel: Eine Syn­the­se­vor­schrift für Pro­duk­te kann in der Bran­che leicht 50 bis 200 Sei­ten lang sein. Ak­tua­li­sie­run­gen und Über­ar­bei­tun­gen von Syn­the­se­vor­schrif­ten und Ar­beits­an­wei­sun­gen nah­men nach her­kömm­li­cher Art und Wei­se viel Zeit in An­spruch. Man stel­le sich etwa eine 20 Sei­ten lan­ge Vor­schrift vor, in der nur we­ni­ge Sät­ze ak­tua­li­siert wer­den müs­sen. Trotz des an sich über­schau­ba­ren Um­fangs war der Auf­wand durch not­wen­di­ge Prü­fun­gen des neu­en Do­ku­ments durch meh­re­re Mit­ar­bei­ter und ent­spre­chen­dem Ver­wal­ten von Un­ter­schrif­ten erheblich.

ChemCon Auftragsanalytik GMP Copyright ChemCon GmbH

Aktualisierung von Dokumenten konnte Tage in Anspruch nehmen

Die oft not­wen­di­ge An­pas­sung von Do­ku­men­ten in­klu­si­ve Aus­dru­cken, Ver­tei­len und Ver­fol­gung der Do­ku­men­te plus un­gül­tig ma­chen der al­ten Ver­si­on so­wie Ar­chi­vie­rung konn­te für so eine Ak­tua­li­sie­rung Tage in An­spruch neh­men. „Die Pa­pier­ber­ge auf den Schreib­ti­schen wuch­sen“, so Ilka Noack, „die Be­ar­bei­tungs­zei­ten wa­ren lang und es fühl­te sich um­ständ­lich an.“ Für klei­ne Un­ter­neh­men und Start-ups mag das un­ter Um­stän­den noch ein ver­tret­ba­rer Auf­wand sein, doch eta­blier­te Un­ter­neh­men in der Grö­ße von Chem­Con mit ei­ner be­trächt­li­chen Pro­dukt­his­to­rie muss den Auf­wand re­du­zie­ren. Noack: „Wir hat­ten die Not­wen­dig­keit ge­se­hen, das Pa­pier los­zu­wer­den, wo es nur ging.“

Vor die­sem Hin­ter­grund such­te die Chem­Con GmbH nach ei­ner di­gi­ta­len Al­ter­na­ti­ve. Durch eine Markt­ana­ly­se und der ent­spre­chen­den Ge­wich­tung der An­for­de­run­gen, blie­ben drei An­bie­ter üb­rig, die das Un­ter­neh­men nä­her un­ter die Lupe nahm. Zu den Vor­aus­set­zun­gen ge­hör­te, dass eine neue di­gi­ta­le Do­ku­men­ten­len­kung auf den fir­men­ei­ge­nen Ser­vern lau­fen konn­te und nicht in der Cloud. „Wir such­ten auch nach ei­ner klei­ne­ren, fle­xi­blen Fir­ma und woll­ten kei­nen Rie­sen-An­bie­ter; die­se Idee hat sich am Ende auch für uns aus­ge­zahlt“, be­schreibt Ilka Noack. Und: „Der Cli­ent der Di­gi­tal Life Sci­ence GmbH war von der Be­die­nung und vom Aus­se­hen her sehr an­spre­chend, an­de­re Soft­ware war nicht so mo­dern und eher alt­ba­cken, nicht so intuitiv.“

Die Chem­Con GmbH fing zu­nächst klein an, und zwar mit der eQMS Lö­sung der Di­gi­tal Life Sci­en­ces so­wie mit dem Schu­lungs­ma­nage­ment (Trai­ning Ma­nage­ment). Auch die Work­flows für das Er­fas­sen und Be­ar­bei­ten von Ab­wei­chun­gen (CAPA; Cor­rec­ti­ve and Pre­ven­ti­ve Ac­tions) so­wie der Ch­an­ge Con­trol (Pro­zess) ge­hör­ten zu den ers­ten Pro­zes­sen, die Chem­Con mit Hil­fe der Di­gi­tal Life Sci­en­ces GmbH digitalisierte.

Digitale Dokumentenlenkung spart Papier und macht umfangreiche Nacharbeiten überflüssig

Stich­wort di­gi­ta­le Do­ku­men­ten­len­kung: Die­se fällt ge­ra­de bei Ar­beits­an­wei­sun­gen (Stan­dard Ope­ra­ti­on Pro­ce­du­res, SOP) ins Ge­wicht. Wie ist eine che­mi­sche Ana­ly­se an­zu­fer­ti­gen, wie ist ein Pro­dukt her­zu­stel­len oder zu tes­ten, wel­che Prüf­pa­ra­me­ter sind ein­zu­hal­ten, was muss bei Ab­wei­chun­gen be­rück­sich­tigt wer­den,…..? Was tun, wenn eine Ma­schi­ne ei­nen Feh­ler­code anzeigt?

Für alle Pro­zes­se, die für die Qua­li­tät der Pro­duk­te ent­schei­dend sind, hat die Chem­Con GmbH stan­dar­di­sier­te Ar­beits­an­wei­sun­gen. Das be­trifft auch Log­bü­cher zur Do­ku­men­ta­ti­on von z. B. Pro­zess­pa­ra­me­tern, Form­blät­ter, die Do­ku­men­ta­ti­on des Ver­san­des, den Wa­ren­ein­gang und vie­les mehr.

„Wir nut­zen jetzt für vie­le die­ser Pro­zes­se Mas­ter­do­ku­men­te“, be­schreibt Noack, „und das be­deu­tet, dass wir nun im­mer eine ak­tu­el­le Ver­si­on ha­ben. Es gibt kei­ne lo­ka­len Ko­pien mehr und kei­ne über­hol­ten Pa­pie­re in ir­gend­wel­chen Ak­ten­ord­nern. Alle ge­lenk­ten Do­ku­men­te, wie zum Bei­spiel die SOPs, sind nur Au­gen­bli­cke nach der Ak­tua­li­sie­rung auch an den be­tref­fen­den Ar­beits­plät­zen aktuell.“

Un­klar­hei­ten in den SOPs kön­nen jetzt schnel­ler be­sei­tigt wer­den. Da der Pro­zess leich­ter fällt, sind die be­trof­fe­nen Mit­ar­bei­ter oft auch mo­ti­vier­ter, die Schwach­stel­len zü­gig zu be­he­ben. Mit we­ni­gen Klicks sind die über­ar­bei­te­ten Fas­sun­gen bei den Kol­le­gin­nen und Kol­le­gen, die die Do­ku­men­te prü­fen. „Ich weiß auch im­mer, wo ein Do­ku­ment in der Frei­ga­be ge­ra­de hängt“, so Ilka Noack, „und kann man­che Kol­le­gen auch er­in­nern oder je­mand an­de­ren bit­ten, wenn der ei­gent­lich Zu­stän­di­ge z.B. ge­ra­de im Ur­laub ist.“

Pa­pier ist ge­dul­dig, sag­te man frü­her. Heu­te er­in­nert die di­gi­ta­le Do­ku­men­ten­len­kung au­to­ma­tisch an ab­lau­fen­de Fris­ten. Etwa beim Er­stel­len und Kor­ri­gie­ren von SOPs oder beim Er­fas­sen von Ab­wei­chun­gen. Und Kor­rek­tu­ren und Ver­bes­se­run­gen an SOPs müs­sen nicht bis zur kom­men­den Re­vi­si­on war­ten, son­dern kön­nen ohne Zeit­ver­lust kurz nach Be­kannt­wer­den der Schwach­stel­le op­ti­miert werden.

Digitales Schulungsmanagement zeigt Qualitätsbeauftragten stets den aktuellen Überblick über Schulungen

Wo sich frü­her man­che Pa­pier­sta­pel auf Schreib­ti­schen ge­bil­det ha­ben, zeigt heu­te ein auf­ge­räum­ter Über­blick in der di­gi­ta­len Do­ku­men­ten­len­kung, wel­che Un­ter­la­gen noch zu ak­tua­li­sie­ren, zu prü­fen oder auch zu ler­nen sind. Und Ilka Noack hat die Vo­gel­per­spek­ti­ve über alle Do­ku­men­te und Schu­lun­gen, die ge­ra­de in der Be­ar­bei­tung sind. „Das ist mit Di­gi­tal Life Sci­en­ces un­end­lich ein­fa­cher und bes­ser ge­wor­den“, sagt die Qua­li­täts­ma­na­ge­rin, „nicht nur in der Pro­duk­ti­on und in der Ak­tua­li­sie­rung von Do­ku­men­ten, son­dern ge­ra­de auch im Schulungsmanagement.“

Als Qua­li­täts­be­auf­trag­te hat Ilka Noack nun stets ei­nen ak­tu­el­len Über­blick über die Mit­ar­bei­ter­qua­li­fi­zie­rung. So weiß sie ge­nau, wel­cher Mit­ar­bei­ter wel­che Schu­lung be­reits ab­sol­viert hat und wo noch In­hal­te aus­ste­hen: „Das ist ein ent­schei­den­der Vor­teil, dass man über den Sta­tus je­der Kol­le­gin und je­des Kol­le­gen se­hen kann, in was der Be­tref­fen­de noch ge­schult wer­den muss und in was er oder sie be­reits ge­schult ist.“ Wird ein Pro­jekt mal pau­siert oder re­vi­diert, kann Noack die be­tref­fen­den Un­ter­la­gen mit we­ni­gen Maus­klicks zurückziehen.

Analytik Labor Ionenchromatographie - Copyright ChemCon GmbH

Zusammenfassung: Die ChemCon GmbH profitiert durch den Einsatz digitaler Lösungen von Digital Life Sciences von diesen Benefits

  • Schnel­le­rer, ein­fa­cher Zu­griff auf stets ak­tu­el­le Do­ku­men­te, z. B. per Such­mas­ke und Maus­klick – kein auf­wän­di­ges Durch­su­chen von Pa­pier­sta­peln mehr
  • Ak­tu­el­ler Über­blick über den Sta­tus der Mit­ar­bei­ter­schu­lun­gen und E‑Learnings: Wel­cher Mit­ar­bei­ter ist wie weit, wel­che Mit­ar­bei­te­rin hat noch wel­che Schu­lung vor sich? Zu­griff ist auch mo­bil mög­lich, etwa über Ta­blet oder Smartphone
  • Rei­bungs­lo­se An­fer­ti­gung und Ak­tua­li­sie­rung von Ar­beits­an­wei­sun­gen (SOP), kein Zeit­ver­lust mehr durch Su­che in Pa­pier­sta­peln, kei­ne ver­al­te­ten SOP durch lo­ka­le Ko­pien oder über­hol­te Aktenordner
  • Ein­fa­che und stets ak­tu­el­le Do­ku­men­ta­ti­on und Ab­ar­bei­tung von Ab­wei­chun­gen (CAPA)
  • Rück­zug und Re­vi­si­on von Un­ter­la­gen mit we­ni­gen Klicks möglich
  • Ein­spa­rung von Ar­beits­zeit, die für den phy­si­schen Um­gang mit Pa­pier vor­ge­se­hen war
  • deut­li­che Papierersparnis

Bis zu 40 Prozent Arbeitszeit wird frei durch digitale Dokumentenlenkung 

Der Um­stieg auf eine di­gi­ta­le Do­ku­men­ten­len­kung spart der Chem­Con GmbH Zehn­tau­sen­de Sei­ten Pa­pier pro Jahr, was nicht nur mo­ne­tär Aus­wir­kun­gen hat, auch die Nach­hal­tig­keit der Fir­ma deut­lich verbessert.

Di­gi­ta­le Un­ter­la­gen las­sen sich in Se­kun­den­bruch­tei­len fin­den, be­ar­bei­ten und wei­ter­lei­ten, der ge­sam­te Auf­wand für Aus­dru­cken, Ab­hef­ten, Ver­tei­len in­klu­si­ve auf­wän­di­ger ma­nu­el­ler Nach­ver­fol­gung fällt nun weg. „Wir woll­ten un­se­re in­ter­nen Ge­schäfts­pro­zes­se an die di­gi­ta­len Work­flows an­pas­sen“, be­schreibt Ilka Noack, „dazu ha­ben wir uns ganz be­wusst ent­schie­den. Da­durch ist das Un­ter­neh­men im Gan­zen ef­fi­zi­en­ter ge­wor­den. Beim Um­gang mit Do­ku­men­ten spa­ren wir 30 bis 40 Pro­zent Arbeitszeit.“

Je­der Pro­zess und je­der Work­flow ist nun mit At­tri­bu­ten ver­se­hen, die Mit­ar­bei­ter kön­nen so ge­zielt In­for­ma­tio­nen fil­tern in we­ni­gen Se­kun­den, statt hohe Pa­pier­sta­pel durch­su­chen zu müs­sen. Ver­al­te­te Aus­dru­cke und lo­ka­le Ko­pien fal­len ge­nau­so weg wie aus Ver­se­hen ab­lau­fen­de Fris­ten für z. B. das Be­ar­bei­ten von SOPs oder Abweichungen.

Ilka Noack: „Wir ha­ben nie be­reut, dass wir uns für die di­gi­ta­le Do­ku­men­ten­len­kung der Di­gi­tal Life Sci­en­ces ent­schie­den ha­ben. Von An­fang an die rich­ti­ge Ent­schei­dung. Mit un­se­ren An­sprech­part­nern hat sich im Lau­fe der Pro­jekt­rea­li­sie­rung ein part­ner­schaft­li­ches Ver­hält­nis ge­bil­det. Die Part­ner kon­tak­tie­ren uns auch pro­ak­tiv, um neue Ideen zu dis­ku­tie­ren. Al­les geht viel schnel­ler und we­ni­ger um­ständ­lich als wir das von an­de­ren Im­ple­men­tie­rungs­pro­jek­ten ken­nen. Die Di­gi­tal Life Sci­en­ces ist nicht nur ein Dienst­leis­ter, die ar­bei­ten wirk­lich gut mit uns zusammen.“

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