
ChemCon spart mit digitaler Dokumentenlenkung bis zu 40 Prozent Arbeitszeit in bestimmten Bereichen

Pharmawirkstoffe für die Bekämpfung von seltenen Krankheiten, für die Notfallmedizin, Nischenprodukte u.a. für Augenheilkunde und Krebstherapie: Die ChemCon GmbH in Freiburg hat sich auf pharmazeutische Wirkstoffe und Feinchemikalien auf höchstem Qualitätsniveau spezialisiert. Für klinische Erprobungen oder seltene Krankheiten werden oft nur kleine Mengen eines Wirkstoffes benötigt. Das ist die Nische, die von ChemCon abgedeckt wird. Von Kleinstmengen bis zu einigen hundert Kilogramm pro Jahr werden hier produziert. Gerade in diesem Bereich kommt es auf größtmögliche Präzision und Dokumentation an.
Standardisierte Arbeitsanweisungen oder auch Standard Operation Procedures (SOP) helfen da, gleichbleibende Qualität zu liefern. „Dokumente aktualisieren, neu ausdrucken, neu unterschreiben, die alten ungültig machen: Die Papierflut hatte uns nach 25 Jahren Firmengeschichte völlig überschwemmt“, sagt Ilka Noack, Vice Director of Quality Assurance and Regulatory Affairs der ChemCon GmbH.
Durch das Wachstum der Firma während der letzten 25 Jahre auf derzeitig 130 Mitarbeiter ist auch der Bedarf an Dokumentation und damit an Dokumenten deutlich gestiegen. ChemCon rang mit Papierbergen. Beispiel: Eine Synthesevorschrift für Produkte kann in der Branche leicht 50 bis 200 Seiten lang sein. Aktualisierungen und Überarbeitungen von Synthesevorschriften und Arbeitsanweisungen nahmen nach herkömmlicher Art und Weise viel Zeit in Anspruch. Man stelle sich etwa eine 20 Seiten lange Vorschrift vor, in der nur wenige Sätze aktualisiert werden müssen. Trotz des an sich überschaubaren Umfangs war der Aufwand durch notwendige Prüfungen des neuen Dokuments durch mehrere Mitarbeiter und entsprechendem Verwalten von Unterschriften erheblich.
Aktualisierung von Dokumenten konnte Tage in Anspruch nehmen
Die oft notwendige Anpassung von Dokumenten inklusive Ausdrucken, Verteilen und Verfolgung der Dokumente plus ungültig machen der alten Version sowie Archivierung konnte für so eine Aktualisierung Tage in Anspruch nehmen. „Die Papierberge auf den Schreibtischen wuchsen“, so Ilka Noack, „die Bearbeitungszeiten waren lang und es fühlte sich umständlich an.“ Für kleine Unternehmen und Start-ups mag das unter Umständen noch ein vertretbarer Aufwand sein, doch etablierte Unternehmen in der Größe von ChemCon mit einer beträchtlichen Produkthistorie muss den Aufwand reduzieren. Noack: „Wir hatten die Notwendigkeit gesehen, das Papier loszuwerden, wo es nur ging.“
Vor diesem Hintergrund suchte die ChemCon GmbH nach einer digitalen Alternative. Durch eine Marktanalyse und der entsprechenden Gewichtung der Anforderungen, blieben drei Anbieter übrig, die das Unternehmen näher unter die Lupe nahm. Zu den Voraussetzungen gehörte, dass eine neue digitale Dokumentenlenkung auf den firmeneigenen Servern laufen konnte und nicht in der Cloud. „Wir suchten auch nach einer kleineren, flexiblen Firma und wollten keinen Riesen-Anbieter; diese Idee hat sich am Ende auch für uns ausgezahlt“, beschreibt Ilka Noack. Und: „Der Client der Digital Life Science GmbH war von der Bedienung und vom Aussehen her sehr ansprechend, andere Software war nicht so modern und eher altbacken, nicht so intuitiv.“
Die ChemCon GmbH fing zunächst klein an, und zwar mit der eQMS Lösung der Digital Life Sciences sowie mit dem Schulungsmanagement (Training Management). Auch die Workflows für das Erfassen und Bearbeiten von Abweichungen (CAPA; Corrective and Preventive Actions) sowie der Change Control (Prozess) gehörten zu den ersten Prozessen, die ChemCon mit Hilfe der Digital Life Sciences GmbH digitalisierte.
Digitale Dokumentenlenkung spart Papier und macht umfangreiche Nacharbeiten überflüssig
Stichwort digitale Dokumentenlenkung: Diese fällt gerade bei Arbeitsanweisungen (Standard Operation Procedures, SOP) ins Gewicht. Wie ist eine chemische Analyse anzufertigen, wie ist ein Produkt herzustellen oder zu testen, welche Prüfparameter sind einzuhalten, was muss bei Abweichungen berücksichtigt werden,…..? Was tun, wenn eine Maschine einen Fehlercode anzeigt?
Für alle Prozesse, die für die Qualität der Produkte entscheidend sind, hat die ChemCon GmbH standardisierte Arbeitsanweisungen. Das betrifft auch Logbücher zur Dokumentation von z. B. Prozessparametern, Formblätter, die Dokumentation des Versandes, den Wareneingang und vieles mehr.
„Wir nutzen jetzt für viele dieser Prozesse Masterdokumente“, beschreibt Noack, „und das bedeutet, dass wir nun immer eine aktuelle Version haben. Es gibt keine lokalen Kopien mehr und keine überholten Papiere in irgendwelchen Aktenordnern. Alle gelenkten Dokumente, wie zum Beispiel die SOPs, sind nur Augenblicke nach der Aktualisierung auch an den betreffenden Arbeitsplätzen aktuell.“
Unklarheiten in den SOPs können jetzt schneller beseitigt werden. Da der Prozess leichter fällt, sind die betroffenen Mitarbeiter oft auch motivierter, die Schwachstellen zügig zu beheben. Mit wenigen Klicks sind die überarbeiteten Fassungen bei den Kolleginnen und Kollegen, die die Dokumente prüfen. „Ich weiß auch immer, wo ein Dokument in der Freigabe gerade hängt“, so Ilka Noack, „und kann manche Kollegen auch erinnern oder jemand anderen bitten, wenn der eigentlich Zuständige z.B. gerade im Urlaub ist.“
Papier ist geduldig, sagte man früher. Heute erinnert die digitale Dokumentenlenkung automatisch an ablaufende Fristen. Etwa beim Erstellen und Korrigieren von SOPs oder beim Erfassen von Abweichungen. Und Korrekturen und Verbesserungen an SOPs müssen nicht bis zur kommenden Revision warten, sondern können ohne Zeitverlust kurz nach Bekanntwerden der Schwachstelle optimiert werden.
Digitales Schulungsmanagement zeigt Qualitätsbeauftragten stets den aktuellen Überblick über Schulungen
Wo sich früher manche Papierstapel auf Schreibtischen gebildet haben, zeigt heute ein aufgeräumter Überblick in der digitalen Dokumentenlenkung, welche Unterlagen noch zu aktualisieren, zu prüfen oder auch zu lernen sind. Und Ilka Noack hat die Vogelperspektive über alle Dokumente und Schulungen, die gerade in der Bearbeitung sind. „Das ist mit Digital Life Sciences unendlich einfacher und besser geworden“, sagt die Qualitätsmanagerin, „nicht nur in der Produktion und in der Aktualisierung von Dokumenten, sondern gerade auch im Schulungsmanagement.“
Als Qualitätsbeauftragte hat Ilka Noack nun stets einen aktuellen Überblick über die Mitarbeiterqualifizierung. So weiß sie genau, welcher Mitarbeiter welche Schulung bereits absolviert hat und wo noch Inhalte ausstehen: „Das ist ein entscheidender Vorteil, dass man über den Status jeder Kollegin und jedes Kollegen sehen kann, in was der Betreffende noch geschult werden muss und in was er oder sie bereits geschult ist.“ Wird ein Projekt mal pausiert oder revidiert, kann Noack die betreffenden Unterlagen mit wenigen Mausklicks zurückziehen.
Zusammenfassung: Die ChemCon GmbH profitiert durch den Einsatz digitaler Lösungen von Digital Life Sciences von diesen Benefits
- Schnellerer, einfacher Zugriff auf stets aktuelle Dokumente, z. B. per Suchmaske und Mausklick – kein aufwändiges Durchsuchen von Papierstapeln mehr
- Aktueller Überblick über den Status der Mitarbeiterschulungen und E‑Learnings: Welcher Mitarbeiter ist wie weit, welche Mitarbeiterin hat noch welche Schulung vor sich? Zugriff ist auch mobil möglich, etwa über Tablet oder Smartphone
- Reibungslose Anfertigung und Aktualisierung von Arbeitsanweisungen (SOP), kein Zeitverlust mehr durch Suche in Papierstapeln, keine veralteten SOP durch lokale Kopien oder überholte Aktenordner
- Einfache und stets aktuelle Dokumentation und Abarbeitung von Abweichungen (CAPA)
- Rückzug und Revision von Unterlagen mit wenigen Klicks möglich
- Einsparung von Arbeitszeit, die für den physischen Umgang mit Papier vorgesehen war
- deutliche Papierersparnis
Bis zu 40 Prozent Arbeitszeit wird frei durch digitale Dokumentenlenkung
Der Umstieg auf eine digitale Dokumentenlenkung spart der ChemCon GmbH Zehntausende Seiten Papier pro Jahr, was nicht nur monetär Auswirkungen hat, auch die Nachhaltigkeit der Firma deutlich verbessert.
Digitale Unterlagen lassen sich in Sekundenbruchteilen finden, bearbeiten und weiterleiten, der gesamte Aufwand für Ausdrucken, Abheften, Verteilen inklusive aufwändiger manueller Nachverfolgung fällt nun weg. „Wir wollten unsere internen Geschäftsprozesse an die digitalen Workflows anpassen“, beschreibt Ilka Noack, „dazu haben wir uns ganz bewusst entschieden. Dadurch ist das Unternehmen im Ganzen effizienter geworden. Beim Umgang mit Dokumenten sparen wir 30 bis 40 Prozent Arbeitszeit.“
Jeder Prozess und jeder Workflow ist nun mit Attributen versehen, die Mitarbeiter können so gezielt Informationen filtern in wenigen Sekunden, statt hohe Papierstapel durchsuchen zu müssen. Veraltete Ausdrucke und lokale Kopien fallen genauso weg wie aus Versehen ablaufende Fristen für z. B. das Bearbeiten von SOPs oder Abweichungen.
Ilka Noack: „Wir haben nie bereut, dass wir uns für die digitale Dokumentenlenkung der Digital Life Sciences entschieden haben. Von Anfang an die richtige Entscheidung. Mit unseren Ansprechpartnern hat sich im Laufe der Projektrealisierung ein partnerschaftliches Verhältnis gebildet. Die Partner kontaktieren uns auch proaktiv, um neue Ideen zu diskutieren. Alles geht viel schneller und weniger umständlich als wir das von anderen Implementierungsprojekten kennen. Die Digital Life Sciences ist nicht nur ein Dienstleister, die arbeiten wirklich gut mit uns zusammen.“