Ausbau des vorhandenen eQMS um ein einfaches Bewerbermanagement
Arzneimittelhersteller Wiewelhove spart Zeit und Nerven dank digitalisiertem Bewerber-Workflow
Hunderte Bewerbungen ausdrucken und per Hauspost hin- und herschicken: Diesen analogen und zeitaufwendigen Oldschool-Weg hat der Arzneimittelhersteller Wiewelhove ersetzt durch einen digitalen und teilautomatisierten Bewerber-Workflow, der in Kooperation mit Digital Life Sciences entstanden ist.
Wann immer eine Kapsel, ein Dragee oder eine Filmtablette im Mund landet, ist die Chance hoch, dass sie von Wiewelhove stammt – einem Spezialisten für die Auftragsherstellung fester Arzneiformen aus Ibbenbüren bei Münster. 1957 als Stern-Apotheke gegründet und 1976 in die Wiewelhove GmbH überführt, hat sich das Unternehmen im Laufe der Jahrzehnte rasant entwickelt. Pro Jahr entstehen in Ibbenbüren über 4,5 Milliarden Einzeldosen, darunter 800 Millionen Kapseln, über 600 Tonnen Dragees und über 500 Tonnen Filmtabletten, produziert mit Equipment, das dank kontinuierlicher Investitionen stets auf dem neuesten Stand der Technik ist. Als innovationsgetriebener Hersteller modernisiert der Pharmaspezialist aber nicht nur laufend die Produktion, sondern auch die Verwaltung. Jüngstes Beispiel: der Bewerber-Workflow, den Wiewelhove mit Unterstützung durch Digital Life Sciences digitalisiert und automatisiert hat.
Digitale Plattform weiter ausbauen
Mit Ausnahme des neuen Bewerber-Workflows war die Digitalisierung im Hause Wiewelhove zu diesem Zeitpunkt schon weit vorangeschritten. Das Unternehmen setzt dabei seit Längerem auf das Dokumentenmanagementsystem d.velop documents (ehemals d.3ecm) von d.velop und hat dies in jahrelanger enger Zusammenarbeit mit Digital Life Sciences zu einer umfangreichen eQMS-Plattform für viele regulierte GxP-Prozesse ausgebaut.
So werden bereits Arbeits- und Verfahrensanweisungen (QM-Handbuch), Prozessbeschreibungen, Prüfvorschriften und Betriebsanweisungen als gelenkte Dokumente erstellt, geprüft, genehmigt und freigegeben. Durch den Einsatz der Software Training Management werden Mitarbeiter erfolgreich geschult und die Qualifikationen protokolliert. Änderungen werden digital über Workflows mit dem Lösungsbaustein Change Control geführt, und auch die Verträge werden mittlerweile digital verwaltet, terminlich überwacht und revisionssicher mit der Lösung von Digital Life Sciences archiviert.
Vor geraumer Zeit hat die IT-Abteilung bereits einen verschlüsselten Server angelegt, auf dem Personalabteilung und Geschäftsleitung Personaldaten ablegen – zu jedem Mitarbeiter finden sich in einem verschlüsselten Archiv beispielsweise Informationen rund um Arbeitsvertrag, Lohnunterlagen und Fortbildungen. „Wir hatten nun die Idee, diesen sicheren Server zu nutzen, um auch das Bewerbermanagement zu digitalisieren“, sagt Stefan Etgeton, IT-Leiter bei Wiewelhove.
Digital Life Sciences hat hier gewohntes Terrain verlassen und gemeinsam mit Wiewelhove als langjährigem Partner quergedacht und die eQMS-Plattform in einem kundenspezifischen Projekt weiter ausgebaut.
Die Umsetzung dieses letzten Digitalisierungsprojekts stellen wir Ihnen nachfolgend detaillierter vor.
Die Ausgangslage: Personalmitarbeiter mussten Bewerbungen wäschekörbeweise ausdrucken
Und das war die Ausgangslage: Als aufstrebendes Unternehmen erhält Wiewelhove viele Bewerbungen, sowohl Initiativbewerbungen als auch Antworten auf ausgeschriebene Stellen – von Pharmakanten über Mechatroniker und Naturwissenschaftler bis hin zu Verwaltungsmitarbeitern. „Es gab eine Zeit, da mussten die Personaler Hunderte Bewerbungen verwalten, die mehrere Wäschekörbe hätten füllen können“, erinnert sich Etgeton. Das Problem: Das Management dieser Anfragen erfolgte noch nicht digitalisiert und automatisiert, sondern größtenteils manuell. Bedeutet: Mitarbeiter mussten zunächst alle Einreichungen sammeln und ausdrucken, die das Unternehmen per E‑Mail, Homepage-Formular oder auf dem klassischen Postweg erreichten. Die Bewerbungen per E‑Mail weiterzuleiten, war zu diesem Zeitpunkt aus Datenschutzgründen nicht möglich.
Doch mit dem Ausdrucken war es nicht getan. Die Personaler kategorisierten die Bewerber anschließend, schrieben Absagen per E‑Mail oder Brief, reichten die Unterlagen aussichtsreicher Kandidaten in Papierform an die Abteilungsleiter weiter mit der Bitte, die ausgedruckten Dokumente nach der Bewerbungsphase datenschutzkonform zu vernichten. „In Summe waren die Vorgänge für alle Beteiligten stressig und unbefriedigend“, sagt Etgeton. Deshalb stand die Überlegung im Raum, das Bewerbermanagement an einen externen Dienstleister auszulagern. „Doch diese Möglichkeit war uns zu teuer und in puncto Datenschutz zu kompliziert. Wir entschieden uns deshalb, die Daten im Haus zu behalten und eine eigene Automationslösung für den Bewerberworkflow zu entwickeln.“
Unterstützung für dieses Projekt fand der IT-Leiter in unmittelbarer Nachbarschaft, beim langjährigen Partner Digital Life Sciences. „Wir wussten aus Erfahrung, wie die IT-Landschaft von Wiewelhove funktioniert, und konnten dieses Digitalisierungsprojekt daher zielgerichtet unterstützen“, sagt Rene Schüring, Senior Project Consultant bei Digital Life Sciences. „Wir haben gemeinsam eine Strategie entwickelt, die Lösung auf dem Kundensystem designt, in einem Testsystem geprüft und schließlich ins Produktivsystem übertragen.“ Die Personalleiterin von Wiewelhove war Teil des Entwicklungsteams und durfte jederzeit Wünsche zu Funktion und Design äußern, damit das System den Anforderungen des Alltags haargenau entsprach. Etgeton: „Wir haben nichts von der Stange gekauft, sondern wirklich eine maßgeschneiderte Lösung entwickelt. Digital Life Sciences hat sich dabei erneut als kompetenter, hilfsbereiter und offener Entwicklungspartner erwiesen.“
„Die Personaler zeigten sich von der neuen Lösung begeistert.“
Und so funktioniert die neue Lösung: Füllt ein Interessent das Bewerberformular auf der Website von Wiewelhove aus, erzeugt das System ein Dokument und importiert es auf den verschlüsselten Server. Gleichzeitig verschickt es eine automatische Bestätigungsmail an den Absender. Über eine Schnittstelle zum DMS erhalten die Mitarbeiter der Personalabteilung die Bewerbung als To-do. Wer sich verantwortlich fühlt, stößt den Workflow an. Erfolgte die Vorkategorisierung früher noch manuell, lässt sich eine Einteilung in A‑, B- und C‑Kandidaten heute mit wenigen Klicks am Computer erledigen – ohne Ausdrucke. Die Bewerbungen der vorgefilterten Anwärter gelangen anschließend über das System zur Personalleiterin, die Einladungen zum Vorstellungsgespräch veranlasst.
Auch die Absage ist teilautomatisiert. „Für Ablehnungen mussten die Personalmitarbeiter früher jede E‑Mail manuell aufsetzen. Heute sparen sie viel Zeit, weil das System diese Aufgabe übernimmt“, sagt Etgeton. Kollegen müssen lediglich den Knopf „Absage schreiben“ drücken. Es öffnet sich eine E‑Mail-Vorlage mit vorkonfigurierten Textbausteinen, die Mitarbeiter je nach Kandidat noch leicht modifizieren können. Und Bewerbungen, die Wiewelhove per E‑Mail erreichen? Der Ablauf funktioniert ähnlich. Um die Unterlagen auf dem verschlüsselten Server abzulegen, müssen die Empfänger lediglich einen Button im E‑Mail-Programm drücken. Ebenso einfach lassen sich eingescannte Bewerbungen vom DMS auf den verschlüsselten Server übertragen. „Die Personaler zeigten sich von der neuen Lösung begeistert, da Prozesse rund um den Bewerber-Workflow nun deutlich schneller und sicherer funktionieren.“
Wiewelhove hat auch den Bedarfsanforderungs-Workflow digitalisiert
Im Zuge der Digitalisierungsoffensive hat Wiewelhove nicht nur den Bewerber-Workflow digitalisiert, sondern auch Prozesse rund um die Bedarfsanforderung. Damit ist ein weiterer Zeitfresser weggefallen. Wollten Mitarbeiter früher beispielsweise einen neuen Laptop beantragen, mussten sie Preis und andere Eckdaten in ein Word-Dokument eintragen, das Dokument anschließend ausdrucken und per Hauspost weiterleiten – bei Investitionen bis 200 Euro direkt an den Einkauf, andernfalls an die Bereichsleitung oder die Geschäftsführung. Dieses Vorgehen war nicht nur zeitaufwendig, sondern auch fehleranfällig.
Um Zeit zu sparen und die Prozessqualität zu verbessern, entschied sich Etgeton, auch diesen Prozess zu automatisieren. „Wir haben gemeinsam mit Digital Life Sciences eine Maske mit Auswahlfeldern gebaut, über welche der Mitarbeiter sein Anliegen spezifizieren kann – unter anderem mit Angaben zu Artikel, Materialnummer und Preis“, erklärt der IT-Leiter. Schickt der Antragsteller dieses Formular über das DMS ab, findet das Dokument dank einer ins Programm integrierten Logik automatisch seinen Weg zum richtigen Ansprechpartner – also zu Einkauf, Bereichsleitung oder Geschäftsführung. „Dank dieses Systems ist die Bedarfsanforderung deutlich schneller und sicherer geworden. Und auch hier war Digital Life Sciences genau der richtige Entwicklungspartner für uns.“