Darstellung des Logos von Rottendorf Pharma

Eine süße Pille zum Schlucken 

“Das Team der Di­gi­tal Life Sci­en­ces un­ter­stützt uns seit Jah­ren, un­se­re Pro­zes­se ef­fi­zi­en­ter und di­gi­ta­ler zu ge­stal­ten. So konn­ten wir ge­mein­sam in den letz­ten Jah­ren das DMS, Trai­ning Ma­nage­ment und VMS er­folg­reich in un­se­rem Hau­se GMP-kon­form im­ple­men­tie­ren. An die po­si­ti­ven Er­fah­run­gen mit dem Team der Di­gi­tal Life Sci­en­ces knüp­fen wir ger­ne an und ha­ben der­zeit zahl­rei­che Pro­jek­te in Pla­nung, die un­se­re Do­ku­men­ta­ti­on di­gi­ta­ler, nach­voll­zieh­ba­rer und zen­tra­li­sier­ter wer­den lässt. Die Di­gi­tal Life Sci­en­ces GmbH ist für uns ein star­ker und lang­fris­ti­ger Partner.”
Darstellung des Logos von Rottendorf Pharma GmbH
Dr. Ni­co­le Freise-Papke
Pro­cess Group Lea­der QA-Sys­tems (Rot­ten­dorf Phar­ma GmbH)

Rottendorf Pharma digitalisiert Dokumentenlenkung und MitarbeiterInnenschulung mit QMS dls | eQMS 

Die Di­gi­ta­li­sie­rung ist kein He­xen­werk. Viel­mehr eine recht süße Pil­le, be­weist Rot­ten­dorf Phar­ma. Seit der im­mer wei­ter vor­an­schrei­ten­den Nut­zung von di­gi­ta­len Sys­te­men spart das Phar­ma­un­ter­neh­men aus En­ni­ger­loh al­lein bei Schu­lun­gen von Mit­ar­bei­te­rIn­nen be­reits eine Viel­zahl von Ar­beits­stun­den pro Jahr – dank des Qua­li­täts­ma­nage­ment­sys­tems (QMS) dls | eQMS.

Film­ta­blet­ten, Dra­gees und Kap­seln: Rot­ten­dorf Phar­ma ist ein phar­ma­zeu­ti­sches Dienst­leis­tungs­un­ter­neh­men aus En­ni­ger­loh bei Müns­ter, das sich seit 1928 auf die Ent­wick­lung, Her­stel­lung und Ver­pa­ckung von Phar­ma­zeu­ti­ka in fes­ter Dar­rei­chungs­form spe­zia­li­siert hat. Ein Un­ter­neh­men auf Wachs­tums­kurs. Der Phar­ma­spe­zia­list be­schäf­tigt mitt­ler­wei­le über 1.200 Mit­ar­bei­te­rIn­nen. Eine Ent­wick­lung, die den Be­trieb aber auch vor or­ga­ni­sa­to­ri­sche Her­aus­for­de­run­gen stellt. Etwa beim Ma­nage­ment so­ge­nann­ter Stan­dard Ope­ra­ting Pro­ce­du­res (SOP). Das sind An­wei­sun­gen, die das stan­dar­di­sier­te Vor­ge­hen von Ar­beits­ab­läu­fen be­schrei­ben – und zwar für kri­ti­sche Be­rei­che der phar­ma­zeu­ti­schen Industrie.

Mann sitzt vor Reagenzgläser

„Dieser Papierkrieg war wirklich unser größter Schmerzpunkt“

Das SOP-Ma­nage­ment kos­te­te Rot­ten­dorf Phar­ma jah­re­lang Zeit und Ner­ven, denn es fand kom­plett auf Pa­pier statt. Mit­ar­bei­te­rIn­nen jon­glier­ten mit über 900 An­wei­sun­gen mit je­weils bis zu 40 An­hän­gen. Sie lie­fen ki­lo­me­ter­wei­se durch die Fir­ma, um Un­ter­schrif­ten ein­zu­ho­len und die Do­ku­men­te an Kol­le­gIn­nen wei­ter­zu­ge­ben. Sie ver­brach­ten Stun­den am Dru­cker und in Ar­chi­ven, wenn in­halt­li­che Än­de­run­gen an­stan­den. „Die­ser Pa­pier­krieg ent­wi­ckel­te sich zu un­se­rem größ­ten Schmerz­punkt“, er­in­nert sich Dr. Ni­co­le Frei­se-Pap­ke, Pro­cess Group Lea­der QA Sys­tems bei Rot­ten­dorf Phar­ma. „Um Res­sour­cen und Ner­ven zu spa­ren, mach­ten wir uns des­halb auf die Su­che nach ei­nem Spe­zia­lis­ten für Di­gi­ta­li­sie­rungs­lö­sun­gen in der Phar­ma­bran­che.“ Fün­dig wur­de Rot­ten­dorf Phar­ma bei Di­gi­tal Life Sci­en­ces aus Ge­scher bei Münster.

Kilometerlange Fußmärsche und Papierverschwendung ade!

Um das Ma­nage­ment der SOP-Do­ku­men­te zu ver­ein­fa­chen, ha­ben Rot­ten­dorf Phar­ma und Di­gi­tal Life Sci­en­ces ein Qua­li­täts­ma­nage­ment­sys­tem (QMS) na­mens dls | eQMS ein­ge­führt. Da­bei han­delt es sich um eine Platt­form, die dank ih­res mo­du­la­ren Auf­baus fle­xi­bel mit Un­ter­neh­men mit­wächst und zahl­rei­che Auf­ga­ben ver­ein­facht – rund um die Klas­si­fi­zie­rung, Struk­tu­rie­rung, Auf­be­wah­rung und Ver­sio­nie­rung di­gi­ta­ler In­for­ma­tio­nen. Herz­stück der Lö­sung bei Rot­ten­dorf Phar­ma: das Mo­dul Do­ku­men­ten­len­kung. Mit­ar­bei­te­rIn­nen er­stel­len mit die­sem Mo­dul neue SOPs. Das geht mit­hil­fe von Vor­la­gen viel schnel­ler als frü­her. Be­schleu­nigt ist auch der Prüf‑, Ge­neh­mi­gungs- und Frei­ga­be­um­lauf. Er ge­schieht nun eben­falls über das QMS. Un­ter­schrif­ten er­fol­gen nicht mehr auf Pa­pier, son­dern elek­tro­nisch. Ki­lo­me­ter­lan­ge Fuß­mär­sche zwi­schen Ab­tei­lun­gen sind da­mit pas­sé. Eben­so die Pa­pier­ver­schwen­dung, die in Zei­ten nach­hal­ti­gen Wirt­schaf­tens im­mer mehr Un­ter­neh­men ein Dorn im Auge ist. Zu­dem sorgt die Soft­ware für Übersicht

„Wir gewinnen dank d3.life sciences volle Transparenz beim Schulungsstand der Angestellten“

Und auch die Ein­wei­sung in neue SOPs ist be­schleu­nigt. Kommt eine neue An­wei­sung in den Um­lauf, er­hal­ten Mit­ar­bei­te­rIn­nen eine Nach­richt mit der Bit­te, das Do­ku­ment zu stu­die­ren. Be­stä­ti­gen sie, al­les ge­le­sen und ver­stan­den zu ha­ben, er­scheint in ei­ner Qua­li­fi­ka­ti­ons­ma­trix ein grü­nes Häk­chen. „Beim Ma­nage­ment der SOP sind wir dank der Di­gi­ta­li­sie­rungs­lö­sung nun kom­plett pa­pier­los un­ter­wegs“, sagt Frau Frei­se-Pap­ke. „Wir ge­win­nen da­durch viel schnel­ler als frü­her vol­le Trans­pa­renz über den Schu­lungs­stand der An­ge­stell­ten. Und das ohne Aus­dru­cke oder un­über­sicht­li­che Ex­cel-Ta­bel­len.“ In Zu­kunft steht bei Rot­ten­dorf Phar­ma des­we­gen auch die Di­gi­ta­li­sie­rung wei­te­rer Do­ku­men­ten­ar­ten auf dem Pro­gramm – er­neut in en­ger Ab­stim­mung mit den Ex­per­ten aus Ge­scher. „Wir wis­sen es zu schät­zen, wie sehr Di­gi­tal Life Sci­en­ces dar­um be­müht ist, für un­se­re An­sprü­che eine op­ti­ma­le und zu­ge­schnit­te­ne Lö­sung zu fin­den. Das ist kei­ne Selbstverständlichkeit.“

Abbildung eines Mikroskopes und einer Pipette

Digitalisierung der GMP-Schulung spart 120 Stunden Arbeit pro Jahr

Rot­ten­dorf Phar­ma ist auf Di­gi­ta­li­sie­rungs­kurs. Und eta­bliert das ers­te un­ter­neh­mens­wei­te E‑Learning für die so­ge­nann­te Good Ma­nu­fac­tu­ring Prac­ti­ce (GMP)-Schulung, über­setzt: die gute Herstellungspraxis.

Frü­her fan­den in Bü­ros re­gel­mä­ßig GMP-Se­mi­na­re statt, die Do­ku­men­ta­ti­on der Trai­nings- und Prü­fungs­er­geb­nis­se er­folg­te auf­wen­dig per Hand. Heu­te spielt sich das gan­ze Pro­gramm in der di­gi­ta­len Sphä­re ab. Er­mög­licht wird das durch den neu­es­ten Bau­stein im Di­gi­ta­li­sie­rungs­bau­kas­ten von Rot­ten­dorf Phar­ma: E‑Learning – ein Mo­dul für die di­gi­ta­le Schu­lung der An­ge­stell­ten. An­statt ei­nes her­kömm­li­chen Prä­senz­un­ter­richts er­stel­len Mit­ar­bei­te­rIn­nen mit dem Mo­dul E‑Learnings zu ver­schie­de­nen The­men, etwa zu Ab­läu­fen in der Do­ku­men­ta­ti­ons­pra­xis oder zum hy­gie­ni­schen Hän­de­wa­schen. Da­bei kön­nen Do­ku­men­te, Au­dio­da­tei­en und Vi­de­os zur Ver­deut­li­chung der Lern­in­hal­te mit we­ni­gen Klicks ein­ge­bun­den wer­den. Eben­so zeit­spa­rend lässt sich mit dem Mo­dul an­schlie­ßend ein Ab­schluss­test de­si­gnen – Ele­men­te wie Text­ant­wor­ten, Lü­cken­tex­te oder Puz­zles inklusive.

Fer­ti­ge E‑Learnings und den Ab­schluss­test stel­len QA-Mit­ar­bei­te­rIn­nen ih­ren Kol­le­gIn­nen aus den je­wei­li­gen Ab­tei­lun­gen dann über den Auf­ga­ben­post­korb zur Ver­fü­gung. Nach be­stan­de­nem Test ak­tua­li­siert die Soft­ware au­to­ma­tisch den Qua­li­fi­ka­ti­ons­stand des Team­mit­glieds in der Qua­li­fi­ka­ti­ons­ma­trix. So­mit ist auf ei­nen Blick er­sicht­lich, ob nur nach­weis­lich er­folg­reich ge­schul­te Mit­ar­bei­te­rIn­nen ent­spre­chen­de Tä­tig­kei­ten aus­üben. „Durch die Im­ple­men­tie­rung des E‑Learnings für die un­ter­neh­mens­wei­te GMP-Schu­lung spa­ren wir rund 120 Ar­beits­stun­den pro Jahr“, er­klärt Frau Dr. Frei­se-Pap­ke. „Nach die­sem er­folg­rei­chen Pi­lot­pro­jekt wol­len wir des­halb in Zu­kunft noch wei­te­re un­ter­neh­mens­wei­te Schu­lun­gen digitalisieren.“

Erfahren Sie mehr über die E‑Learning Softwarelösung

Er­hal­ten Sie jetzt ei­nen ganz­heit­li­chen Über­blick über un­se­re viel­sei­ti­ge E‑Learning Lösung. 
Lö­sung: E‑Learning
Notebook auf dem das E-Learning der Digital Life Sciences abgebildet wird